Cuando la cantidad de demanda y la cantidad de suministro difieren, los problemas están a punto de llegar. Las tiendas físicas no pueden vender aquello que no tienen en sus estanterías y los almacenes se desbordan cuando tenemos demasiado suministro y muy poca demanda. En cualquier de los dos casos, nos enfrentamos a escenarios en los que las pérdidas de ventas, los extra costes y las ineficiencias van a lastrar los resultados de nuestra compañía.

¿Cuáles son los culpable de que esto suceda? ¿A qué se debe esta problemática?

Cómo equilibrar demanda y suministro

Para comprender qué podemos hacer para equilibrar la demanda y el suministro, el primer paso es buscar los posibles orígenes de este desequilibrio.

Lead-time vs ciclo de pedido del cliente

El lead-time es la cantidad de tiempo total que transcurre desde que se inicia el proceso de producción de un pedido hasta que se realiza la entrega de este al destinatario. Podemos dividir al lead-time en tres grandes fases: aprovisionamiento (conseguir los materiales y recursos necesarios para la fabricación), manufactura (la elaboración de estos materiales hasta llegar al producto terminado) y distribución (la puesta del objeto en las manos del cliente).

La suma del tiempo empleado en estas tres fases es, como hemos dicho, el lead-time. ¿Dónde aparece entonces el desajuste entre suministro y demanda? El problema surge al comparar el lead-time con el ciclo de pedido del cliente.

Este ciclo de pedido es la cantidad máxima de tiempo que el cliente está dispuesto a esperar desde que realiza la petición de compra hasta que se satisface su pedido. Esta cantidad varía enormemente atendiendo a la naturaleza del pedido, del sector, de si el comprador es un particular o un negocio, etc. Puede ir desde la necesidad de que el producto esté disponible instantáneamente -cuando compramos en el supermercado- a apenas horas o hasta semanas y meses.

Por lo tanto, podemos tener un lead-time que sea superior al ciclo de pedido de nuestro cliente. Es decir, si tardamos una semana en completar todo el proceso de fabricación y entrega del producto, pero nuestro cliente solo está dispuesto a esperar un día desde que nos lo pide, estaremos obligados a encontrar la manera de cerrar esta diferencia.

“La compañía que logre un perfecto ajuste entre el lead-time logístico y el ciclo de pedido del cliente no tendrá necesidades ni de predicciones de la demanda ni de inventarios”, sostiene Martin Christopher, profesor de logística y autor, en su libro “Logistics and Supply Chain Management”.

Sin embargo, esta adecuación exacta la mayoría de las veces no va a ser posible. Por ejemplo, en el caso de los supermercados. Aquí podemos considerar dos puntos diferentes para el ciclo de compra: la petición de mercancía por parte del supermercado a su proveedor o la compra en el punto de venta por el consumidor. En el último caso, al ser instantánea la necesidad de compra -si no es así tendríamos una rotura de stock-, está claro que deberemos contar con un inventario para poder ir satisfaciendo estas peticiones según se vayan produciendo. En el primero, el supermercado necesita tener una previsión de la demanda para saber cada cuánto tiempo necesita hacer sus pedidos y en qué cantidades. Y en ese cálculo es donde pueden venir los errores.

La compañía que logre un perfecto ajuste entre el lead-time logístico y el ciclo de pedido del cliente no tendrá necesidades ni de predicciones de la demanda ni de inventario

Cómo reducir la diferencia con el lead-time

La frase de Martin Christopher ya avanza dos de los recursos más habituales para eliminar esta distancia entre lead-time y ciclo del consumidor: la predicción de la demanda y el uso de los inventarios.

Si volvemos a la definición de lead-time (aprovisionamiento + fabricación + distribución), vemos que tanto en el aprovisionamiento como en la distribución podemos hacer uso de los inventarios. La fase de aprovisionamiento la podemos reducir y hasta eliminar si logramos que al recibir un pedido tengamos la mayor cantidad posible de materiales para comenzar a realizarlo. Por el contrario, si solo nos aprovisionamos a partir del pedido tendremos que sumarle a nuestro lead-time todo el tiempo que tardemos en poder disponer de los materiales.

En el extremo final de la distribución, el inventario nos va a dar un margen de maniobra -que será mayor cuanta más cantidad de inventario estemos dispuestos a tener-. Y junto a la demanda, nos permitirá manipular el tiempo de lead-time.  Si contamos con producto terminado, podremos abastecer demandas urgentes ahorrándonos el tiempo del aprovisionamiento y la fabricación y limitándonos al de la distribución. Además, el inventario nos facilitará ese margen de seguridad para las variaciones imprevistas de la demanda o en nuestros errores al calcularla.

Desafortunadamente, estas dos soluciones tienen sus desventajas. Los inventarios son una gran fuente de costes: espacio, instalaciones, maquinaria, personas dedicadas a gestionarlos, una inversión económica en productos que no se rentabilizan hasta su venta, etc. Mientras que la predicción de la demanda es una tarea compleja y muy difícil de afinar donde son frecuentes los errores, de forma que a veces se invierte en ella pero se conservan gran parte de los inventarios que se usaban previamente debido a la falta de confianza en la predicción. Además de los casos de necesidad inmediata de la mercancía, en los que es prácticamente obligatorio tener alguna cantidad de inventario, aunque se trate de que sea lo más pequeña posible.

Para solventar estos inconvenientes se está trabajando en el concepto de visibilidad de la demanda. En lograr un sistema que registre la demanda en tiempo real y sea capaz de compartir esa información con todos los elementos involucrados en la cadena de suministro. Esto permitiría tanto modificar las predicciones de la demanda-a la luz de los nuevos datos- como adelantar las reposiciones cuando fuera necesario, lo que supondría contar con más tiempo para entregar el producto (y, por tanto, menos presión para nuestro lead-time).

Hoy nos hemos centrado en cómo reducir el lead-time para tratar de acercarlo al ciclo de pedido del cliente, que es uno de los motivos de la tensión entre demanda y suministro. Sin embargo, nos falta el proceso inverso: modificar el ciclo de pedido y acomodarlo a la capacidad de suministro, que será el tema de nuestro próximo artículo. Una herramienta que también es muy útil en la dura pelea por equilibrar demanda y suministro.