“Si quieres la paz, prepárate para la guerra”. Este antiguo proverbio romano ha sido un clásico de las academias militares desde hace mucho tiempo. Sin embargo, sus aplicaciones no terminan en el campo de batalla. Todas las personas que se dedican a la logística y han sufrido los problemas de un pico de volumen mal gestionado saben lo parecido que puede ser a una guerra.

Si quieres estar preparado y mantener la paz en tu cadena de suministro, te animamos a repasar estos conceptos antes de la batalla.

13 claves para gestionar tu estacionalidad

 1.- Empieza pronto

Logista precavido vale por dos. Comenzar los preparativos para tus fases críticas del año es algo que, si lo haces bien, va a ocuparte bastante tiempo. Trazar tus planes, ejecutarlos, revisar que han salido como esperabas y que todo está listo… Además, ten en cuenta que cuanto más cerca estés de tus días críticos más posible es que los volúmenes ya hayan comenzado a crecer y, por tanto, dispongas de menos tiempo para ultimar los preparativos.

2.- Conócete a ti mismo

En muchas ocasiones, parte de los problemas surgen de que desconocemos realmente nuestras propias capacidades logísticas. Si estamos tratando de gestionar unos grandes volúmenes que ya hemos previsto, es imprescindible conocer datos como la cantidad de mercancías, camiones o descargas en muelles que somos capaces de gestionar, el tiempo que nos lleva preparar un pedido, el personal que puede estar trabajando simultáneamente en nuestras instalaciones, etc. Establece indicadores que controlen las principales variables que midan tu capacidad.

3.- Utiliza el calendario

El calendario, pese a su arcaico e inofensivo aspecto, es una herramienta vital y, a menudo, infrautilizada. El peso de la costumbre hace que a veces no nos planteemos modificaciones que nos serían de gran ayuda. Tal vez durante nuestros picos de ventas nos convenga modificar los turnos, crear turnos adicionales, trabajar durante días del fin de semana en los que normalmente no lo hacemos, etc.

Todo esto requiere una planificación previa de los recursos humanos y de los calendarios laborales del personal, así como de las contrataciones eventuales. Pero eso no debe impedirte buscar soluciones que utilicen el calendario fuera de tus límites habituales.

También es importante que cuadres tu calendario con proveedores y clientes. Conocer qué necesitarás de ellos en cada momento (y qué necesitarán de ti), saber si puedes obtenerlo a través de tecnologías de la información y coordinar en qué fechas y horarios estaréis ambos disponibles.

4.- Comprueba tu flexibilidad

A todos nos gusta creer que somos flexibles; que tenemos la capacidad de adaptarnos a las circunstancias y de reaccionar rápido a lo que sucede a nuestro alrededor. Pero, por desgracia, solemos darlo por sentado antes de comprobarlo. Ser flexibles, por ejemplo, para evaluar si es necesario incluso alquilar unas instalaciones nuevas durante nuestra demanda estacional fuerte. Es decir, tener la apertura de mente necesaria para sopesar y tomar decisiones poco habituales.

Los medios físicos de los que dispongas también tendrán que ser flexibles. ¿Dispones de recursos materiales y humanos para lidiar con los volúmenes que te esperan? ¿Tienes a mano proveedores de confianza a los que poder recurrir en caso de necesidad?

Ten en cuenta que el día D las previsiones pueden saltar por los aires y tus planes quedar en papel mojado

5.- Recuerda tus mantenimientos

Cuando comience la guerra no vas a querer que tus tanques te dejen tirado en la primera trinchera. A lo largo de una cadena de suministro intervienen infinidad de factores y de maquinaria, y el número de puntos en los que algo puede fallar es enorme. En la preparación previa a tu pico de ventas, asegúrate de llevar a cabo las revisiones necesarias de tu equipamiento.

Evalúa también la necesidad de no conformarte con las revisiones periódicas imprescindibles y considera la necesidad de repasar el estado de todos los puntos críticos de tu operativa.

6.- Botón de emergencia

Es posible que hayas trazado el plan perfecto para el pico de ventas que tenéis previsto experimentar. Sin embargo, el día D las previsiones saltan por los aires y tus planes quedan en papel mojado. Es entonces cuanto necesitamos de un plan B, que tendremos que haber diseñado antes.

De nuevo, tu capacidad para ser escalable y tener recursos de los que puedas echar mano será fundamental. Cuantifica cuánta ayuda podrías necesitar y trátalo con los proveedores necesarios para asegurarte de que incluso en el peor de los casos estarás cubierto.

7.- Mantente informado

Está claro que el trabajo no termina en la preparación previa, sino que tenemos que hacer un seguimiento durante el aumento de los volúmenes. Una de las mejores maneras que hay para asegurarnos de que todo marcha como debe es controlar en tiempo real lo que está sucediendo. Comprobar que los volúmenes están en los márgenes esperados, que estamos realizando pedidos a la velocidad prevista, que la entrada de materiales va acorde a lo planificado, que las entregas están llegando a tiempo a su destino, etc. Será la mejor manera de poder reajustar a tiempo y mantener tu logística en el buen camino.

8.- Reúnete con tus clientes

Por sorprendente que pueda parecer, es mucho más frecuente de lo que parece dejar a los clientes fuera de toda esta preparación, cuando deberían ser una parte imprescindible. Coordínate con ellos para especificar las necesidades de servicio que van a tener, los volúmenes que esperan, cómo van a verse ellos afectados y cómo te puede repercutir eso a ti, qué alternativas podríais tomar en caso de necesidad, cambios o retrasos, etc.

9.- Omnicanalidad

La omnicanalidad -es decir, la integración de los diferentes canales de venta al público- es algo que también tendrías que tener en cuenta. Las ventas del ecommerce suelen ser especialmente sensibles a las temporadas altas de ventas y si tienes una gran exposición al mundo online es probable que tengas mayores fluctuaciones.

Otro punto interesante es que algunas empresas deciden mantener stocks separados para los diferentes canales mientras que otras juntan todo su stock para todos los canales. Plantéate si tu modo habitual de trabajar la omnicanalidad será también el más adecuado para este periodo concreto.

10.- Forma al personal

Has analizado tus necesidades y has detectado que vas a necesitar más personal. Sin embargo, tu tarea no acaba aquí. Por norma general, el personal eventual no va a entrar en puestos de dirección, pero eso no significa que no debas darles la formación necesaria, ya que en sus manos va a estar el buen resultado de tu época de ventas crítica.

Establece un calendario para formarlos y dale la importancia que se merece. Procesos como el etiquetado, la manipulación de mercancía y la preparación de envíos son críticas para la calidad que ofreces a tus clientes, y los debe realizar personal formado.

11.- Repasa lo que sabes

Una vez más, aquí nuestro enemigo es trabajar con el piloto automático puesto. ¿Conoces las novedades en los servicios de tus proveedores logísticos? ¿Hay alguna nueva forma de envío, línea de transporte o avance tecnológico que puedas emplear? Las empresas de transporte tratan de innovar constantemente y a veces podemos pasar por alto soluciones que nos ayudarían enormemente, dando por hecho que no hay ninguna novedad disponible.

12.- Aprende de tu historial

Las empresas que olvidan su pasado están condenadas a repetirlo. Por fortuna, el pasado va a ser una herramienta muy útil para las que estén dispuestas a aprender de él. Una vez termine tu temporada de ventas analiza lo que ha ocurrido; tanto lo bueno como lo malo. Así sabrás ver cuáles fueron las mejores soluciones o donde no se prestó la suficiente atención. Además, la experiencia del año pasado siempre será muy importante para predecir los volúmenes de ventas para el siguiente año.

13.- Prepárate para las subidas fuera de calendario

Si eres una juguetera, sabes que los resultados del año dependen de las Navidades. Si te dedicas a la fruta, tendrás marcado tu calendario con las diferentes temporadas. Sin embargo, a veces solo tenemos ojos para los picos de ventas más extremos de nuestros calendarios y olvidamos a sus hermanos pequeños. Los mismos consejos que te ayudarán en tu gran guerra anual te ayudarán en las pequeñas escaramuzas, en esas subidas más pequeñas pero que también se te pueden atravesar y ponerte en problemas frente a tus clientes.