La logística es una ciencia multidisciplinar. Engloba muchas actividades, departamentos muy variados, diferentes profesionales y suele implicar a varias compañías a lo largo de su recorrido. Pero su diversidad no acaba aquí. Si hablamos de las funciones de la logística, de lo que trata de lograr con su actividad, el abanico se sigue ampliando cada vez más.

Para ayudar a comprender este rango de funciones de la logística las hemos dividido en actividades, en tareas y en objetivos (los cuáles veremos en el próximo artículo).

Cuáles son las funciones de la Logística

Actividades

Transporte: el transporte es la parte en la que la mercancía, ya cargada sobre los vehículos, transita desde su origen a su destino. Aunque resumido así pueda parecer fácil, aquí englobamos desde la entrega de un sobre a unos pocos cientos de metros hasta llevar un contenedor al otro extremo del planeta.

Almacenaje: nos encontramos en el punto opuesto al transporte. El almacenaje es la actividad de la custodia de la mercancía a la espera de ser utilizada. También suele incluirse aquí la logística de aprovisionamiento, que se encarga de cómo nos llega la mercancía que hemos de tratar (ya sea almacenando, manipulando, expidiendo nuevamente, etc.).

Gestión de inventario: la gestión de inventario completa el trabajo realizado por el almacenaje. La gestión de inventarios monitoriza las existencias que tenemos, la forma en las que son repuestas, los avisos para la reposición de stock, etc. Es uno de los segmentos en los que se pueden producir más ahorros en costes, aunque a menudo no se le preste la suficiente atención.

Preparación de pedidos: esta actividad ocupa desde la recepción del pedido hasta su puesta a disposición del transporte. Entre sus responsabilidades: tramitación del pedido, picking, packing, acondicionamiento de la carga y el estudio sobre la automatización de los procesos y de los sistemas empleados.

Logística Inversa: La logística inversa es la protagonista en el último tramo de la logística. Ya sean devoluciones antes o después de que la mercancía haya llegado hasta su destinatario, la logística inversa ha de recuperar el material y/o sus posibles residuos y llevarlo de vuelta hasta un punto en el que se pueda reacondicionar o desechar.

Subcontratación: es frecuente infravalorar las labores de subcontratación. Al no ser nosotros los encargados directos de la actividad se tiene tendencia a restarle importancia, darla por cumplida o a no llevar un control sobre los procesos subcontratados. Sin embargo, el 95% de las empresas subcontratan alguna actividad de la logística, lo que deja a las claras la gran importancia que tiene este apartado.

Hacer que todo fluya y tenga sentido podría ser el lema de la logística

Tareas

Como hemos visto, las actividades en cierta manera son la descripción más operativa de lo que sucede en la actividad logísitica. La parte visible del iceberg, por decirlo así. Con las tareas vamos a elevar un poco el punto de vista y dirigirnos a objetivos más estratégicos, que a menudo comprenden varias de las actividades anteriores.

Racionalizar flujos

Hacer que todo fluya y tenga sentido podría ser el lema para la logística. Pulir ineficiencias, encontrar los caminos más cortos y seguros para las mercancías y para la información, evitar duplicidades en el trabajo, crear sinergias internas o externas… Todo lo que haga que una logística sea más “racional” está en el núcleo de las tareas de la logística.

Coordinar procesos y recursos

Un simil habitual en la logística es el del director de orquesta. Ya hemos hecho hincapié en la gran variedad de actividades, departamentos (marketing, contabilidad, comercial…) y profesionales que intervienen en la logística, por lo que ser capaces de poner a todos a trabajar en una misma dirección es un paso de gigante para las funciones de la logística.

El diseño de procesos -cómo hacemos las cosas- y cómo estos se entrelazan paso a paso es lo que permite evitar cuellos de botella y atascos en nuestra logística. La diferencia entre una logística coordinada y otra descoordinada es la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Simplificar y lidiar con la complejidad

Aquí encontramos dos funciones de la logística similares pero no idénticas. Simplificar consiste en hacer más sencillo aquello que es innecesariamente complejo. Optimizar la ubicación de las mercancías en el almacén, dotar de herramientas para la preparación de pedidos, eliminar intermediarios que no aporten valor y errores a la hora de compartir información, etc.

Por el otro lado, lidiar con la complejidad supone admitir la existencia de procesos que por su propia naturaleza tienen un elevado nivel de dificultad. Esto es una realidad creciente para la logística de la actualidad, que se ve envuelta en un entorno cada vez más exigente: plazos más breves, distancias más largas, mayor número de proveedores, catálogos con más referencias, reducción de stocks, más fuentes de información… ¿Vamos a ser capaces de desarrollar procesos, herramientas y equipos de trabajo que sean capaces de convivir y trabajar en estos entornos complejos?

Planificar

Logista precavido vale por dos. La planificación es fundamental y su importancia no para de crecer. La logística debe trazar un plan maestro en el que ajuste sus necesidades con sus recursos disponibles. ¿Cuál va a ser mi demanda? ¿Cuántos envíos voy a tener que preparar? ¿Cuándo voy a tener todo lo necesario para prepararlos? ¿Cuánto pesan y ocupan esos envíos? ¿Cuánto voy a tardar en prepararlos y qué coste me supone hacerlo? ¿Cuánto tardaré en entregarlos? ¿Qué pasará si al entregarlos hay defectos y cuánto tiempo tengo para solventarlo? ¿Cuál va a ser el tiempo total que pase desde que haya recibido el pedido hasta que termine su entrega?

La planificación de la demanda, por sí misma, ya demanda el trabajo conjunto de muchos departamentos (ventas, marketing, logística, etc.), lo que da una idea de la complejidad de esta. Sin embargo, pese a todas estas preguntas y dificultades, una logística realmente planificada podrá darles respuesta.

Hasta aquí hemos repasado el “qué” de la logística. En nuestro próximo artículo abordaremos el “por qué”, los objetivos por los cuáles se realiza y las metas que pretende alcanzar una vez se han hecho realidad sus actividades y sus tareas. Veremos cobrar protagonismo al cliente, a sus necesidades y a sus nuevas demandas -como en la política medio ambiental– y cómo la logística le ayuda a que su negocio destaque frente a su competencia.