Las cadenas de suministros son seres vivos muy complejos. Se componen de muchas partes y, a menudo, resulta fácil pasar por encima de alguna de ellas sin prestarle la atención necesaria. Un tanto oculta bajo el concepto general de cadena de suministro se encuentra la logística de aprovisionamiento, y hoy queremos darle el espacio que se merece. Así que vamos a analizar y explicar una de las partes de la logística que guarda un mayor potencial de mejora para las empresas.

Qué es la logística de aprovisionamiento

La logística de aprovisionamiento comprende todas las acciones destinadas a que nuestra empresa disponga de un flujo continuado y controlado de todos los materiales imprescindibles para su correcto funcionamiento. Es decir, gestiona y racionaliza la llegada de productos o materias primas hasta nuestra empresa, dejando fuera lo que suceda con ellos una vez han salido de nuestras instalaciones.

La logística de aprovisionamiento incluye las empresas que aún tienen que transformar las mercancías o materias primas que reciben y también los minoristas que ya van a poner el producto en manos del cliente final. Todo lo que suponga tener que recibir mercancía y cómo optimizar estos procesos estará dentro de la logística de aprovisionamiento.

Tareas de la logística de aprovisionamiento

Gestionar todos los suministros de una empresa engloba una gran cantidad de funciones.

• Optimizar la previsión de la demanda: para saber cuánto necesitamos comprar es imprescindible saber cuánto esperamos vender. Además, al cuánto hay que añadirle  el cuándo.
•  Seleccionar modelos de inventario y analizar su rendimiento: la manera en la que vamos a almacenar la mercancía recibida y el control sobre cómo lo estamos haciendo también es vital. Cómo organizar la mercancía según su nivel de rotación, la accesibilidad para realizar pedidos, la fecha de caducidad, y otras muchas variables.
• Cómo vamos a recibir los suministros: ¿vamos a hacer que nuestros proveedores consoliden su mercancía entre sí antes de que nos llegue o vamos a recibirla de cada proveedor por separado? ¿Tendremos proveedores de proximidad o centralizados y más alejados? ¿Trabajaremos con crossdocking, flujo tenso, almacenaremos material?
• Gestionar con eficiencia los flujos de mercancía en la compañía: la logística de aprovisionamiento debe trazar la forma en la que se recepcionan, almacenan y mueven los productos una vez llegados a nuestra compañía. En esta optimización las empresas tienen, por lo general, un gran potencial de mejora.
• Establecer un sistema de trazabilidad y compartir la información: conseguir una logística de abastecimiento transparente será un impulso para tu cadena de suministro. Son muchos los departamentos y procesos que dependen de la correcta entrada de mercancías, por lo que poder tener a todos informados en tiempo real de lo que sucede les hará la vida más fácil.
• Recepción del material: hemos de gestionar cómo se reciben los materiales, la manera en la que se comprueba que lo que ha llegado es correcto, tanto en número como en calidad y buen estado. Y, por último, gestionar las reclamaciones pertinentes.

La logística de aprovisionamiento tiene que lidiar con algunas características que la pueden hacer especialmente complicada. Es el caso de los establecimientos minoristas, que están obligados a albergar un gran número de referencias que, a menudo, también viene de un gran número de proveedores. Algo similar a lo que sucede con las grandes cadenas de suministro, en la que la gran cantidad de actores presentes aumenta la complejidad de organizar tantas relaciones interdependientes.

Otro factor que ha aumentado la importancia de la logística de aprovisionamiento es la globalización de la logística. Cada vez tenemos cadenas de suministro más extendidas a lo largo del planeta y que suponen mayores periodos de reposición y más posibles complicaciones. No es lo mismo solucionar un problema cuando tu proveedor está a 10 kilómetros o a 100 que cuando está a varios miles.

Es imprescindible conocer y definir las necesidades concretas que tenemos

La importancia del departamento de compras

Lógicamente, el primer paso para que nos llegue un producto es que hayamos acordado su compra. Y de cómo hagamos esa compra dependerá, en gran medida, la calidad de nuestra logística de aprovisionamiento.

En primer lugar, hemos de ser capaces de definir correctamente cuáles son las necesidades concretas que tenemos. Por ejemplo, estudiar si un solo producto podría cubrir las necesidades para las que, hasta ahora, compramos dos o más referencias. Del mismo modo, especificar las características del producto que necesitamos, sus aspectos técnicos, etc.

Si queremos asegurarnos de que cumplimos con nuestro objetivo de asegurar el flujo de materiales para nuestra compañía, también tenemos que acordar las condiciones de entrega, los plazos desde que realizamos el pedido hasta su llegada y cualquier detalle que pueda afectar a estos suministros. Temas como soportes o embalajes pueden ser decisivos para una empresa, y no será extraño tener que detallar si queremos nuestros pedidos en pallets, hasta una determinada altura, hasta un determinado peso o con un determinado orden.

Una vez sepamos todo esto, será hora de elegir a nuestros proveedores y llevar un registro de los mismos (de los que empleemos y de las posibles alternativas). También es necesario establecer unas reglas sobre las características de los proveedores y su contratación: requisitos, formas de pago, etc. Estandarizar estos aspectos profesionalizará la gestión de tus compras y dará una base estable para poder evaluar y mejorar tus resultados.

Es necesario que las personas que se ocupen de la contratación de proveedores no dejen de mirar al largo plazo. Será su tarea analizar las subidas y bajadas de los precios, para así poder anticiparse a las tendencias y poder adquirir productos con antelación si se prevé una subida de precios e incluso una posible escasez. También es importante mantener abiertas siempre las negociaciones con los proveedores y revisar las tarifas según cambien las circunstancias.

La relevancia de la logística de aprovisionamiento se debe a su influencia en dos puntos claves en toda empresa: calidad y costes. Asegurar la recepción en tiempo y forma de los suministros necesarios es fundamental para que demos un servicio puntual y de calidad a nuestros clientes. Y la optimización y gestión de nuestras compras y de las operaciones de recepción y almacenaje tendrán un impacto directo en nuestros costes.