El mundo de la logística trabaja con tiempos cada vez más reducidos y la tendencia es intentar que estos disminuyan más aún. El transporte exprés es una parte fundamental de las cadenas de suministro, ya que les facilita trabajar con menos stocks, solventar urgencias y ofrecer nuevas posibilidades a sus clientes.

Pero las prisas no son buenas consejeras. Cuanto más rápido hacemos las cosas, más probabilidades hay de que cometamos errores, lo que dificulta la labor de nuestro operador logístico y hace que incurramos en costes indebidos. Para ayudarte a engrasar este proceso hemos recopilado una sierre de errores comunes en el transporte urgente y que debes evitar.

Evita estos errores en tu transporte exprés

Pagar más de lo que debes

¿Realmente es tan urgente ese envío urgente? Los operadores logísticos sabemos de primera mano que muchos de los envíos que se tramitan como urgentes finalmente no lo eran tanto. Llegando al extremo de que ni siquiera haya gente en el destino para recepcionar la mercancía (algo especialmente habitual en inauguraciones de establecimientos). Para solucionar esto la clave está en una buena comunicación entre el cargador -la persona o empresa que envía la mercancía- y el destinatario. Habrás pagado más por el envío urgente y hasta puede que tengas que volver a pagar por una segunda entrega si no hay nadie para recibirlo; un mal negocio.

Pagar menos de lo que debes

En el extremo contrario está un caso peculiar: cuando no somos conscientes de la urgencia de nuestro envío. Como en el punto anterior, la solución pasa por tener un mejor sistema de información. Si realizas un envío con un plazo de entrega más lento que el que necesitas y tratas de cambiarlo sobre la marcha es posible que tengas problemas: que haya perdido un enlace destinado a envíos más urgentes o que el reparto de su zona ya haya salido y ya no haya posibilidad de enrutarlo para ese día.

Tener demasiada prisa

El refranero es sabio y todos conocemos el dicho de “vísteme despacio que tengo prisa”. Usar un servicio de transporte exprés no implica tener que hacerlo todo a la carrera o tener que estar respondiendo a un imprevisto. Si necesitas un tránsito urgente, asegúrate de tener todo el resto de las cosas previstas con antelación: la mercancía preparada a tiempo para que te la recojan, todos los datos sobre el destinatario -teléfonos, personas de contacto, horarios, peculiaridades de la entrega-, documentarlo correctamente y realizar los papeleos que puedan ser necesarios dependiendo de a dónde envíes. Recuerda, lo urgente es el tránsito de la mercancía, no el resto.

Calcular los costes a ojo

Otro problema habitual es estimar por encima los gastos, para después encontrarnos con sorpresas. Es posible que estemos habituados a un tipo de envío -ya sea por sus dimensiones, por sus plazos de entrega o por los destinos- y creamos que un envío que nosotros consideramos parecido va a tener unos costes semejantes.

Es algo especialmente habitual y especialmente perjudicial en el transporte internacional, donde los saltos en los precios van a ser más grandes que en el territorio doméstico.

No hacer los deberes

Este apartado también tiene especial repercusión cuando hablamos de transporte internacional. Si tienes que enviar mercancía fuera de tus fronteras asegúrate de tenerlo todo bien atado. ¿Qué legislaciones te afectan? ¿Qué mercancías están prohibidas o restringidas? ¿A qué impuestos puedes tener que hacer frente y quién los va a pagar? Y no te fijes solo en el país de destino, tus envíos tendrán que acoplarse a la legislación de todos los países por los que transite la mercancía.

 

Las dos claves para evitar estos errores: conocimiento de nuestras necesidades y planificación previa.

No usar el packaging apropiado

Son muchos los problemas que pueden darse con el packaging, pero uno de los que más te va a penalizar en el transporte exprés el emplear packagings (o embalajes) demasiado grandes. Los catálogos de las empresas son cada vez más amplios y eso aumenta la cantidad y variedad de tamaños de sus productos. Pero este crecimiento no siempre se corresponde con la adquisición de embalajes par ael transporte que respondan a las diferentes dimensiones. En consecuencia, muchos envíos acaban usando cajas excesivamente grandes.

Además de los problemas de seguridad que esto implica -y que hay que solucionar gastando más en papel burbuja o en otros elementos que eliminen el espacio libre para así reducir el daño por movimiento durante el transporte-, acabaremos pagando por transportar aire, ya que nuestro envío tendrá un peso menor a su tamaño volumétrico, que será por el que te facturen.

Esperar hasta última hora para solicitar el envío

Sabemos que el dentro de tres días vamos a terminar de preparar nuestro producto y que vamos a contratar el envío más urgente posible para enviarlo. Sin embargo, esperamos hasta última hora para avisar a nuestro operador logístico. Los operadores logísticos se basan en tener recursos para poder optimizar tránsitos y atender necesidades, incluidas las inesperadas, pero eso no significa que vayan a tener un vehículo parado esperando a tu mercancía. Cuando más tiempo puedas darle, más fácil será para todos (y es posible que también obtengas mejores costes).

Un buen ejemplo para visualizarlo es el transporte marítimo, en el que se suele trabajar por contenedores. Si avisas con tiempo, será más fácil que tu mercancía entre sin problemas. Si esperas hasta el último minuto, por mucha prisa que tengas es posible que te hayas quedado sin espacio y tengas que esperar hasta el siguiente barco (y la diferencia puede ser de días); algo fatídico para un transporte exprés.

Falta de realismo

Es cierto que en el transporte urgente muchas cosas pueden solucionarse a base de asumir mayores costes. Pagar una furgoneta directa para mover un paquete pequeño es una de esas cosas que todo operador logístico ha vivido debido a las urgencias de algún cliente. Sin embargo, estar dispuestos a pagar más no significa creer que todo es posible.

Por ejemplo, un extracoste nunca suprimirá la obligación de pasar por aduanas ni los retrasos que allí puedan producirse por la retención de la mercancía. Otra cláusula habitual en el transporte es que la entrega se produzca en lugares con acceso por carreteras asfaltadas y puede que tu operador sea inflexible y no te valga con estar dispuesto a pagar más. Como tampoco parece factible encontrar un avión de forma inmediata pese a que accedamos a pagar el sobrecoste del transporte aéreo.

En resumen, vemos que estos errores fundamentales pueden solucionarse en gran medida a través de dos claves: conocimiento de nuestras necesidades y planificación previa.