¿Cuánto tiempo hay que conservar las cartas de porte CMR?
Al cabo del tiempo, el papel –y en particular las cartas de porte CMR de miles de viajes realizados- ocupa en mi oficina tanto espacio que nos va a obligar a salirnos, o a alquilar un trastero solo para almacén. ¿Cuándo voy a poder destruirlas, con la seguridad de que ya no las voy a necesitar?
Cinco años, aunque el problema se resuelve fácilmente usando cartas de porte electrónicas eCMR.
Respuesta: hay varios plazos a respetar para esta conservación, porque la carta de porte CMR sirve en varios ámbitos jurídicos.
La carta de porte CMR, no sólo es el documento en que consta y prueba la existencia del contrato de transporte y sus exactos términos y condiciones, sino que además sirve como documento de control ante la Administración pública, e incluso como documento tributario, a efectos de IVA, etc. Y cada uno de estos diversos ámbitos normativos, de Derecho público o de Derecho privado, tiene su propio plazo, desgraciadamente no coordinados entre sí, y menos aún unificados.
Lo que nos obliga a ir examinando los mismos, uno a uno.
Empecemos por el puramente mercantil, o sea, como documento del contrato de transporte internacional de mercancías por carretera. El Convenio CMR, que dedica numerosos artículos a la carta de porte –datos y cláusulas a incluir en ella, funciones que cumple, etc.- en ningún lugar indica cuánto tiempo hay que conservarla, una vez finalizado el servicio, o sea, entregada la mercancía a su destinatario. Por tanto, hay que acudir al plazo máximo en que puede ser hecha una reclamación, o sea, al plazo de prescripción de reclamaciones (art. 32). Que, a su vez, no es único, pues depende de qué clase de reclamación se esté hablando –o sea, el motivo de la misma- y de quién hace la reclamación y contra quién. En general, es de un año, pero este año empieza a contar de distinta manera: si se trata de pérdida parcial, daño o retraso, desde el día en que se entregó la mercancía; pero si se trata de pérdida total, desde treinta días desde la terminación del plazo de transporte acordado –lo que en la práctica convierte en un plazo de trece meses– o a falta de éste, desde los sesenta días de la recogida de la mercancía en el lugar de origen –en la práctica, por tanto, catorce meses-; finalmente, en todos los demás casos (incluyendo las reclamaciones del transportista, por ejemplo, para pago del porte) a partir de los tres meses del establecimiento del plazo de transporte –por tanto, quince meses-.
Pero eso no es todo. Si hubiera dolo o culpa equivalente a dolo –por parte del transportista o del usuario (por ejemplo, por renuencia injustificada a pagar el precio de un servicio perfectamente cumplido), entonces aumenta a tres años. La incertidumbre viene de no saber a priori si hay tal dolo o culpa equivalente, pues, pese a que el reclamante lo alegue, solo el Juez o Junta Arbitral de Transporte, al final del pleito o proceso arbitral, tras la correspondiente prueba de lo sucedido (los hechos), etc., determina si lo hubo o no.
Eso, en cuanto a las relaciones comerciales. Pero además la carta de porte sirve como documento de control ante la Autoridad de transporte (art. 222 del ROTT). La Orden FOM/2861/2012 de 13 Diciembre 2012 dice que la carta de porte sirve como tal documento de control si incluye los datos que ella misma enumera –además de los que prevé la legislación mercantil, NIF de cada empresa participante en la operación de transporte y matrícula del vehículo utilizado-, y también dice que en viajes internacionales, la carta de porte CMR, bajo tales requisitos, sirve como documento de control (art. 2.2). Pues bien, según esa misma Orden las empresas están obligadas a conservas esas cartas de porte a disposición de la Inspección de Transporte durante un año (art. 9.1).
Además, dado que la carta de porte puede ser requerida por la Agencia tributaria como justificante de ingresos o de gastos –o del pago de impuestos, como el IVA, etc.-, se deberá tener en cuenta también la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 Diciembre), que establece un plazo de prescripción de cuatro años (art. 66, también art. 189.2 y concordantes –diez años para comprobación de las bases o cuotas: art. 66bis.2-).
En fin, para prevenir una posible reclamación extracontractual –o sea, por tercero, ajeno al contrato de transporte-, por ejemplo, por daños que cause el vehículo a otros usuarios de la vía, dueño de las instalaciones donde se carga o se descarga, etc., el plazo de prescripción general es de cinco años (Código Civil, nuevo art. 1964).
Por tanto, para “curarse en salud” y prever las diversas coyunturas ante las que una empresa transportista puede necesitar una carta de porte CMR, recomendaríamos se conserven durante el plazo más largo de los referidos, es decir, cinco años (si hay “riesgo” de comprobación por el Fisco, diez).
Este quebradero de cabeza –y este problema de espacio físico que el enunciado de la pregunta con razón plantea- se puede resolver fácilmente utilizando la carta de porte electrónica –eCMR–, que, como simple registro electrónico no ocupa espacio físico, sino solo un volumen insignificante de memoria en nuestro ordenador, o en un simple disco duro portátil, que llevamos en el bolsillo.
Francisco Sánchez-Gamborino
Doctor en Derecho.
Abogado especialista en transporte.
Vicepresidente de la Comisión de Asuntos Jurídicos de IRU.
Fuente: https://www.transporte3.com
José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículosCIUDAD DE MÉXICO-2º CURSO PARA LA GESTIÓN DE FLOTAS DE VEHÍCULOS 2019. 3-4-5 de JULIO
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