Las pymes suman en España el 99,9% del total de las empresas. Con más de tres millones de pymes, según el Ministerio de Industria, resulta fácil comprobar que son el corazón industrial del país. Sin embargo, esto no evita que tengan que pelear cada día para superar sus dificultades. Como operadores logísticos, hoy nos hemos querido detener en los problemas más frecuentes que las pymes se encuentran a la hora de gestionar su logística.

Fallos y problemas logísticos habituales en las pymes

Falta de control de los stocks

Muchas de las dificultades que vamos a ver están directamente relacionadas con la carencia de medios. Afortunadamente, los avances de las tecnologías están haciendo que soluciones como el software para manejar y controlar un almacén se estén haciendo más asequibles para las pymes.

Pese a ello, aún son muchas las que llevan los controles de sus existencias de manera no profesionalizada. Incluso los hay que simplemente se encomiendan a la buena fortuna para que su falta de control de stocks no les suponga problemas por pérdidas, falta de mercancía para enviar a los clientes, etc.  O se resignan a buscar de memoria en qué parte del almacén se encuentran los productos que sus clientes les acaban de comprar.

No darle la importancia que se merece al transporte

La mayoría de las pymes tratan con el mayor de los cuidados su producto. Lo perfeccionan hasta el último detalle para tener completamente satisfechos a sus clientes y no escatiman nada para conseguirlo. Sin embargo, a veces olvidan la importancia que el transporte y la logística tienen para sus clientes, que entienden que son parte del producto mismo, identificando su calidad con la calidad de la propia marca. Si nuestro proveedor de transporte falla, será nuestra marca la que esté fallando.

Aunque tu empresa tenga menos tiempo para dedicarle a su logística y no forme parte del núcleo central de su negocio, has de tener clara la importancia que tiene tanto para tus clientes como para tu propio funcionamiento interno.

Menospreciar el coste de no planificar

No tener suficientemente en cuenta al transporte repercute en este nuevo problema. Si no dedicamos el suficiente tiempo a planificar nuestra logística, nuestros costes seguramente se verán afectados. Pagaremos servicios urgentes por falta de tiempo, incurriremos en costes de almacenaje innecesarios para nuestras necesidades -o para las necesidades que tendríamos con una logística afinada-, etc. En este caso, lo que ahorres en tiempo al no planificar lo pagarás en coste.

Trazabilidad externa e interna

Muchas pymes tienen un control precario sobre la ubicación de sus productos, materiales o pedidos. Tanto antes de salir de sus instalaciones como después de hacerlo. Contar con esta información de manera precisa te permitirá atender mejor a tus clientes y evitar disgustos.

Espacio en el almacén

Las pymes, desde luego, no tienen dinero de sobra para malgastar. Por eso a menudo tratan de abarcar todas las tareas posibles para apretarse el cinturón. Y para evitar subcontratar a un operador logístico -aunque pudiera ser la solución adecuada- terminan por asumir sus labores.

En el caso del almacén no es solo la carencia de software, de personal o de equipamiento lo que puede ponernos en un aprieto. No es infrecuente ver cómo las empresas destinan espacios demasiado reducidos o poco preparados para sus tareas de almacenaje y en vez de ubicar la mercancía de manera eficiente terminan por amontonarla de manera precaria e ineficiente.

Formación del personal

Una vez más, las estrecheces económicas a veces pasan factura. No es raro ver a trabajadores que destinan la mayor parte de su jornada a una tarea y son, además, “el de logística” o “el que se ocupa de los envíos”. Es fácil comprender que estas personas no pueden especializarse al mismo nivel que una persona que le dedique toda la jornada a estas tareas y, por lo tanto, tiendan más a sacar adelante el trabajo que a realmente optimizar la logística de nuestra compañía.

¿Somos eficientes en la preparación de nuestros pedidos? ¿Cuánta mercancía perdemos?

Problemas de competitividad por la falta de escala

Cuanto más volumen tenemos, más sencillo resulta ser eficientes en nuestros procesos. Hecho que se acentúa cuando hablamos de procesos secundarios en nuestras empresas, como acostumbra a ser la logística para una pyme. Por eso, una manera fácil de ganar competitividad a través de la economía de escala es la subcontratación, pues el operador logístico que escojamos va a hacer que nos beneficiemos indirectamente de sus volúmenes.

Los operadores logísticos tenemos más sencillo invertir en personal, maquinaria, software e instalaciones para que nuestros clientes puedan aprovecharse de ello evitando grandes desembolsos que ellos no podrían destinar a su logística.

Falta de indicadores de calidad

«Lo que no se mide, no se puede mejorar». Hay una buena razón para que esta frase sea una de las más usadas en las conversaciones sobre logística: es cierta. Sin indicadores que midan lo que estamos haciendo, nuestros intentos por mejorar irán a ciegas. O, peor aún, ni siquiera sabremos que tenemos que mejorarlo.

¿Somos eficientes en la preparación de nuestros pedidos? ¿Cuánta mercancía perdemos? ¿Qué porcentaje de envíos entrega a tiempo nuestro proveedor de transporte? ¿Y si empezamos a contar el tiempo desde que recibimos el pedido? ¿En qué parte de las dos está el problema, en nuestras tareas o en las del proveedor? Curiosamente, también son muchas las empresas de gran volumen que tampoco trazan en profundidad su propio rendimiento. Pese a esto, sigue siendo una problemática más habitual en las pymes.

Predicción de la demanda

Otro de los saltos que más cuesta dar a las pymes: la profesionalización a la hora de prever sus volúmenes. Introducir sistemas que nos ayuden a tener una predicción afinada de nuestros movimientos nos evitará enfrentarnos a auténtica pesadillas para nuestra logística: desabastecimiento nuestro o de nuestros clientes, falta de personal, exceso de carga de trabajo, etc.

Para poder calcular con mayor seguridad nuestra demanda no podemos limitarnos a mirar la demanda del año pasado y aumentarle el porcentaje que nos gustaría crecer. Algo, por desgracia, más común de lo que parece. ¿Cómo se encuentra nuestro sector este año? ¿Qué influencias pueden aumentar o disminuir las ventas esta temporada? ¿Hemos lanzado algún producto o campaña publicitaria que nos haga prever más demanda?

Gestión de la información e integración de sistemas

Trazabilidad, control de stocks, predicción de la demanda, gestión de pedidos… Si algunas de estas tareas a veces se les atascan a las pymes, sufren aún más a la hora de integrarlas entre sí. Necesitamos gestionar correctamente el flujo de información y facilitarlo desde la entrada del pedido hasta su entrega, de forma que pueda ser conocido por los diferentes departamentos y por las personas afectadas.

Elegir automáticamente la opción más cara o lo más barata

“Queremos dar el mejor servicio a nuestros clientes, así que usaremos siempre la opción de envío de palets más rápida”. Este tipo de razonamiento es muy habitual en las empresas, y más aún en las pymes que no encuentran el tiempo para analizar su logística pero tienen claro que quieren dar calidad a sus compradores.

Elegir la opción más rápida o la más barata ha de depender siempre de las necesidades específicas de cada envío: qué enviamos, a dónde, cuándo necesitamos realmente que esté allí, cuánto tiempo vamos a tardar en ponerlo en manos de nuestro logista… Si cada cliente es mundo, cada envío también lo es.

 

Consulta en el siguiente enlace los servicios logísticos de Transgesa.