Alcanzar el 99% de efectividad en la preparación de pedidos es, prácticamente, una utopía; paradojalmente, es justamente este índice el que buscan alcanzar las áreas logísticas en sus centros de distribución, incorporando –para ello- tecnologías de alta vanguardia que viene a eficientar dichos procesos. Pero, entre tantas opciones ¿cómo se puede elegir la solución adecuada?…el reto es elegir objetivamente.

El grado de efectividad que se alcance en el proceso de Picking es, sin duda, un factor determinante al momento de evaluar el éxito de la operación logística y al mismo tiempo una de las actividades más críticas dentro de la cadena logística de una empresa. Pensémoslo así: Si el pedido no cumple el estándar de perfección todos los procesos anteriores y posteriores al mismo se ven afectados inevitablemente; ello sin contar que el objetivo final del proceso logístico: “la entrega en tiempo y forma de un producto” no se cumple, hecho que repercute negativamente en la relación cliente-empresa.

Además, es por todos sabido que el picking es uno de los procesos que consume más tiempo al interior del CD, representando, a su vez, buena parte del costo operativo general. No es de extrañar entonces que la mejora constante sea una premisa en lo que se refiere al diseño y desarrollo del mismo. El Picking es por definición un proceso perfectible y siempre desafiante.

RETOS FUTUROS Y PRESENTES DEL PICKING

Como se ha descrito, los profesionales logísticos que operan en los Centros de Distribución enfrentan constantes desafíos para reducir el costo de la operación, mejorar la productividad y aumentar la exactitud mientras reducen globalmente los costos operativos. En este esquema, el Picking es una de las operaciones que mayormente inciden en los costos de operación de un almacén y su correcta ejecución –por consiguiente- generará eficiencia de costos. Este es el principal reto a enfrentar y los factores más determinantes para el éxito es la implementación tecnológica y el capital humano.

En términos cuantitativos, tenemos que la preparación de pedidos puede absorber entre casi el 40% y el 60% del presupuesto de mano de obra directa en un CD. Como consecuencia, una herramienta tecnológica que facilite esta labor provee la habilidad de reaccionar positivamente frente a cambios en la preparación de pedidos generando indicadores económicos cruciales de costos y productividad. No obstante, aun el CD más automatizado está bajo la dependencia de sus operadores para que trabaje eficazmente y con exactitud.

En este escenario, para la mayoría de las compañías, la alta rotación de empleados en el Centro es una realidad. Constantemente se generan costos adicionales para contratar y entrenar a los empleados nuevos y, a menudo, la exactitud y productividad sufren por esto; y finalmente el cliente sufrirá las consecuencias. Si se tienen bajo control ambos factores, tecnología y capital humano, lo tercero será el control de los procesos.

Además, existe otro factor que genera dificultades en el proceso de preparación de pedidos: los tipos de canales. En el esquema multicanal que existe actualmente, los grandes retailers comercializan sus productos a través de diferentes canales de venta, ya sea una tienda virtual o física. La característica principal de esta combinación es que no realizan los mismos tipos de pedidos a cada cliente ni en las mismas cantidades. Por eso, no es extraño que actualmente un solo CD tenga que realizar operaciones de picking de tres o cuatro formas diferentes.

Para adoptar esta nueva forma de trabajar y proporcionar a los almacenes soluciones más innovadoras de preparación de pedidos, la primera opción de muchos minoristas es renovar su sistema de gestión de almacenes (WMS). Esta solución puede resultar costosa y lenta. Además, en la mayoría de los casos, en cuanto se logra implantar y poner en marcha la nueva tecnología, ya se necesita pensar en nuevas soluciones, ya sea picking por voz, pick to light o inteligencia artificial. Como se ve, nada está dicho en esta materia.

¿Cómo elegir, entonces, el mejor diseño operativo e implementación tecnológica para ejecutar un proceso de Picking eficiente en nuestro CD? Lo primero siempre será hacer las preguntas correctas al momento de definir nuestras necesidades (y la de los clientes), sólo así podremos saber si un sistema de Picking por Voz, por Luz u otra opción es la que mejor se incorpora a nuestra operación y, por consiguiente, entrega las eficiencias esperadas.

DE LAS TENDENCIAS TECNOLÓGICAS Y MÁS…

Hoy por hoy, el mercado tecnológico en torno a la administración de almacenes y las operaciones de picking –específicamente- es variado y se orienta a dar respuestas a las necesidades específicas de las empresas de los más diversos sectores y con los más diversos productos. Si bien se debe considerar que existen múltiples herramientas que pretenden agilizar, optimizar y hacer eficientes los procesos de picking de cada compañía, cabe recalcar que no existe un sistema universal ni fórmula mágica, ya que cada caso se debe analizar de forma personalizada. De poco sirven las herramientas sino se cuenta con un sistema de gestión que coordine los movimientos de forma correcta.

La tendencia mundial en logística como en otras áreas apunta hacia la automatización de los procesos, el picking no es la excepción. En esta línea, debemos destacar tres tecnologías en particular: Pick to light, voice picking y lectores manuales (Scanners). Cada una de ellas tiene sus ventajas y sus desventajas; y cada una constituye la solución adecuada para un determinado caso y contexto operacional, sin perjuicio de que puedan aplicarse –en un mismo CD- dos y hasta tres de estos sistemas.

Por otra parte, las evidentes diferencias y múltiples características de cada tecnología implican que, antes de ser implementadas, se deba llevar a cabo una evaluación de ciertos factores, tales como: la productividad de Picking en áreas de alta densidad; libertad en el uso de las manos por parte de los operadores, habilidad para encontrar las posiciones, la capacidad de proveer información o la disminución de los errores de “pickeo”. Es ante éstos y otros parámetros que las tecnologías comienzan a marcar sus diferencias y utilidades específicas.

Si se tiene en cuenta que la implementación tecnológica es, en sí misma, la vía para alcanzar mayores niveles de eficiencia en los procesos de Preparación de Pedidos; merece la pena recapacitar acerca de las características y ventajas de las actuales soluciones que el mercado ofrece para este proceso. Veamos:

Pick by Scan: Consiste en un método de preparación de pedidos bastante extendido, en el que los datos de los pedidos del sistema de ERP se envían a los dispositivos de registro de datos móviles, a través de la función de escaneo. Esta solución implica que los operarios escanean los artículos a agrupar, luego toman la cantidad indicada en el terminal móvil y confirman el proceso mediante la entrada de datos en el teclado.

Entre las ventajas que integra este tipo de soluciones se encuentran: el rápido procesamiento de la información y sin errores. Además, en este sistema no se requiere elaboración posterior manual de los datos. Gracias a la conexión directa al sistema de gestión de almacenes se realiza el seguimiento del estado actual de la preparación de pedidos y la gestión estratégica y optimización del orden de sucesión en la elaboración de los pedidos.

Pick by Light. Este método indica a los operarios, mediante señales luminosas, dónde se encuentra el artículo a agrupar dentro del almacén, o bien, en la zona de preparación de pedidos. Mediante una tecla de confirmación directamente desde el estante o con la entrada en el terminal móvil se realiza la confirmación del registro así como la notificación al software. ¿Qué ventajas presenta este sistema? Algunos de ellos son: la obtención de un elevado índice de picking (más volumen) gracias a tiempos de búsqueda más reducidos; que la modificación del stock se notifica de inmediato al sistema de gestión de almacenes y el hecho de que aquellos errores en la preparación de pedidos como artículos omitidos o bien que no están correctamente agrupados están prácticamente excluidos.

Pick to Light. Este método resulta muy interesante sobre todo para empresas con numerosas filiales. Aquí los pedidos entrantes en el CSB-System se comunican a los displays ubicados en la preparación de pedidos. Los operarios, cuyos artículos a agrupar se representan mediante diferentes colores en los displays, asignan los artículos pedidos a los displays, y por tanto a las filiales. Un pedido acabado se confirma, por ejemplo, en los denominados CSB-Racks, actualizándose las cantidades en el pedido. Entre las ventajas que presenta este sistema se cuentan: el manejo intuitivo y la liberación de las manos del operario; un elevado índice de picking a la vez que una tasa de error más reducida; el control automático de stocks mediante la función de inventario; entre otras.

Pick by Voice. En estos sistemas, el picking se realiza por voz y es de fácil manejo para el usuario. Los datos de los pedidos de los clientes del CSB-System se transforman en voz, recibiendo los operarios la orden respectiva mediante transmisión electrónica de voz en sus auriculares. Este método hace posible procesos seguros y sin errores. Gracias al uso de auriculares los operarios de la preparación de pedidos tienen las manos libres para llevar a cabo actividades esenciales, lo que les permite reaccionar de una forma más rápida y flexible. Este método alivia incluso la vista de los trabajadores. La confirmación del proceso de picking se realiza también por voz.

El fácil manejo para el operario, menores tiempos de iniciación, elevados índices de picking a la vez que una tasa de error más reducida son algunas de las ventajas que ofrece el Picking por Voz.

Pick by Vision.  Esta nueva técnica, en la que a los operarios se les transmite los datos de los pedidos mediante las denominadas gafas de datos, ofrece numerosas ventajas, especialmente en el caso de una alta densidad de picking, ya sea en el almacén de estanterías elevadas o bien en el picking a nivel del suelo. Según algunos analistas, los actuales ejemplos prácticos muestran un ahorro de tiempo de alrededor del 18% tras la implementación de esta tecnología. Por cierto, la tasa de error de ésta es muy baja.

Ahora bien, entre las ventajas que ofrece este sistema se cuentan: una elevada velocidad y rendimiento de picking; la reducción de errores de picking y con ello una elevada calidad en la preparación de pedidos; ergonomía para los operarios en los procesos.

PARA NO OLVIDAR…

Ya sea que elija uno u otro sistema de Picking, lo realmente relevantes es considerar que cada operación es única en su tipo, por lo cual una solución puede ser apropiada para una operación, mientras que para otra puede resultar un completo desastre. Así, al momento de evaluar cualquier solución tecnológica es importante realizar previamente un análisis a fondo de las necesidades actuales y futuras de su organización.

Lo cierto es que la elección de un sistema de picking eficiente no es una tarea fácil de abordar. No olvidemos que, si bien la implementación de ciertas tecnologías nos puede resultar atractiva en una primera instancia, pueden –a partir del análisis consiente- generar nefastas repercusiones a todo el proceso logístico.

Así, la implementación de uno u otro sistema de Picking con miras a lograr el “pedido perfecto” requiere la reflexión objetiva de las necesidades logísticas de la Compañía con miras a cumplir la promesa fundamental de la cadena de suministro: la entrega en tiempo y forma del producto al cliente.