Una vez alcanzada la aprobación del Real Decreto, las primeras empresas afectadas serán las que tengan un volumen de facturación superior a 8.000.000 euros. Estas tendrán 12 meses desde la publicación en el BOE para implantar la facturación electrónica. Asimismo, se verán obligadas a acompañar las facturas de un documento en formato pdf que asegure su legibilidad, con el fin de facilitar su lectura a los receptores que todavía no cuenten con la e-factura. En cambio, las empresas con una facturación inferior a los 8.000.000 de euros, que suponen la gran mayoría del tejido empresarial, contarán con un plazo de 24 meses para implantarla después de la publicación.

Las empresas habrán de reportar el estado de la factura

La principal novedad que introduce la Ley Crea y Crece es que las empresas y profesionales receptores tendrán que reportar el estado de la factura. Aquí entran dos estatus que se comunicarán de forma obligatoria y tres de forma voluntaria. Por un lado, los estados imperativos serán la aceptación o rechazo comercial de la factura, y por otro, el pago efectivo completo de la factura. También se podrá comunicar de forma opcional la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura, su pago parcial y la cesión a un tercero para su cobro o pago.

Así, los destinatarios tendrán que informar al emisor a través de su plataforma de facturación electrónica. Para ello, contarán con un plazo de cuatro días naturales desde que este estado se produce. En el caso de los pagos completos, las empresas habrán de avisar del pago de la factura en los cuatro días naturales desde que se realiza. No obstante, la norma concede a los profesionales autónomos un plazo adicional para comenzar a notificar los estados de la factura de 36 meses desde la publicación del Real Decreto.

Otra novedad es que la primera versión del texto recogía la obligación de informar de los estados a través del SII (Suministro Inmediato de Información) de la Agencia Tributaria, pero ahora se establece que se tendrá que remitir la información a través de la solución pública y no desde este sistema, a pesar de que ambas obligaciones seguirán coexistiendo.

Las entidades no establecidas en España también se verán afectadas

La última versión del texto que ha enviado España a la Comisión Europea ha modificado el contenido en cuanto a los sujetos afectados. Si anteriormente se dejaba fuera a las entidades no establecidas en España o sin establecimiento permanente en el país, aunque tuvieran número de IVA, la actual redacción del artículo sí que deja la puerta abierta a que la norma afecte a las empresas no establecidas en el país.

Este podría ser el caso de una empresa con sede extranjera que ofreciera un servicio a una compañía establecida en España, por lo que el emisor tendría que acogerse a la facturación electrónica, al tratarse de un destinatario de la operación con sede de su actividad económica en territorio español.

Recomendaciones fiscales para las compañías

Desde Ayming ofrecen una serie de consejos para que las empresas puedan estar al tanto de sus responsabilidades fiscales, así como aspectos a tener en cuenta de cara a la entrada en vigor de la norma. En primer lugar, recomiendan revisar los distintos flujos de facturación y tipología de clientes de la organización para delimitar las operaciones que serán obligatorias dentro de la nueva normativa y así minimizar los costes de la implementación. Además, los expertos señalan que es vital analizar las tipologías de operaciones para determinar su calificación a efectos de IVA.

Con el envío de las facturas a la Administración Pública, es importante hacer un proceso de revisión del cumplimiento de los requisitos de facturación con el fin de asegurar que se cumple con los vigentes. En este sentido, Pedro Iglesias, Tax Manager de Ayming, puntualiza: “El objetivo principal de la facturación electrónica no es iniciar procedimientos de comprobación tributaria ni inspecciones, sino mejorar la cultura de pago del país y acortar los tiempos en cuanto a la recepción de la factura y su aceptación”.

Diana Salazar recomienda a todas las empresas que inicien el cambio con tiempo suficiente y no esperen a la fecha límite. Como punto de inicio, la experta de Generix aconseja a las compañías que definan su equipo de trabajo, así como los recursos y la formación que necesitarán. Asimismo, es vital revisar los procesos internos para analizar internamente qué tipo de facturas se realizan, al igual que establecer un plan de acción según sus necesidades y la compatibilidad con su ERP actual.

En el caso de contar con un proveedor tecnológico especializado, Salazar anima a fijarse en aspectos imprescindibles como las certificaciones en seguridad de los datos o su experiencia previa en el mercado. Por último, Salazar invita a aprovechar esta iniciativa para automatizar el ciclo completo O2C y P2P, dos procesos que conllevan una gran cantidad de tareas manuales y de personal involucrado.