Tiene más de 60 años, pero sigue siendo el objeto de deseo y el ideal de muchas cadenas de suministro a lo largo de todo el planeta. La filosofía Just in Time (‘Justo a Tiempo’ en inglés) persigue un objetivo fácil de enunciar pero más complicado de conseguir: tener la cantidad exacta de material (ya sean materias primas o productos terminados) en el lugar justo y en el momento adecuado.

Su origen proviene del Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial, con la marca Toyota al frente de esta revolución. La idea detrás del just in time (JIT) es, mediante la eliminación de stocks, hacer más eficiente todo el proceso productivo, optimizando costes y siendo capaces de responder a los clientes mejor y más rápido.

Las ventajas del Just In Time

Unas de las consecuencias más inmediatas de la implantación de modelos just in time es la reducción de los inventarios. Cada paso de nuestro sistema de producción solo va a demandar la cantidad necesaria al eslabón anterior y va a entregar la cantidad solicitada al siguiente, haciendo que el flujo sea lo más fluido posible y eliminando -o disminuyendo notablemente- las necesidades de almacenamiento.

Durante la fabricación de un producto podemos diferenciar dos momentos: el tiempo en el que se está trabajando directamente en el producto, mejorándolo y añadiéndole valor, y el tiempo en el que este producto está en espera, ya sea almacenado o yendo de un lugar a otro para seguir siendo elaborado. El Just in Time busca eliminar estos tiempos muertos y aumentar el tiempo efectivo en el que se está trabajando sobre el producto.

Entre las implicaciones de esta reducción de los inventarios están: una menor necesidad de espacio para almacenar, una menor cantidad de producto perdida en inventarios, la reducción de los productos que quedan obsoletos, caducados o que pierden valor mientras están almacenados, ahorro de horas de trabajo dedicadas a ubicar la mercancía y al resto de procesos asociados, etc. Además, también reduciremos el dinero invertido y que aún no ha sido rentabilizado, al haber menos producto circulando o almacenado a la espera de ser vendido.

Las exigencias del Just in Time

Sin embargo, lograr implantar un sistema de trabajo JIT requiere de esfuerzo. No debe ser visto simplemente como un modelo de gestión de inventario, sino que incumbe al trabajo y a las decisiones de toda la compañía. Por ejemplo, los departamentos de compras, acostumbrados a buscar descuentos a través del volumen, se verían influidos por una nueva forma de trabajar en la que no se podrían realizar esas grandes compras para tener almacenada la materia prima o los componentes. Incluso se pueden tener que revisar acuerdos con proveedores que incluyeran el modelo de entrega en nuestras instalaciones, que puede no ser viable bajo la nueva situación, ya que podría realizarse en cantidades incompatibles con el nuevo modelo.

Lo mismo sucede con la logística. Nuestra cadena de suministro tendría que acostumbrarse a que los nuevos lotes serán más pequeños y más numerosos. La logística es muy sensible a la economía de escala y es necesario valorar el posible cambio en los costes. Incluso se puede llegar a necesitar un cambio en los proveedores logísticos, si estos están especializados en los grandes volúmenes pero no consiguen darnos el nuevo tipo de servicio que necesitamos al pasar a partidas más pequeñas y más frecuentes.

La logística interna de nuestra empresa también se verá afectada. Cuando antes tal vez recibíamos un tráiler, ahora puede que recibamos una decena de envíos de palets en pequeñas partidas, modificando nuestra manera de recepcionar la mercancía. O donde antes nuestra empresa hacía almacenaje ahora se ve obligada a hacer labores de consolidación de mercancía.

La integración con los proveedores y con los clientes es otro de los grandes retos del just in time. Para poder mantener el flujo productivo necesitamos una colaboración muy estrecha con todos ellos. Lograr saber cuánta cantidad necesitamos en cada momento, integrar el procesamiento de pedidos y poder confiar en una entrega puntual.  Partiendo desde la fluidez en la información, que en los sistemas pull va desde delante hacia atrás; es decir desde el cliente -que tira del resto a través de la demanda- hacia el origen de la mercancía. Lo que se repite en el proceso productivo: cada eslabón productivo es el que demanda al anterior la necesidad de material.

También necesitaremos poner a prueba el rendimiento de nuestros proveedores. Es imprescindible trabajar con empresas que nos aseguren que el suministro va a producirse en las condiciones acordadas de calidad, cantidad y tiempo. De no ser así, estas disrupciones pueden llegar a parar el proceso productivo.

La existencia de volúmenes mínimos de compra también puede suponer un problema, en caso de que nuestra nuevo sistema de demanda nos sitúe por debajo de esos mínimos, así como una posible  incapacidad de nuestros proveedores actuales para trabajar con unos tiempos de respuesta inferiores. Lo ideal es integrar tecnológicamente todo el proceso, para que haya una información completa y en tiempo real.

A la hora de buscar proveedores, la idea de “la calidad suficiente al menor coste” ya no es el único parámetro, sino que entran en juego estos aspectos de fiabilidad, integración y capacidad de respuesta que nos permitan mejorar los costes a través del mejor funcionamiento global, además de mediante la reducción de stocks. Otros aspectos, como pueden ser la cercanía geográfica, también cobran mayor relevancia en los entornos just in time. Ya que tener un proveedor muy lejano complica la reducción de tiempos y dificulta la solución de los problemas de abastecimiento que puedan surgir.

No podemos asumir que el Just In Time siempre será la respuesta correcta a nuestras necesidades

¿Es el just in time siempre la mejor respuesta?

Si algo te permite ahorrar costes y mejorar el servicio a tus clientes. ¿No debería ser la solución ideal para todo el mundo? Pero no es tan sencillo. No se puede asumir que pasarnos al JIT siempre será beneficioso y que es la solución ideal para todas las empresas.

Un cambio tan profundo no es fácil y depende de varios factores para tener éxito. Necesita de un cambio de la cultura empresarial, de la implicación de la dirección, del tipo de proveedores que tenemos -tal vez un proveedor clave para nosotros no pueda adaptarse al modelo y no podamos encontrar un reemplazo-, etc.

Además, hay empresas que se adaptan mejor que otras. Si tenemos una demanda muy volátil y difícil de predecir, el JIT puede que nos ayude cuando la demanda caiga bruscamente -al tener menos cantidad de los componentes necesarios para la producción- pero podría encontrarse con dificultades en picos imprevistos. Por ejemplo, podemos tener problemas para obtener materias primas de nuestros proveedores al no tener almacenada una gran cantidad en nuestras instalaciones.

Dificultades para tener en cuenta antes de aplicar JIT: cultura empresarial, las dificultades que pudieran tener pequeños proveedores, los factores logísticos, el tipo de demanda (si es muy previsible y estable o si es muy loca tal vez convenga tener stock), cambios en los precios de las materias primas (que puede aconsejar compras más masivas y evitar posibles carencias o subidas de precios) o en su obtención (problemas con los proveedores) que puedan dejarnos sin stock. Los imprevistos climatológicos, laborales, etc. Estos factores también pueden dañar especialmente a una organización JIT.

Por último, hay que considerar que cuanto más nos ajustamos a un funcionamiento puramente JIT más expuestos estaremos a los posibles riesgos. La reducción continua de stock, hasta un teórico stock cero, podría incluso eliminar la existencia del stock de seguridad, lo que implica trabajar ‘sin red’. Las empresas deben ser capaces de medir muy bien qué stocks quieren conservar, qué consecuencias tendría una rotura de stock o una parada de la producción y cómo y en cuánto tiempo podrían solventarlo.

Conclusiones

El JIT aumenta la importancia de la logística en la empresa. Es necesario hacerla más corta y rápida, más consistente en los tránsitos e integrar todas las actividades logísticas, incluyendo a los proveedores en esa visión de conjunto.

Las exigencias del modelo just in time orientan a las empresas hacia la mejora de procesos, pues les resulta imprescindible el cumplimiento de las entregas en fecha y forma para su funcionamiento, simplificar los procesos, estandarizarlos al máximo y asegurar su replicabilidad. Además de mejorar la relación con proveedores y clientes.

La posibilidad de conocer más de cerca al cliente permite, además, definir mejor sus necesidades y ser capaces de incorporarlas al sistema de producción de valor de nuestros procesos.