Las operaciones logísticas siempre tendrán imprevistos y errores, sobre todo en tiempos en donde la demanda ha cambiado radicalmente por la cuarentena. Pedro Bermúdez, director de logística de Price Shoes, compartió a THE LOGISTICS WORLD tres recomendaciones básicas para tener una mejor implementación.
A.- Concientiza a los directivos y minimiza los errores
La alta dirección debe tener claro el proyecto, tanto sus alcances como las cosas que pueden salirse de control. Durante el proceso habrá fallas, errores y retrasos que pueden causar estrés. Sin embargo, estos efectos secundarios son temporales, asegura Bermúdez.
“Se interpreta que el proyecto salió mal o que no fue lo que se esperaba y se juzga como un fracaso, porque no se consideraron los efectos secundarios temporales de la implementación. Es un error idealizar. Los errores en la implementación siempre ocurren”, explicó el ejecutivo.
La solución es tener una amplia planeación del proyecto, en donde se contemplen las posibilidades favorables y las negativas. De hecho, en la planificación debe ocupar más espacio la parte en donde se consideran los problemas que podrían ocurrir.
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De esta manera, cuando el proyecto avanza, se implementa o está en activo, es fácil tener muchas alternativas de solución inmediata que hagan que las dificultades se minimicen o se anulen.
La contingencia sanitaria fue un caso especial, relata Bermúdez. Pues desde el capital humano hasta la cadena de proveeduría se encontraron en situaciones excepcionales que se tradujeron en fallas en las entregas, en el abasto y en las importaciones.
“Además, dada la imposibilidad de hacer compras físicas, el crecimiento del e-commerce generó que se sobresaturaran los servicios y que los planes de acción no fueran tan efectivos o rápidos como lo demandan los tiempos de entrega y el servicio”, explicó el directivo.
Planear estas excepciones consume recursos. Bermúdez aconsejó tener un equipo de planeación de contingencia trabajando en paralelo. Es decir, designar a un grupo a la producción del servicio normal y otro más robusto, capacitado y comprometido en resolver los nuevos problemas, como atender y prevenir el exceso de solicitudes y reclamos.
B. Igualar la capacidad de tu consultor
En muchas implementaciones logísticas se opta por tener consultores o implementadores que no pertenecen a la empresa. El problema es que el recurso humano externo no conoce a profundidad las necesidades de la compañía.
Esto puede provocar problemas serios como la sobredimensión del proyecto o que éste puede quedar corto a lo que esperaba la empresa. Bermúdez recomendó tener dentro de la compañía una contraparte del mismo nivel de capacidad que tenga muy claro cuáles son los objetivos, los procesos y las mejoras que se pretenden alcanzar.
“Es decir, si el consultor tiene un ejecutivo logístico experimentado, dentro de la empresa debe haber una persona con el mismo nivel. Si el externo tiene un equipo de ingeniería que se involucrará en el proyecto, entonces la empresa debe designar a un grupo de ingeniería receptora”, explicó el directivo.
C. Involucra a todo el personal para tener una mejor implementación
Es básico que el recurso humano se apropie del proyecto y lo tome como suyo. Un error común es imponer los procesos o los cambios en los métodos o procedimientos. Ayuda más que ellos propongan sugerencias para mejorar u optimizar la operación.
Además debes identificar a las personas que son clave, porque son los que transmiten el conocimiento y las mejores prácticas al resto de la plantilla. No importa si esa base es el 20% de tu personal, debes procurar que esos empleados estén comprometidos y convencidos del proyecto y los procesos. Así influirán de manera favorable a los demás.
