Requisitos y funcionales de un software telemático de la gestión de la flota de vehículos

La utilización de un servicio telemático es de gran utilidad, por que nos ayuda a monitorear y recopilar multitud de información valiosa de la operativa de la flota de vehículos como el consumo de combustible, la distancia recorrida, las rutas realizadas, la localización del vehículo, quien es el conductor del vehículo, la planificación del mantenimiento o la forma de conducir de los conductores de forma automática.

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Hay que tener en consideración los siguientes requisitos cuando se implementa un servicio telemático en una organización:

• El proveedor del software telemático tiene que tener la certificación ISO 27.001, que es la certificación más estricta para los controles de seguridad de la información.
• El software telemático tiene que ser en la nube-SaaS (Software as service) de forma que pueda ser utilizarlo desde cualquier ubicación y dispositivo a través de un navegador.
• Disponibilidad de los datos 100% del tiempo.
• Servicio las 24 horas los sietes días de la semana.
• Compatibilidad con otros software de la organización: compatible y permitir el intercambio de información con otros software de gestión de la organización: ERP, CRM etc.
• Adaptabilidad: el software telemático se pueda modificar para cumplir los requisitos de nuestra organización.
• Modulabilidad: el software telemático ha de estar integrado por módulos (mantenimiento, averías, consumo de combustible etc.).
• Flexibilidad y escalabilidad: el software telemático pueda ser utilizado independientemente del número de vehículos y de la información a gestionar.
• Soporte tecnico: la compañia del software telemático tiene que suministrarnos los siguientes servicios de soporte tecnico como integrar el software telemático con otros software de gestión, formación, desarrollos especificos, etc.

• Coste: el coste del software telemático tiene que estar establecido por los módulos y/o el número de usuarios (licencias) que utilizamos y/o el número de vehículos registrados.
• Integrar el cuadro de mando: con la información contenida en el software telemático ha de crearse el cuadro de mando automáticamente.
• Establecimiento de alarmas: no hace falta estar constantemente monitoriando el servicio telemático, con el establecimiento de alertas que nos avisan cuando los limites que hemos establecido en diferentes variables como velocidad máxima, conducción no efieciente, usos indebidos etc. se superan, se gestiona la flota.
• Extracción de la información: realizar consultas de la información recopilada cruzando diversos campos (tablas dinámicas) y que estas se puedan exportar en diversos formatos.

• Tecnología: la tecnología necesaria, y si esta disponible en nuestro país para la utilización e implementación en nuestra organización del servicio telemático

Las principales funcionalidades de un software telemático son las siguientes:

• ESPECIALIDAD DEL SOFTWARE

1. Carga completa
2. Grupajes
3. Paquetería
4. ADR
5. Cisternas
6. Frigoríficos
7. Portavehículos
8. Mudanzas
9. Intermodal
10. Agencias aduaneras
11. Contenedores

• AREAS DE GESTIÓN-MODULOS

1. Permite la compra por áreas-módulos

• GESTIÓN CONTABLE

1. Enlace software contables
2. Gestión contable propia

• ESTADÍSTICAS

1. Estadísticas de clientes/proveedores/
2. Conductores
3. Analítica por vehículo/conductor

• CONTROL DE COBROS Y PAGOS

1. Modulo de tesorería
2. Control de cobros y pagos
3. Creación autonom. De normas de c/p

• GESTIÓN DE IMPUESTOS

1. Presentación de impuestos telemáticos

• ADMINISTRACIÓN

1. Facturación personalizada por cliente
2. Gestión de autofacturas
3. Importación datos del surtidor
4. Creación de facturas de proveedor
5. Importación de facturas de proveedores (combustible, peajes, etc.)
6. Gestión documental cod. barras

• TRÁFICO

1. Seguimiento de cargas y vehículos
2. Cuadros de mando o planning del tráfico
3. Tarifas por cliente
4. Tarifas por proveedor
5. Creación de orden de carga automática
6. Enlaza a software de optimización de rutas
7. Acceso de clientes seguimiento de viajes
8. Enlace con Google maps o similar

• GESTIÓN DE VEHÍCULOS Y CONDUCTORES

1. Gestión y avisos de caducidades
2. Control de mantenimientos
3. Listado de estadísticas y consumos
4. Gestión del personal

• MODULOS ADICIONALES

1. Gestión del taller
2. Gestión de almacén
3. APP conductores

• ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. Incluye licencias del lenguaje de programación
2. Programadores propios

• ADQUISICIÓN

1. Compra global
2. Cuota inicial+mantenimiento
3. Leasing

• FORMACIÓN

1. Presencial
2. Telefónica
3. Online

• LOCALIZACIÓN GPS

1. Posición GPS e históricos
2. Acceso de clientes de posición del vehículo
3. Alerta en tiempo real de fuera de ruta
4. Alerta en tiempo real llegada a destino

• COMUNICACIÓN

1. Mediante pantallas embarcadas/Garmin
2. Mediante terminales Android
3. Navegación asistida
4. Recepción en cabina de mensajes escritos
5. Envío a la base de mensajes escritos
6. Gestión de cargas/entregas
7. Comunicación por voz
8. Tiempos de conducción en pantalla
9. Indicadores ECO conducción
10. Envío de formularios personalizados
11. Reporte de resultados de formularios
12. Envío de fotografías

• TACOGRÁFO DIGITAL

1. Conexión K-Line (datos en tiempo real)
2. Informes de horas de conducción y disponibles tacógrafo
3. Informes de descansos y pausas
4. Informes de uso de imán/infracciones
5. Descarga remota lector tarjeta del conductor
6. Descarga remota del tacógrafo conector VU con tarjeta de empresa
7. Descarga remota automatizada de tacógrafo y tarjeta de conducción

• CONEXIÓN CAN BUS

1. Conexión a CAN BUS
2. Lectura CAN BUS (indicar frecuencia toma datos en segundos)
3. Análisis distintas zonas R.P.M
4. Análisis uso cruise control
5. Análisis tiempo de ralentí
6. Elaboración ratios uso eficiente vehículo
7. Informes de estilo de conducción
8. Alertas
9. Corrección ineficiencias en navegador embarcado
10. Plan de corrección y formación en conducción eficiente
11. Informes del mantenimiento del vehículo
12. Alerta mantenimiento del vehículo
13. Alerta averías
14. Gestión de remolques
15. Asociación inalámbrica tractora- remolque
16. Informe de uso y rendimiento EBS
17. Informes de mantenimiento y errores

• TEMPERATURA

1. Temperatura en tiempo real
2. Informes y gráficos de temperatura
3. Informes de la máquina de frío
4. Alertas de temperatura

• SEGURIDAD

1. Candado motorizado remoto
2. Alertas robo de combustible
3. Alertas robo de mercancía
4. Alerta intrusión de polizones
5. Localizador vehículo anti-interferencias
6. Inmovilizador remoto
7. Informe de alertas recibidas
8. Envío de e-mail con alertas
9. Envío de SMS con alertas

• PERIFÉRICOS/SENSORES

1. Lector de código de barras
2. Cámaras
3. Termógrafos
4. Sensores aperturas de puertas
5. Sensores de peso
6. Sensores de combustible
7. Sensores identificación del conductor

• GESTIÓN

1. Estadísticas por vehículo
2. Estadísticas por conductor
3. Aplicación de escritorio
4. Aplicación Web
5. Automatización envío de informes
6. Exportación datos a otros sistemas de gestión

• FORMA DE ADQUISICIÓN DEL PRODUCTO

1. Couta/renting
2. Compra/couta mensual

Fuente: Transporte profesional: Número 374, Mayo 2017, páginas 90-98 Descargate el documento que compara las diferentes compañías de servicios telemáticos en España y que ofrece cada una.

Comparativo de compañias de servicios telemáticos

Casi todo son ventajas en la utilización de un servicio telemático, pero hay que tener en consideración las siguientes recomendaciones:

• La organización requiere de un periodo de tiempo para la implantación, adaptación, y corregir errores de un servicio telemático, por ello se recomienda implantar una primera etapa con una información básica a recopilar como el consumo de combustible y la distancia recorrida, una vez que esta primera etapa se haya consolidado, ampliar la información a recopilar hasta que la organización considere cual es la apropiada
• Un servicio telemático suministra una gran cantidad de información de la operativa de la flota de vehículos, que si posteriormente no se analiza no podremos obtener información valiosa para la toma de decisiones y conocer el estado de la flota y su evolución y por lo tanto el servicio telemático tendrá un bajo rendimiento
• La organización tiene que tener el personal apropiado y con la formación adecuada para la gestión del servicio telemático

José Miguel Fernández Gómez, es experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos.

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