El almacén logístico juega un papel fundamental en el buen funcionamiento de la cadena de suministro. Enclavado entre el proceso de producción y el de distribución, permite aportar valor a la logística de nuestra empresa a la vez que optimizar costes y mejorar el servicio ofrecido al cliente final.

El almacén logístico es un espacio que debe asegurar un flujo estable de mercancías y de información. Además, debe tener como objetivo fundamental la optimización, mejora y medición de sus procesos. ¿Cuáles son las tareas fundamentales de estos almacenes?

Funciones del almacén logístico

Desde la entrada de la mercancía hasta su salida, el almacén logístico lleva a cabo numerosas funciones necesarias para la cadena de suministro

• Entrada: el almacén no debe solo recibir la mercancía, sino tener prevista su entrada. Es su tarea gestionar el flujo de entradas, la asignación de muelles, etc.
• Comprobación de la mercancía: además del proceso físico de la descarga, los operarios del almacén deben comprobar que se recibe la mercancía esperada, en tipo y cantidad. Reflejando en los albaranes las posibles disconformidades.
• Manipulación: es frecuente que la mercancía no llegue tal y como debe tenerse almacenada. Puede tener que abrirse para ser separada, volver a paletizarse, ser etiquetada, preparase en kits junto a otros productos, etc.
• Ubicación y almacenaje: de nuevo no hemos de pensar solo en el proceso físico de colocar la mercancía en las estanterías. Decidir dónde ha de ir cada mercancía atendiendo a razones de rotación, cercanía a los muelles o a otros productos para manipular, facilidad de acceso o tipo de producto es fundamental para optimizar los procesos.
• Seguridad: Almacenar mercancía debe ser sinónimo de que esta esté protegida, segura y controlada, tanto con medios humanos como tecnológicos (videovigilancia, control de presencia, etc). Además de realizar controles rutinarios de las instalaciones (limpieza, plagas, roturas o fugas que puedan afectar a mercancías que estén próximas, etc.).
• Preparación de pedidos: con la mercancía ubicada, a menudo será necesario realizar pedidos, ya sea con palets completos de producto o usando solo partes de ellos mediante picking. También tendremos que atender pedidos monoreferencia (un solo tipo de producto) o multireferencia (diversos tipos).
• Salida: una vez más, las operaciones con mercancía han de ir acompañadas de su registro documental e informativo. Recibir la petición de salida, prepararla, despacharla y dejar constancia de los movimientos.
• Las labores de consolidación de mercancía (unir mercancía para su posterior envío), incluso sin que los materiales lleguen a ser almacenados, son cada vez más habituales. Si logramos ejecutarlas correctamente podemos evitar muchos desplazamientos y ahorrar mucho tiempo.
• El almacén logístico también debe tener diseñado el flujo de materiales y de movimientos internos de la mercancía.
• La logística inversa es otra de las funciones que está ganando cada vez más peso y en la que el almacén logístico tiene protagonismo: recepción, clasificación, posibles labores de reparación, vuelta al mercado, etc.
  

  Un buen almacén logístico intenta minimizar las acciones que no añaden valor al producto

Objetivos del almacén logístico

¿Qué persiguen todas estas funciones? ¿Qué hay al final de ellas? ¿Qué debe aportarnos un buen almacén logístico, ya sea gestionado de manera interna o externalizado?

•  Rapidez en las entregas: reducir el tiempo en las entregas depende de reducir el tiempo en cada uno de los pasos del proceso. Ser más rápidos en las entradas, en los movimientos, en la preparación de pedidos o al darle salida a la mercancía supondrá que pongamos antes el producto en manos del destinatario.
• Calidad: la logística es una ciencia exacta. Un almacén logístico deberá darnos la seguridad de que tenemos un control exacto sobre nuestras mercancías. Cuánto tenemos de cada producto, cuánto podemos llegar a albergar, cuánto tiempo tardamos en realizar los pedidos y qué coste nos suponer hacerlo, reducir los descuadres de inventario y las pérdidas por caducidad… hasta llegar a la fiabilidad en la preparación de los envíos.
  La implantación de software que vigile todos estos procesos es fundamental en cualquier almacén moderno y repercutirá en la satisfacción del cliente.

• Aprovechar al máximo el volumen disponible: cuanto más racional sea el uso que hacemos de nuestro almacén, más mercancía podremos albergar y mover en él, aunque el espacio siga siendo el mismo. Para esta optimización hemos de saber las dimensiones de nuestros productos, su peso, sus niveles de rotación, la estacionalidad de cada producto, etc.
• Minimizar las manipulaciones y el transporte: un buen almacén logístico intenta minimizar las acciones que no añaden valor al producto. Mover la mercancía en más ocasiones o a lo largo de más metros supone más gasto y debemos tener una razón para ello.
  Por este motivo es fundamental estudiar dónde vamos a ubicar cada producto, atendiendo a su rotación, sus necesidades de manipulación, su cercanía a zonas especiales de preparación de pedidos o etiquetado, etc.

• Reducción de las devoluciones por mercancía equivocada: cada vez que cometamos un error en el almacén estaremos incurriendo en sobrecostes y minando la confianza de nuestro cliente. Si aumentamos el número de pedidos que son preparados correctamente a la primera, estaremos mejorando uno de los indicadores fundamentales de rendimiento de nuestro almacén logístico.
• Reducción de costes: además de la mejora en el servicio a través de una mayor fiabilidad y rapidez, el ahorro en costes es un reto común al resto de objetivos. Aprovechar al máximo el espacio y los medios humanos y tecnológicos de los que disponemos nos dará una ventaja competitiva.

Por ejemplo, según un estudio, el 20% de las empresas con peor desempeño en su almacén presentaban más del 0,5% de sus productos como invendibles por mal estado. Por el contrario, entre el mejor 20% de las empresas esta cifra se reducía a menos del 0,06%. Prácticamente la décima parte.

Un almacén logístico externo nos permite más facilidad a la hora de gestionar nuestras subidas y bajadas de volúmenes

Ventajas de contratar un almacén logístico optimizado

Si no estamos seguros de poder gestionar óptimamente nuestro almacén, la mejor solución es contratar a un proveedor externo con experiencia. Entre las ventajas están:

• Externalización de costes fijos, convirtiéndolos en variables.
• Posibilidad de optimizar los resultados respecto a los que lográbamos con nuestros propios recursos.
• Aprovechamos la economía de escala a través de nuestro proveedor, que puede tener más capacidad para invertir en innovación, personal e instalaciones especializadas.
• Capacidad de trabajo en horarios diferentes al nuestro: tal vez nuestra logística tenga unas necesidades horarias distintas al resto de la empresa y es posible que un proveedor externo nos pueda solucionar este apartado. O puede que tu empresa cierre en verano pero deba seguir funcionando a nivel logístico.
• Reducción de riesgos: una vez depositamos la mercancía en manos de nuestro partner logístico, él es el encargado de asumir los riesgos que puedan producirse. Una manera de reducir los niveles de riesgos de nuestra empresa.
• Más fácil de escalar. Nuestros saltos en volumen, ya sean hacia arriba o hacia abajo, tendrán que ser digeridos por el proveedor y no nos obligarán, por ejemplo, a tener que aumentar nuestras instalaciones o a cambiar el tamaño de nuestra plantilla.

Principios para lograr un buen almacén logístico

• Información exhaustiva; es necesario registrar todas las entradas, las salidas, los movimientos internos de la mercancía, las características técnicas de los productos almacenados, la cantidad por cada lote, etc.
• Crear un flujo para que la información de todos estos procesos llegue adecuadamente a los sistemas de gestión de inventarios y al departamento de contabilidad.
• Identificar cada producto de manera unívoca para poder conocer siempre qué tenemos en el almacén.
• Diseñar el almacén teniendo en cuenta nuestras necesidades de almacenamiento, además de los tránsitos que ha de realizar la mercancía, el espacio necesario para el movimiento de las máquinas y la facilidad para ubicar y retirar mercancía.
• Las instalaciones también deben facilitar el control de la mercancía así como la realización periódica de inventarios físicos, para comprobar la exactitud de lo que aparece reflejado informáticamente.
• Sincronizar nuestro almacén con el resto de la logística y de la cadena de suministro. Una buena gestión de la información nos permitirá, por ejemplo, optimizar los vehículos de salida -si cumplimos en el tiempo esperado con la preparación de los pedidos y si logramos saber qué tipo de vehículo necesitaremos por su tamaño y capacidad de carga-.
  Conocer los patrones de compra de suministros también nos permitirá mejorar el flujo de mercancías en el almacén. Si recibimos el mismo volumen total de mercancía, pero espaciado en más entregas, y lo asemejamos al número y volumen de salidas, aliviaremos la congestión del almacén.
  En el caso contrario, si recibimos de golpe mucha mercancía necesitaremos más espacio en el almacén para ubicar la misma cantidad de mercancía total. También sufriremos más atascos a la hora de recibir las entradas, comprobar la mercancía, ubicarla, etc.