La preparación de pedidos es un apartado crítico del transporte y la logística. Según diversos estudios, la preparación de pedidos puede llegar a suponer hasta el 65% de los gastos totales del almacén. Por eso, las empresas que preparan envíos deben tener en cuenta los siguientes conceptos básicos para mejorar sus resultados y optimizar los costes necesarios.

Se trata, además, de una necesidad creciente. La preparación de pedidos está ganando importancia por el aumento de referencias en los catálogos de las empresas, por la reducción de stocks -lo que provoca más envíos y, por tanto, más manipulación- y por la disminución en el tamaño de los envíos -que repercute en más labores de picking y menos envíos de palés completos monoreferencia-, fomentado por el auge del ecommerce.

Qué tener en cuenta en la preparación de pedidos

Diseño del almacén

La mejor manera para empezar con buen pie es plantearte qué necesidades tienes y cómo vas a responder a ellas con el diseño de tu almacén. Aquí vas a tener varios objetivos: aprovechar al máximo el espacio disponible, reducir en lo posible la inversión en suelo (pensar en altura, calcular cuánta mercancía y espacio vamos a necesitar, incluyendo el posible crecimiento de la compañía y de los clientes, además de la estacionalidad), asegurarte de que haya suficiente espacio para la movilidad de las personas y de la maquinaria (el uso de apiladoras pueden ayudarte a reducir el espacio necesario entre estanterías) y reservar sitios para las diferentes actividades (consolidación, playa, descarga, etc.).

Los tipos de estanterías es otro apartado fundamental. Estas dependerán del tipo de mercancía que tengas, de sus dimensiones y del número de referencias que manejes. Otros aspectos a considerar son si trabajas bajo parámetros FIFO (la primera mercancía que entra es la primera en salir), LIFO (la última mercancía en entrar es la primera en salir) o si tú o tus clientes trabajáis por lotes, lo cual influye en la manipulación, o si los palés o cajas son multireferencia -a lo que también debe poder adaptarse tu software de gestión-.

Otros factores importantes son:

• Unidad de almacenamiento: Si tu mercancía estará almacenada en palés, en cajas o en unidades sueltas.
• Unidad de picking: es decir, el menor tamaño al que llevamos el picking. En algunos casos nunca se bajará del palé, pero en otros iremos hasta la caja y hasta la unidad.
• Número de líneas y pedidos: cuántos pedidos atendemos al día, cuántas líneas de media tiene un pedido y, por tanto, cuántas líneas tramitamos cada jornada. Estas variables te darán mucha información sobre la complejidad o la sencillez de tu picking y sobre tu productividad.

La división del stock en referencias ABC es una de las tareas que más pueden optimizar tu trabajo

Racionalizar

En el almacén, como en el resto de la logística, racionalizar es sinónimo de éxito. Uno de los apartados más proclives para ser optimizados y racionalizados es el recorrido de los operarios a la hora de realizar el picking. Los sistemas más modernos de almacén crean rutas que minimizan la distancia recorrida. Lo ideal es empezar por el lugar cercano a la ubicación de partida de los operarios de almacén, evitar las marchas atrás y acabar cerca de la zona de destino de la mercancía (habitualmente las áreas de consolidación y/o expedición).

Entre lo más racional que hay en un almacén está la división del stock en referencias ABC. Esto supone clasificar tus referencias según su nivel de rotación, de forma que tengas más a mano las que más se utilizan y más alejadas las que menos movimiento tengan, lo cual te ahorrará metros recorridos.

A la hora de clasificar y decidir cuáles son las ubicaciones de acceso más rápido de tu almacén habrás de valorar (y medir) a partir de qué punto te conviene trabajar en altura en vez de en una posición de suelo más alejada. Ten en cuenta también que este ABC no es inamovible; vigila sus variaciones a lo largo del tiempo y también en periodos específicos -temporadas que tengan más venta de un producto concreto y en las que pase de ser una referencia C a una A-.

Vigilar los costes

Durante la preparación de pedidos hay muchos puntos donde podemos ahorrar costes: ubicación de la mercancía, colocación del sobrante una vez realizado el pedido, tramitación del pedido, labores de embalado necesarias, etiquetado, pesaje, medición, desplazamientos, enrutado (por destino, por transportista, por tipo -palé, paquete, carga completa-), etc.

Si quieres aprovechar todas estas oportunidades de ser más eficiente, el primer paso va a ser medir lo que tardas en cada una de ellas y ver qué errores puedes estar cometiendo. Sin embargo, a veces no se trata de errores, sino de falta de recursos. Es decir, no es necesario que cometas un error para que ir en coche de Madrid a Barcelona sea más lento que hacerlo en avión, simplemente estás usando un método menos rápido.

Los sistemas de gestión de almacén y las ayudas para el picking pueden ser la vía hacia esos ahorros y que no se basan en solucionar cosas que se estén haciendo mal, sino en pasar a hacerlas mejor.

Precisión

Ser exactos es una de las máximas de todo almacén. Y de ese gusto por la exactitud van a venir las bondades de tus procesos. Necesitarás precisión en la información que les llega a los operarios para la preparación de pedidos, así como en la información y las fichas sobre los productos que tenemos almacenados.

Por ejemplo, que un hipotético pedido de 814 unidades de una referencia concreta indique al operario cuántos palés, cajas, paquetes y unidades componen esas 814 unidades solicitadas. Para ello deberás tener en tu sistema los datos de las unidades por paquete, los paquetes por caja y las cajas por cada palé de cada referencia que albergues en tu almacén.

La precisión del stock también es clave. Es decir, que lo que tu sistema de gestión digital indica que hay en tu almacén coincida con lo que hay físicamente. Para saber cuál es tu precisión puedes efectuar chequeos aleatorios, además de registrar todos los desajustes que vayan detectando durante tu día a día.

Mejorar el picking

En el picking las herramientas tecnológicas van a marcar la diferencia en muchos casos. El picking asistido es una gran ayuda para los operarios y, aunque el nivel de automatización puede llegar a extremos muy caros que no son asumibles -ni rentables- para todas las empresas, las versiones más sencillas ya van a suponer un salto de calidad.

Desde el momento en que el operario recibe el pedido, el sistema debe informarle de si este puede realizarse total o parcialmente. Hay empresas en las que se impedirá dar por terminado un pedido de manera parcial, mientras que otras sí lo aceptan. Es el caso, por ejemplo, de las compras en ecommerce en las que te avisan de que una parte del pedido puede salir ya pero que tendrás que esperar al resto. Todo esto ha de ir acompañado de un sistema que vaya registrando y actualizando cómo vamos completando el pedido, indique al operario a dónde debe ir y, a ser posible, diseñe un recorrido inteligente.

Un apartado en el que existen discrepancias es en la revisión de pedidos. Mientras que hay empresas que optan por realizar muestreos aleatorios de pedidos para comprobar que se realizan correctamente, otras consideran que el coste de estas revisiones está mejor empleado y da más resultados si se utiliza en mejorar el picking en lugar de en revisarlo a posteriori.

En cualquier caso, dejando este debate aparte, es importante evitar las dobles manipulaciones. Es decir, que alguien distinto a la persona que tiene que cargar la mercancía en los vehículos vuelva a manipular el pedido.

Las posibilidades para optimizar el picking son muy grandes. Para reducir el número de tránsitos puedes estudiar si te resulta más conveniente esperar a que haya varios pedidos pendientes y que el operario pueda ir completando varios a la vez. Esto hará que no repita visitas a la misma posición en espacios cortos de tiempo, lo cual resulta ineficiente.

Incluso puedes tratar de “forzar” estas eficiencias. Puedes hacerlo, por ejemplo, ofreciendo descuentos por volumen en algunas referencias, ya que aumentarás el número de unidades vendidas por cada desplazamiento del operario.

Antes hemos comentado que es deseable que el operario no tenga que dar marcha atrás en su recorrido. Sin embargo, este factor no es el único a tener en cuenta. El peso y las posibilidades de remontar mercancía son otro aspecto muy relevante al elaborar pedidos. Si estamos completando un palé, en la base deberán estar los ítems más pesados y voluminosos, mientras que arriba estarán los más pequeños y ligeros. Este aspecto también puede influir en tu forma de ordenar las referencias en el almacén.

Los desplazamientos pueden suponer el 50% del tiempo total de la preparación del pedido

Fases de la preparación de pedidos

Aunque cuando hablamos de preparación de pedidos pensamos directamente en el operario cogiendo mercancía, la preparación de pedidos tiene procesos previos y posteriores a ese momento, y es muy importante saber cuidarlos:

Preparación previa

La preparación de un pedido comienza incluso antes de su solicitud. En primer lugar, debes contar con las herramientas y los recursos necesarios para realizarlo. Software, el tipo de carretillas adecuado para tu caso (recogepedidos, retráctil, apiladora…), aparatos de picking asistido (por voz, por luz, etc.), zonas destinadas y delimitadas para cada tarea, materiales para el embalaje, para el etiquetaje, etc.

Desplazamientos

Este apartado, junto al propio picking, es uno de los que más posibilidades ofrecen de cara a la optimización, ya que puede ocupar hasta el 50% del tiempo total. Aquí podemos distinguir entre dos tipos de desplazamientos: los que se ejecutan desde las diferentes zonas hasta el lugar de picking y, por otro lado, los que se realizan entre los diferentes productos del picking. En el primer caso, un diseño racional del almacén y sus zonas te ayudará a mejorar tus ratios. A la hora de mejorar los recorridos del picking propiamente dicho, los software de ayuda al picking serán un gran aliado.

Picking

En este apartado entran en juego la precisión en el picking (que se coja la referencia y la cantidad correcta) y todo lo que hacemos para que este sea más fácil y, a la vez, dé mejores resultados: elegir los tipos de estanterías correctos, acertar con la distribución ABC y la ubicación de materiales, etc.

También hay que incluir aquí la devolución del producto a su ubicación, de forma que no se produzcan desperfectos, no se produzcan errores y la mercancía acabe en un lugar equivocado (en otro palé, caja o referencia distinta) ni se dificulte la labor del siguiente operario que acuda a ese punto.

Por último, queda el proceso en el que el operario ha de colocar la mercancía dentro del soporte en el que viajará durante el resto del proceso. Puede ser una caja, un palé, sobre la misma carretilla, etc. Pero es necesario establecer las indicaciones de cómo debe hacerse.

Conclusión del pedido

Una vez recogidos los materiales aún nos queda pendiente la labor de embalaje y acondicionado final, en la que dejaremos la mercancía tal y como viajará. Es importante hacerlo en una zona específica para ello, para que no se realice en cualquier lugar del almacén y dificulte otras operaciones. También habremos de medirlo y pesarlo, y no solo para tener registrados esos datos sino porque en algunos casos la elección del proveedor logístico puede variar dependiendo de los kilos y los centímetros.

En el etiquetaje es importante diferenciar dos partes: el packing list, en el que se especifica el contenido de la mercancía y está destinado al receptor, y el etiquetaje identificativo (que sirve para diferenciar qué pedido es, el proveedor de transporte que va a hacerse cargo de él, los datos de envío, etc.).

Ya solo te queda llevarlo hasta la zona de expedición, donde como ya hemos visto se clasificará por tipo de bulto (palés, cajas…), por destino, por transportista… de cara a su salida final. Todo lo que hayas conseguido optimizar durante todo el proceso de la preparación de pedidos serán ahorros para tu empresa.