Claves para diseñar tu cadena de suministro

1.- Define tus necesidades

Si quieres conseguir tus metas, lo primero es saber dónde se encuentran. “Que todo llegue a tiempo” no es una buena definición de tus objetivos, ya que necesitarás ser mucho más específico. Por ejemplo, ¿necesito ser el primero en el punto de venta o el que llegue a mejor coste? ¿He de llegar hasta las poblaciones más pequeñas o me basta con llegar a las más grandes? ¿Mi cadena de suministro prevé mantener el número de ventas, incrementarlas suavemente a largo plazo o pegar un gran estirón a corto? ¿Necesito 5 barcos a la semana o uno cada día de lunes a viernes? Tener respuestas concretas te facilitará dar con las soluciones exactas.

2.-Parte de cero

Habitualmente no tendrás que trabajar con una cadena de suministro que parta de cero. Sin embargo, es bueno planteártela como si así fuera. Destierra el fatídico “Es que siempre hemos hecho las cosas así” y trata de encontrar los vicios de tu cadena. Replantéate todos los procesos y busca cómo podrían mejorarse. Tal vez ahora debas hacer una ruta multimodal cuando antes sólo utilizabas la carretera o puede que sea beneficioso cambiar de ubicación un almacén o la mercancía que se encuentra en él.  No des por hecho que lo establecido es correcto.

3.- Adáptate constantemente

Las cadenas de suministros son elementos vivos. La solución que ayer era acertada, hoy puede que ya no lo sea. Hay infinidad de factores que influyen y que se escapan a tu control. La pérdida o la aparición de un cliente importante, el cambio de ubicación de un proveedor estratégico, el precio de los combustibles y las materias primas, el acierto o desacierto de las proyecciones de ventas…

Como ves, estas posibles variaciones afectan a diversos departamentos de la empresa. Aprovecha este factor para involucrar a la plantilla en el reto de la cadena de suministro. Todos los implicados, contigo a la cabeza, han de estar evaluando constantemente necesidades, oportunidades y defectos en todos sus eslabones.

Haz de la cadena de suministro uno de los grandes retos comunes dela compañía.

4.- Estudia la demanda

Habitualmente, cuando se pone la lupa en la demanda nos centramos en saber cuánto vamos a vender. Y sin duda es algo fundamental, pero hoy queremos darle una pequeña vuelta. A la hora de estudiar la demanda puedes ver no solo cuánto esperas vender, sino qué te conviene vender y cómo podrías venderlo mejor.

Eso mismo fue lo que se preguntaron las jóvenes Girl Scout norteamericanas en 2011 con su principal fuente de ingresos: las galletas. Habían llegado a tener 28 variedades, lo que había multiplicado la complejidad de abastecer a niñas, principalmente de entre 9 y 14 años, a lo largo de todo EEUU. ¿Realmente la gente les compraba las galletas por tener una variedad digna del Starbucks o, por el contrario, la motivación principal era ayudar?

Y tomaron una decisión radical: bajar de 28 tipos de galleta a 11, quedándose solo con las variedades más popular y centrándose fundamentalmente en seis de ellas. El resultado fue que las ventas se mantuvieron y los costes logísticos bajaron con fuerza. Adiós a los stocks infinitos, a los materiales sin vender y a los sobrecostes provocados por tanta variedad.

5.- Ayúdate de las cifras

Una cadena de suministro compleja puede enterrarte bajo una montaña de datos. Por eso también es importante que sepas definir cuáles son los más relevantes. Tiempos de tránsito y preparación, volúmenes movidos, previsiones de demanda, costes de almacenamiento, capacidad de producción, medios de transporte más usados, ocupación y optimización de vehículos… Para lidiar con todo ello, diseña tus  propios indicadores de desempeño. Por fortuna, los programas informáticos actuales te serán de gran ayuda a la hora de gestionarlos.

6.- El panorama de tu sector

Por muy diferentes, originales o distintos que queramos ser respecto a nuestra competencia, lo cierto es que difícilmente vamos a poder escapar a las características generales de nuestro sector. Y estas van a ser muy importantes a la hora de definir nuestra cadena de suministro.

Algunos aspectos que has de tener en consideración son:

–Estacionalidad: analiza cuáles son las fechas en las que varía la demanda y la fuerza de esa variación. Esto te permitirá saber hasta qué punto deberás adaptarte, si habrás de recurrir a la subcontratación, si tus proveedores pueden abarcar estos picos de producción o si tendrás que ampliar tu plantilla temporalmente. Lidiar con la influencia de la estacionalidad será uno de tus grandes retos.

–Velocidad del sector: Aquí las diferencias son muy grandes, incluso dentro de ramas como la tecnología. Mientras que una generación de consolas va a estar vigente durante varios años, el ciclo de vida de los móviles va a ser mucho menor y puede no llegar a los 12 meses. Además, la tendencia global lleva a que los ciclos de vida se reduzcan, por lo que la agilidad para transformar las cadenas de suministro y hacerlas flexibles para la introducción de nuevos modelos y componentes es más importante cada día.

–Márgenes del sector: Hay una diferencia drástica entre moverse en mercados con márgenes amplios, como el lujo o la tecnología, a hacerlo en nichos con porcentajes muy estrechos, como la gran distribución. Mantener stock de productos con un alto margen es más asumible que hacerlo con productos que dejen poco beneficio porcentualmente.

7.- Lo primero, el diseño

Antes de comenzar a diseñar tu cadena de suministro asegúrate de qué forma, tamaño y peso tiene lo que vas a transportar con ella. En un error mucho más frecuente de lo que parece, el interés por el diseño del producto y su embalaje no llega hasta última hora, en el momento en el que hay que transportarlo, cuando debería ser el primer paso.

Recuerda a la hora de crear el embalaje tener en mente criterios logísticos. Optimiza sus dimensiones para aprovechar al máximo el tamaño de los palets, estanterías, contenedores, etc. Analiza, del mismo modo, cómo influiría esto a la hora de elegir las rutas o los tipos de transporte a utilizar.

Si inviertes el orden y tu diseño perjudica de partida tu logística, difícilmente podrás lograr una cadena de suministro realmente eficiente por mucho que te esfuerces.

«Para tener una cadena de suministro ganadora tienes que considerar a todos sus actores»

8.- Conoce a quién le vendes

¿Alguna vez te has detenido a pensar a quién vendes tu producto? Por ejemplo, imaginemos que eres un fabricante de conservas, por lo que das por hecho que tu cliente es el comprador final. Sin embargo, ¿qué hay del supermercado en el que se vende tu producto? O, quizás, te suceda al revés y solo estés teniendo en cuenta a la cadena de tiendas que te distribuye.

Para tener una cadena de suministro ganadora tienes que considerar a todos los actores de la cadena de suministro, incluyendo tus diferentes ‘clientes’. ¿Cómo le gusta recibir mi producto al súper? ¿En tamaños grandes para almacenarlo? ¿En formatos pequeños para sacarle mayor rentabilidad? ¿Cómo lo prefieren para que sea más fácil de reponer? ¿Cuándo y cómo lo compran? ¿Qué día necesitan que llegue a la tienda? ¿Cuánta venta online tienen? ¿Necesitan diferentes envases para cada canal de venta?

En definitiva, ¿cómo encajo las preferencias de los eslabones de la cadena, de mis intermediarios y de mis clientes finales?

9.- Ponlo negro sobre blanco

Cuanto mayor sea tu cadena de suministro, más posibilidades hay de que surjan problemas. Pocos ladrones de tiempo hay más efectivos y más dañinos que el papeleo, así que harás bien en limitarlo. Para lograrlo, atiende al detalle en los contratos. Especifica las condiciones todo lo posible: tarifas, pesos, plazos, valor de los sobrecostes y quién ha de responsabilizarse de ellos atendiendo a unas condiciones concretas.

Solventar un problema en la cadena de suministro mientras tienes que discutir quién ha sido el culpable, para que asuma su responsabilidad, solo dificultará encontrar la solución.  Y recuerda que no tiene por qué tratarse del fallo de nadie. Imprevistos como la meteorología o fluctuaciones como el precio de los combustibles pueden ser fuentes de problemas si no los has tratado con antelación.

10.- Cadenas de suministros, cadenas de personas

Estadísticas, diseños, datos, plazos, estimaciones de demanda… La cadena de suministro, en sus aspectos técnicos, puede parecer algo muy árido. Sin embargo, para mover los eslabones de la cadena se necesita contar con material humano. Y, si quieres una buena cadena, tu capital humano tiene que ser de primer orden.

Debes encontrar gente que sea experta en su área y, a la vez, posea también una visión de conjunto de todo el proceso y de su importancia. Gente que comprenda qué es una cadena de suministro, pero experta también en cómo funciona tu negocio.

Personal que esté dispuesto a tomar la iniciativa para detectar fallos e ineficiencias y proponer mejoras. Ni todos los ERPs y cuadros de mando del mundo juntos te salvarán si tu infantería no está preparada para la batalla.

 

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