El 95% de las empresas del Fortune 500 trabajan con algún operador logístico externo. Por eso, el hecho de tener que trabajar con alguna empresa de transporte es, con diferencia, lo más habitual para aquellas compañías que de una u otra forma necesitan mover materiales y mercancías.

Y si queremos que nuestra cadena de suministro funcione, vamos a necesitar que también lo haga nuestra relación con la empresa de transporte. La buena noticia es que si partes de unas sencillas normas todo será más fácil de lo que probablemente creas (o de lo que estás habituado). Sin embargo, comenzar una relación con una empresa de transporte y no trabajar para pulirla y afinarla desde el primer momento puede darte muchos quebraderos de cabeza en el futuro.

8 aspectos que necesitas trabajar con tu empresa de transporte

1.- Comunicación

Establecer los canales de comunicación adecuados es vital para el futuro de tu relación con la empresa de transporte, y lo será aún más cuanto más grande sea tu compañía. ¿Cuáles son las personas de contacto? ¿Qué personas o departamentos han de hablar entre sí? ¿Qué procesos ha de gestionar cada departamento (recogidas, cobros, incidencias, previsiones, preparación de campañas…)? ¿Compartimos realmente toda la información sensible con nuestro socio logístico o no lo hacemos, ya sea por motivos tecnológicos o de falta de confianza?

Puede parecer algo muy obvio, pero en la práctica no tener definidos estos aspectos de la comunicación lleva a ineficiencias y errores en la información, los cuales pueden desencadenar errores en el servicio.

2.- Expectativas

Aunque el portafolio de servicios de una empresa de transporte pueda resumirse de manera breve en una presentación comercial, es necesario bajar al detalle sobre los servicios antes de cerrar un acuerdo. Asuntos como determinar los posibles desvíos en los plazos de entrega (cuánto desvío, a partir de qué punto se podrían establecer compensaciones económicas, qué salvedades hay a los plazos de entrega estándar…), los costes de los servicios adicionales, los tipos de mercancía que se pueden y que no se pueden transportar, los plazos necesarios para la solicitud de servicios, la forma en la que se entregará la información necesaria, etc.

Cuando cliente y empresa de transporte se mueven en la misma página en todos estos aspectos las cosas son mucho más fáciles.

3.- Previsión

La previsión es un concepto crítico a lo largo de toda la cadena de suministro. Trabajar junto a nuestra empresa de transporte puede hacer que lo que antes era caos e improvisación ahora se convierta en procesos establecidos y predecibles. Incluso nuestra empresa de transporte puede ayudarnos en nuestras previsiones, usando métricas de almacén, datos de años anteriores, etc.

Ya hemos comentado que la comunicación es fundamental en la relación operador logístico-cliente, y en este punto lo va a ser especialmente. Las compañías a veces no dan información a su empresa de transporte por diferentes causas: no son capaces de reunir y anticipar esa información, no quieren adelantarla por miedo a posibles fugas de información (que se conozcan las cantidades de un producto que está moviendo una empresa, por ejemplo), o por otros motivos.

Esto nos impedirá llevar a cabo una auténtica labor de previsión: cuántos materiales moveremos, en qué fechas lo haremos, cuáles serán nuestros destinos, qué fechas de entrega tenemos para cada uno de estos envíos, qué medios vamos a necesitar para realizar todo el operativo, etc. De esta forma, en vez de una previsión que engrase toda nuestra operativa, tendremos una relación conflictiva con la empresa de transporte.

«Hacer que en vez de trabajar enfrentados a nuestros proveedores lo hagamos a su lado»

4.- Enfoque win-win

Pocos términos se han hecho más reiterativos en el mundo empresarial que la expresión win-win (ganar-ganar). Sin embargo, enfocar de esta manera la relación con la empresa de transporte es un cambio de paradigma que puede darnos grandes beneficios. Si nuestro trato con el operador logísticos responde a la anticuada teoría de que a los proveedores debemos apretarles las tuercas en nuestro beneficio, nos estaremos perdiendo un mundo de opciones.

Dar un giro de 180 grados hace que en vez de trabajar enfrentados a nuestros proveedores lo hagamos a su lado, empujando en la misma dirección. Entonces, en vez de tratar de que nuestros beneficios en la relación salgan de la parte del pastel que le quitamos a nuestro proveedor, lo que conseguiremos es descubrir todo lo que podemos conseguir gracias a que la empresa de transporte comprenda nuestras necesidades, pueda tener margen para aportarnos valor y, en definitiva, nos dé un mejor servicio.

5.- Visibilidad de la cadena de suministro

Lograr una visibilidad real en la cadena de suministro es otro apartado que ayudará enormemente en tu relación con la empresa de transporte. La presión por saber en cada momento dónde está la mercancía es cada vez mayor para todas las compañías y no lograrlo es una fuente constante de posibles incidencias. La integración de los sistemas informáticos del cliente y de la empresa de transporte es vital para que no se pierda esta trazabilidad. Lograrlo hará que se reduzcan las llamadas innecesarias, que aumente la satisfacción en la relación y que el cliente original y el cliente final estén más satisfechos.

6.- Entendiendo los costes y los sobrecostes

Pocas cosas pueden enturbiar más una relación profesional que recibir una factura y no comprender por qué se nos ha cobrado algo. En este aspecto, tanto cliente como empresa de transporte a veces no hacen los deberes correctamente, unos a la hora de explicar qué costes pueden aparecer y otros a la hora de tratar de comprenderlos cuando son explicados.

En el transporte, muchos de los servicios están bastante estandarizados y puede ser sencillo saber su coste exacto con un vistazo a la tarifa. Sin embargo, hay muchos aspectos en los que pueden entrar la letra pequeña: servicios adicionales (despaletizaciones, entregas en fines de semana…), si se cobra el mismo precio por un palé americano que por uno europeo, el cálculo del peso volumétrico, la repercusión de la gasolina o de la variación de sus precios, seguros especiales, etc.

7.- Seguridad

Cómo es de frágil nuestra mercancía y qué vamos a hacer para cuidarla es un tema vital. Pero, por increíble que parezca, incluso en los casos en los que las mercancías son delicadas, el tema a veces no pasa de un papel secundario durante las negociaciones.  Y solo toma protagonismo cuando ya hemos llegado a las operaciones, por lo que los problemas no tardan también en aparecer.

La seguridad de un envío no depende exclusivamente de la operativa habitual. Es decir, de cómo se transporta y el cuidado que hay durante las cargas, descargas, entregas, removidos, etc. Para la seguridad es muy importante la preparación del palé: retractilado, colocación de la mercancía, papeles antideslizantes u otros dispositivos para proteger la mercancía (como las cantoneras para los bordes, que además añaden fijación).

Establecer todos estos detalles a priori -y el coste- puede ahorrarnos muchos problemas mañana.

8.- Fijar objetivos y métricas

Imagina que llevas ya un año trabajando con tu nueva empresa de transporte. ¿Cómo sabes si lo están haciendo bien o mal? La respuesta es sencilla: mediante indicadores de rendimiento. Una vez más, establecer de antemano lo que vais a medir -plazos de entrega, pérdidas, roturas…- y cuáles son los objetivos a cumplir va a ser crítico. Así tendréis un campo común y conocido en el cuál podréis valorar de forma objetiva si estáis alcanzado lo que os habíais propuesto.

Esta objetividad a la hora de medir los resultados también beneficiará a vuestra relación y os permitirá saber dónde están los puntos de mejora, además de no depender de incidencias aisladas -o de última hora, las cuales pueden alterar de manera ficticia la percepción de la calidad recibida al ser las que tenemos más recientes-.

Pocas cosas facilitarán más la comunicación y harán que tu trabajo con la empresa de transporte sea más eficiente que el tener unos objetivos mutuos en los resultados a conseguir.

Si consigues trabajar estos aspectos la relación con tu empresa de transporte dará un giro radical y empezarás a jugar en el mismo equipo, en vez de enfrentados. Tu operador logístico debe ser tu mejor aliado. Si es un impedimento, es que algo está fallando en vuestra relación.

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