En muchos sentidos, el almacén es el corazón de la logística. El lugar que bombea mercancía y al que llega producto para mantener vivo el flujo de nuestra cadena de suministro. Por lo tanto, acertar a la hora de diseñarlo va a ser fundamental para que nuestra logística tenga éxito.Sin embargo, resulta sencillo olvidar aspectos determinantes. Aunque la lista sea prácticamente interminable, vamos a recoger algunos de los más básicos para que puedas empezar a diseñar tu almacén logístico con buen pie.

Claves para el diseño de almacenes

Cuestión de tamaño

De forma similar a lo que sucede con las viviendas, a medida que un almacén tiene más metros suele bajar el precio por metro cuadrado. Sin embargo, no por ello hemos de lanzarnos a construir el almacén más grande que podamos permitirnos. Más metros significa también más distancia, lo que va a aumentar los metros recorridos por nuestra mercancía y por nuestros trabajadores, disminuyendo la eficacia de nuestro picking.
Algo similar va a ocurrir con la altura. Aumentar metros hacia arriba puede ser más económico que adquirir más suelo, pero tendrás que analizar la dificultad y el tiempo adicional que supone el trabajo en altura.

Conocernos a nosotros mismos

Cuando nos enfrentamos a la tarea de diseñar un almacén, necesitamos analizar y estudiar nuestras necesidades. Cuestiones como los tamaños que tienen nuestras mercancías, de qué clase son, si pueden ser almacenadas conjuntamente o cuántas áreas especiales o diferenciadas necesitamos (alimentos, refrigerado, productos químicos…).

El número de referencias que manejamos, por ejemplo, también puede ser fundamental a la hora de decidirnos por un sistema de almacenamiento de palets u otro. Mientras que un almacén con pocas referencias puede aprovecharse de un sistema Drive In, uno con muchas referencias posiblemente aproveche mejor un rack selectivo.

Mirar al futuro

Este punto se encuentra estrechamente ligado al anterior, pero enfocado al futuro. Es muy posible que las necesidades de nuestro almacén hoy no sean las mismas que dentro de cinco años. ¿Seguiremos moviendo el mismo tipo de mercancía? ¿Cuánto habremos crecido? ¿Para cuántos años queremos que dure el almacén, según nuestra previsión de crecimiento? ¿Cuánto me costará tener un almacén más grande, que actualmente no utilizo al máximo de su capacidad, mientras espero ese crecimiento de mi empresa?

Además de la cantidad de espacio necesaria, al diseñar un almacén hemos de considerar un margen de flexibilidad que nos permita absorber picos estacionales y que no deje obsoleto nuestro almacén por falta de espacio en muy poco tiempo.

Traza un buen plano

En un almacén es fundamental que se produzca un flujo de procesos y mercancías que sea fluido. Para ello, es recomendable que intentes ordenar tu espacio de forma que los procesos que sucedan uno detrás de otro estén lo más juntos posibles en el almacén y en el mismo orden en que se ejecuten estos procesos.

Intenta, además, tener una distribución racional del espacio. Evita crear zonas con muy poca actividad o muy saturadas, los cruces de caminos que creen “atascos”, etc. Otras dos zonas que has de tratar de tener lo más cercanas posibles son el propio almacén y sus oficinas (o al menos la gente con relación más directa con la mercancía), para facilitar una comunicación fácil y rápida.

Puertas y muelles

La ubicación de las puertas y los muelles es vital al diseñar un almacén. Las distribuciones en forma de U, donde los muelles hacen labores de entrada y salida a la vez, suelen ser las más habituales. En estos casos, la mercancía con más rotación se suele emplazar en las ubicaciones más cercanas a los muelles, para ahorrar metros recorridos.En los diseños Drive Through, en los que la mercancía sale por el extremo opuesto a la entrada, la mercancía con más movimiento suele ubicarse a mitad de camino entre los muelles de entrada y los de salida.

Dependiendo del tipo de mercancía, de vehículos y de la cantidad de material que tengas que gestionar tendrás que decidir la ubicación, el número de muelles y el tipo y tamaño de puertas de acceso. Por ejemplo, no será lo mismo si los vehículos entran directamente dentro tus instalaciones, si solo lo hacen de manera puntual o si no lo hacen nunca. O si quieres destinar algunas puertas a vehículos más pequeños o exclusivamente a tráilers.

Todas estas consideraciones tienen que tener un objetivo final: mejorar el rendimiento de tu almacén

Por dentro y por fuera

Es fácil que automáticamente pensemos en cómo es nuestro almacén por dentro y nos olvidemos del exterior. Si queremos facilitar las operaciones, tendremos que asegurarnos de diseñar un almacén en cuyo exterior hemos reservado el suficiente espacio para la entrada, la salida y las maniobras de los vehículos que tengan que cargar y descargar.

Rendimiento

Un almacén debe estar medido al completo. Tanto antes, para realizar su diseño, como después, para comprobar nuestro trabajo. Estima el tiempo que te llevaría gestionar tus pedidos según el diseño que tienes en mente y comprueba si será suficientemente rápido para tus necesidades. Mide el tiempo en localizar la mercancía, en retirarla de su ubicación, en moverla hasta el punto de salida, en manipularla, etc.
Lo mismo debes hacer con las labores de carga y descarga, los desplazamientos de materiales de un punto a otro, el número de pedidos que puedes procesar, etc. El rendimiento que consigas será en buena parte la prueba de si has acertado al diseñar tu almacén.

Personas y máquinas

Las personas y las máquinas de tu almacén te van a obligar a tenerlas en cuenta a la hora de construirlo. Como sucedía en el exterior, tienes que tener en cuenta las zonas para que transiten tanto las máquinas como las personas, a las que es importante darles espacios reservados para que puedan hacerlo con seguridad.
También tendrás que disponer de un lugar reservado a la recarga de carretillas y a su estacionamiento. Del mismo modo que tendrás que habilitar zonas de descanso, de aseo y de expedición de comidas y bebidas para los empleados. Son consejos tan elementales que resulta sencillo pasarlos por encima.

Accesibilidad

El objetivo de un almacén es facilitar el movimiento de mercancía, por lo que la accesibilidad va a ser uno de tus principales deberes. Para saber cómo hacerlo, una vez más vas a necesitar definir tus necesidades. No es lo mismo tener que acceder simplemente a pallets mono-referencia, que tener que hacerlo a pallets específicos, a referencias específicas en pallets multi-referencia o incluso a envases de lotes o partidas concretos. Aquí serán relevantes tanto el diseño de tus estanterías como hacerte con el software de gestión necesario.

Piensa en las diferentes zonas

Las diferentes zonas de tu almacén tienen que crear un conjunto, y cada una de ellas va a influir en las demás. Por ejemplo, el tamaño de la zona de playa influirá en el espacio disponible para tus estanterías y viceversa. ¿Necesitarás un espacio para trabajar con cross-docking? ¿Un lugar específico para el re-etiquetado, la manipulación o la preparación de pallets? ¿Una zona de residuos especiales? ¿Otra para los pedidos devueltos o defectuosos? ¿Qué tareas vas a realizar y qué áreas necesitas delimitar para hacerlo?

Los pallets rotos y los que tengan que ser reparados también necesitan tener destinado un lugar. El no tenerlo facilitará que se puedan dejar en cualquier parte, perjudicando las operaciones y aumentando las posibilidades de accidente.

Adaptabilidad

Cuanto más flexible pueda ser nuestro almacén, mejor. Ya hemos recomendado tener en cuenta cómo pueden evolucionar nuestros clientes y sus necesidades. A lo que hay que sumar la posibilidad de que nuevos clientes nos obliguen a hacer cosas diferentes a las que hasta ahora habíamos hecho.
Puede que hasta ahora siempre hayamos trabajado con palets completos de tamaño estándar, pero que un nuevo cliente que trabaje con mercancía no paletizada y de grandes dimensiones nos pida otro tipo de instalaciones. O que el nuevo producto que lancemos no se amolde a los tamaños que hasta ahora habíamos usado. Al diseñar un almacén, es interesante ponérnoslo fácil para poder adaptarnos a este tipo de situaciones.

Almacenes según el tipo de actividad

Según el nivel de actividad (de rotación) de nuestro almacén y de cuánta mercancía necesitamos albergar podemos diferenciar cuatro tipos a la hora de diseñar un almacén:

• Baja actividad / baja necesidad de almacenamiento: son en principio los almacenes logísticos más sencillos de gestionar. Es difícil que requieran la automatización del almacén, más allá del control básico de las entradas y salidas de productos, y la preparación de pedidos puede ser manual.
• Baja actividad / altas necesidades de almacenamiento: en estos casos destaca la menor importancia de la ubicación de las mercancías, ya que sin una rotación elevada se hace menos necesario un estudio de las referencias más usadas para su ubicación en localizaciones preferentes del almacén. Las necesidades de automatización siguen siendo escasas.
• Alta actividad / baja necesidad de almacenamiento: este tipo suele solucionarse con una parte frontal del almacén destinada al picking y detrás una de almacenamiento más simple, con los productos con menor movimiento. Aquí ya se comienza a introducir la automatización en el procesamiento de pedidos.
• Alta actividad / altas necesidades de almacenamiento: por último nos encontramos con centros de distribución de alto rendimiento y, por lo tanto, altamente automatizados. Desde los procesos de picking -con sistemas de ayuda y guía para la preparación- hasta las propias estanterías del almacén, que pueden encargarse ellas mismas -o mediante robots- de buscar la mercancía a preparar, llevándola hasta el operario.

Dónde ubicar nuestro almacén

Igual de importante que el diseño de nuestro almacén es su ubicación. Esta puede significar que trabajemos con el viento a favor o en contra. Existen diversos factores que deberás ponderar a la hora de hacer tu elección.

¿Cómo de estable es la economía del país? ¿Dispone de las infraestructuras necesarias? ¿Tiene un sistema de transportes sólido y diversificado? ¿Este desarrollo en el transporte incluye tener cerca los servicios asociados necesarios (formativos, de flota de vehículos, compra de equipamiento, etc.) en caso de que los necesite? ¿Qué legislación tiene y cómo afecta a nuestro negocio y al tipo de mercancía con la que trabajamos?

También hemos de preguntarnos por la ubicación respecto al cliente y a nuestros propios proveedores. ¿Queremos alojarnos cerca de nuestros clientes potenciales o reales? ¿O hacerlo cerca de nuestros proveedores de materias primas y desde allí distribuir a nuestros clientes?

Para diseñar un almacén, estas cuestiones nos las podemos plantear a nivel nacional, regional y local. Y variar nuestras respuestas según vayamos a necesitar un único almacén central, varios centros de distribución o muchos almacenes de cercanía a lo largo de toda la geografía.