Frente a las nuevas exigencias de los clientes y el mercado, en general, hoy más que nunca las empresas necesitan tener mayor control y visibilidad total de los procesos de su cadena de suministro, para lo cual, la incorporación de nuevas tecnologías es un paso obligado. Ejemplo de ello es el factor transporte, el que –sin duda- se alza como uno de los eslabones más complejos de la Cadena.

De ahí que las empresas siempre estén tratando de encontrar la mejor forma de reforzarlo. En este sentido, los Sistemas de Administración del Transporte o TMS (Transportation Management Systems) se han posicionado como herramienta que no pueden pasar por alto aquellas compañías que requieren gestionar el transporte de su carga de forma eficiente, confiable y a costos adecuados.

Así también, la forma en que cada empresa seleccione esta herramienta es un aspecto clave para lograr una mayor optimización de esta parte de la cadena de suministro y, en general de todo su negocio. Así lo han evaluado, Odair Koyama, Gerente Senior de Consultoría de Ventas de Oracle; Mauricio Saldías, Gerente Comercial de Infor; y Pablo Vecchietti, Asesor de Negocios SCM de SAP SSSA; ejecutivos de compañías de desarrollo de Sistemas de Administración de Transporte (TMS), tanto a nivel nacional e internacional; quienes nos han ayudado a dilucidar aquellos parámetros que se deben tener en cuenta a la hora de implementar este tipo de soluciones.

TMS Y LA EFICIENCIA DEL TRANSPORTE

Los expertos han coincidido en que, hoy en día, las compañías enfrentan una amplia gama de retos relacionados con el ítem: transporte, entre otras cosas porque los clientes exigen más opciones de entrega por menos costo; mayor eficiencia en el manejo (consolidación) de la carga, mayor visibilidad de los procesos, etc.; “desafíos frente a los cuales, los TMS son un gran aporte, ya que nos permiten tener en cuenta todas las problemáticas desde su desarrollo hasta su ejecución”, expresó Mauricio Saldías.

En esta línea, el ejecutivo de Infor afirmó que en la génesis de la planificación de un sistema de transporte existen múltiples factores a definir, tales como: qué transportista hará el servicio, quién ofrece la mejor tarifa, cuál es la mezcla de productos para optimizar la carga y cómo utilizar de manera adecuada los recursos. “En general lo que un TMS hace es considerar esas variables y otras más para hacer una planeación del transporte más conveniente”, destacó.

EL POR QUÉ Y PARA QUÉ DE UN TMS

En términos específicos, un TMS puede definirse como una aplicación desarrollada para el manejo de la operación de transporte primario de carga en distancias interurbanas, en modalidades que pueden ser: camión completo, carga consolidada, paquetería, carga aérea, ferrocarril y marítimo (multimodal). En esta línea, los TMS forman parte de un conjunto de sistemas que se usan en toda la cadena de suministro y pertenecen a un subgrupo de procedimientos considerados de ejecución de la misma- están los ERPS (planeación de recursos); WMS (manejo de almacenes); FMS (manejo de flotas); route planning (planeación de rutas) y YMS (manejo de patios).

Ahora bien, entre sus funciones generales se encuentran: la planificación y optimización del transporte; la selección del proveedor para el tipo de transporte o equipo adecuado; el manejo de transporte terrestre, aéreo, marítimo y ferroviario (multimodal); el rastreo de embarques en tiempo real (con la ayuda de otras aplicaciones); la optimización de carga de acuerdo con la ruta y capacidad del equipo; la simulación de costos y tiempo de embarques; el manejo de reportes y estadísticas y la validación de facturas.

A los atributos expuestos, Pablo Vecchietti agregó que este tipo de soluciones “ayudan a integrar los procesos de negocios en toda la empresa y en la red de transporte extendida y, por sobre todas las cosas, la trazabilidad de punta a punta”.

Este último punto, también denominado visibilidad, es, según Saldías “uno de los atributos más relevantes que brinda este tipo de software, ya que permite controlar la trazabilidad que se definió para el producto y, por cierto, vincular a todos los actores de la cadena de transporte (propios y terceros) para logra el fin último que es que el cliente tenga lo que pidió en el tiempo que lo requirió”.

BENEFICIOS TANGIBLES

Consecuentemente, la posibilidad de analizar la información ‘visible’ en torno al transporte, permite una mejor toma de decisiones en múltiples aspectos. En lo específico, según lo expresado por los expertos, algunos de los beneficios esperados tras la implementación de un TMS se encuentran:

• La reducción de costos de transporte: Muchas compañías han experimentado una reducción en costos de transporte como resultado de una mejor planeación y por el manejo sistematizado de las excepciones. En este punto, Saldías especificó que “Los costos asociados al transporte y logísticas se reducen entre un 8 a un 12%. En torno al impacto por área, si bien el uso de TMS repercute en el ámbito financiero, también se impacta fuertemente el área de operaciones, en lo referido a la gestión eficiente de recursos, entre otros aspectos.”
• Mejor control de la operación. Con el uso de esta tecnología se optimiza la gestión del transporte, ya que, entre otras cosas, “permite la colaboración en línea, lo que hace posible el desarrollo de una planificación del transporte, en conjunto con los proveedores de servicios logísticos”, expresó Vecchietti.
• Mejor consolidación de carga. Al usar un TMS para consolidar la carga se logra un nivel que no es posible con análisis manual.
• Incremento en los niveles de servicio. En este punto, según Odair Koyaman, la implementación de un TMS “tiene un impacto en el área comercial y para el área de distribución que pueden mejorar el nivel del servicio para el cliente por las entregas conforme a lo prometido”. Sobre este punto, es válido señalar que algunos usuarios muestran un incremento real en las ventas como resultado directo del buen servicio.
• Mejora en la eficiencia de los procesos. Reduce las desviaciones causadas por procesos manuales y disminuye los costos de la administración del transporte.
• Monitoreo del desempeño de los proveedores de servicios de transporte. Con esta información se pueden negociar mejores tarifas e incrementar los niveles de servicio.

¿CÓMO CONSIDERAR UN TMS?

Los costos de un TMS pueden variar dependiendo de las necesidades de cada empresa. Por ello, es tarea de las compañías ponderar y evaluar varios sistemas y proveedores para encontrar un procedimiento que resuelva sus necesidades particulares en torno a la gestión del transporte. De lo contrario, obtener un buen retorno sobre la inversión se vuelve muy difícil.

Y es que las opciones por demanda suelen ser atractivas en cuanto al costo, pero por lo general son más rígidas en cuestión de ajustes y configuración particular. De la misma forma, existen opciones con un nivel de flexibilidad mayor, pero el costo de implementación puede ser más alto, debido a la complejidad de la configuración.

Ahora bien, es importante señalar que ningún TMS, por bueno que sea, puede arreglar problemas de procesos o un pobre manejo de las operaciones. Por ello, para que dicha implementación sea positiva se debe contar con una operación exitosa y que se encuentre en fases avanzadas de mejora continua.

Por lo tanto, no es recomendable hacer este tipo de inversión en un sistema deficiente ni es conveniente automatizar los malos procesos. Sin embargo, la adquisición de un TMS puede proporcionar la oportunidad de hacer cambios a procesos que exploten las ventajas de la tecnología y la herramienta puede ayudar a institucionalizar esas mejoras.

Ahora bien, un TMS no es un sistema para operar en solitario. En esta línea, un aspecto que determina el éxito o fracaso de su implementación es la capacidad del TMS para integrarse con el resto de los sistemas que se usan en el CD. (ERP, WMS, FMS, etc.).

En torno a esta relación, Pablo Vecchietti explicó que, en líneas generales la implementación de un TMS debe cumplir ciertas etapas “partiendo por la planificación del Warehouse (WMS), es decir, procesos internos que optimicen la disponibilidad de la carga al inicio del proceso de transporte.

En segunda instancia, se deben contemplar los procesos de cross docking y Yard Management. La tercera fase, en tanto, sería la optimización de la carga dentro del camión, seguido de la ruta óptima, y una estrategia clara de multi pickinmg y multi droping. Por último, sistemas de integración GIS para todo el tema de ruteo y seguimiento de rutas. Parte clave de todo este proceso, contempla la trazabilidad, con un sistema de seguimiento de eventos secuenciales, que tendrá métricas seguras de la efectividad del transporte en su totalidad”.

Con todo, el reto de la mayoría de los negocios de hoy es la constante búsqueda de nuevas formas de optimizar la cadena de suministro. Hacer una evaluación del transporte con la ayuda de un TMS es un gran paso hacia la reducción de costos y mejores niveles de servicio. La buena selección de TMS le ayudará a que sus embarques salgan y se entreguen a tiempo, de forma óptima y con el menor costo.