Muchísimas empresas envían mercancías. Ya sean productos terminados, envíos al cliente final o materiales que aún necesitan seguir siendo trabajados, el volumen de transporte de mercancías a nivel mundial es inmenso. Pero, pese a ser una acción tan cotidiana, en muchas ocasiones se siguen cometiendo fallos básicos que lastran a las empresas.

14 fallos a evitar en el transporte de mercancías

1.- No tener un buen embalaje

Una mercancía mal embalada tiene un gran número de papeletas para llegar en mal estado. Pese a lo obvio de esta afirmación, resulta sorprendente ver la cantidad de material que es embalado de manera deficiente por parte de la empresa remitente. Y no hay excusa para que sea así. Aunque no seas una multinacional, cosas tan sencillas como disponer de papel burbuja, retractilar correctamente un pallet o adquirir cajas de calidad estarán siempre a tu alcance. La alternativa, jugártela a que tus productos lleguen dañados, no es una opción.

2.- No tener en cuenta el peso

Hay dos formas de no tener en cuenta el peso: no conocerlo con exactitud y no tener en cuenta el peso volumétrico. En el primer caso, no pesar nuestra mercancía puede hacer que nos equivoquemos al calcular la tarifa que creemos que nos van a aplicar e incluso a elegir mal entre los diferentes proveedores, ya que tal vez nos hayamos decidido por uno que nos resultaba más conveniente para el peso que creíamos que estábamos manejando.

Por otro lado, el peso volumétrico es el peso que los operadores logísticos asignan a una mercancía debido al espacio físico que esta ocupa, lo cual se suele hacer con los envíos voluminosos pero ligeros. No saber qué relación de kilos por metro cúbico le aplica tu empresa de transporte a tus envíos te dará más de un susto en la factura.

3.- Tener un único modo de envío o elegirlo por defecto

A la gente nos gusta elegir y el transporte de mercancías no es una excepción. Ya sea para enviar o para recibir mercancías, poder escoger entre varias posibilidades de entrega aporta valor al cliente: tránsito exprés o económico, entrega a domicilio o en un punto de conveniencia, permitir elegir la franja horaria… Limitando las opciones de tus clientes estarás limitando a tu empresa.

4.- Pagar por servicios innecesariamente urgentes

Este punto tiene mucho que ver con el anterior, y es que son varias las empresas que usan por defecto el servicio más urgente, independientemente del caso y de la necesidad. A esto se suele unir también la falta de planificación. En vez de contar desde un principio con el tiempo que llevará cada parte del proceso -tramitación del pedido, fabricación, envío-, simplemente se van haciendo las cosas y, cuando llega el transporte de mercancías, se elige “el más rápido” para que llegue cuanto antes. Una buena planificación nos permitirá usar envíos más económicos y, sobre todo, tener la certeza de que estamos en los plazos previstos.

5.- Olvidar las particularidades de la entrega.

¿El lugar de destino dispone de un muelle para descargar nuestros palets? ¿Necesitamos camión con trampilla? ¿Con qué vehículo se puede acceder? ¿Hay restricciones de horario o de otro tipo? No conocer estos detalles puede retrasar la entrega y hacer que tengamos que pagar un sobrecoste -segunda entrega, medios adicionales, despaletización manual…- con el que no contábamos.

6.- No inspeccionar los posibles daños antes de firmar el albarán

Las prisas, la costumbre y la confianza, entre otros, hacen que con frecuencia firmemos el albarán de entrega sin inspeccionar antes si ha llegado en buen estado. Sin embargo, el escaso tiempo que ahorras en no hacer una inspección visual de la mercancía no compensa las dificultades que podrías tener a la hora de reclamar cualquier desperfecto.

7.- Direcciones erróneas o incompletas

Nadie sabe mejor que los operadores logísticos lo frecuente que es este problema. Y las posibilidades son casi infinitas: ausencia de la persona de contacto, de un número de teléfono, omisión del horario de apertura, direcciones escritas a mano y difíciles de descifrar, confundir dirección de entrega y dirección fiscal… Y, de nuevo, esto supondrá retrasos en las entregas y costes adicionales.

8.- Falta de trazabilidad

Perder el rastro de tu mercancía, sea cual sea el tamaño de tu empresa, es algo que no puedes permitirte. Un operador logístico de calidad te facilitará las herramientas para realizar un seguimiento digital y en tiempo real de tu transporte de mercancías. No saber dónde está tu mercancía es un punto negro en tu logística que debes resolver de inmediato.

9.- No usar el transportista adecuado para cada ocasión

El transporte de mercancías es un mundo muy amplio y no todos los operadores logísticos pueden atender de la misma manera a todas las necesidades. Asegúrate de que la empresa de transporte con la que trabajas tiene un buen servicio en lo que necesitas, ya sea paquetería, paletería urgente, servicio de carga completa y grupaje, almacenaje y preparación de pedidos, etc. Si eliges un operador cuyos procesos están diseñados para otro tipo de mercancía o tarea, seguramente obtendrás un peor rendimiento y a un mayor coste. O, mejor aún, busca un operador logístico que pueda darte un buen servicio en todos los campos.

10.- No tener en cuenta la logística inversa

Cuanto tenemos que enviar mercancía es fácil que solo nos preocupemos de que la mercancía llegue al lugar de destino. Sin embargo, no debemos quedarnos ahí. ¿Tienes un buen sistema de devoluciones para tus clientes? ¿Necesitas cuidar o tratar los restos de tu mercancía? ¿Qué procedimientos tienes para recuperar, reparar o reutilizar la mercancía dañada? El transporte de mercancías no siempre acaba con la entrega.

11.- No evaluar si necesitas externalizar

Son muchas las empresas, grandes y pequeñas, que están muy involucradas con su logística, llegando incluso a realizar el propio transporte de mercancías. Esto, por sí mismo, no es malo. Pero sí lo será si no estás analizando el coste que te supone ocuparte de todo este trabajo. ¿Eres capaz de hacerlo mejor de lo que lo haría un proveedor externo especializado? ¿Tienes suficiente volumen para optimizar tus procesos y tus tránsitos? ¿Te haría la vida más sencilla el dedicarte solo a tu negocio?

12.- Despreciar los riesgos

Las cadenas de suministro y el transporte de mercancías están trufados de riesgos. Pero, por raro que parezca, muchas veces no son lo suficientemente tenidos en consideración. No se tiene en cuenta qué pasaría si un proveedor nos fallase, cuánto tiempo tardaríamos en reponer una mercancía si sufriera un siniestro o que ocurriría ante una rotura de stock. Si no tienes una respuesta clara a estas preguntas, seguro que no has analizado a fondo tus riesgos logísticos y cómo prepararte ante ellos.

13.- Pagar por servicios innecesarios

Contratar por defecto el servicio más urgente, como hemos visto antes, no es la única manera de incurrir en costes innecesarios. Es muy habitual que las empresas paguen por servicios adicionales que sus clientes, en realidad, no valoran; lo cual no tiene sentido. Por ejemplo, pagar por una entrega en sábado cuando el destinatario no está o cuando le molesta que se entregue en esa fecha o entregar en apenas una horas cuando el envío no corre prisa.

14.- ‘Adivinar’ los costes o no conocerlos en profundidad

Entender las tarifas de las empresas de transporte con las que trabajamos es innegociable. Muchas veces, por comodidad o por costumbre, las compañías calculan a ojo sus costes, comparándolos con otros envíos anteriores que consideran parecidos, y sin prestarles demasiada atención. Lo que supone un atajo involuntario hacia los errores y los problemas.

Infórmate de cuestiones como el gasto de gasolina -que está incluido en algunas tarifas como precaución ante las fluctuaciones en el precio-, el seguro y otros conceptos adicionales (entrega en zona residencial, necesidades de despaletización…) que pueden hacer que tus costes difieran de lo que tenías en mente.

Cada uno de estos errores se repite a diario a lo largo de las empresas y las cadenas de transporte de todo el mundo. Desde algo tan básico como la preparación de un pallet hasta preguntarte por conceptos como la logística inversa y la gestión de riesgos, corregir estos 14 puntos supondrá una mejora en tu logística.