Mejores prácticas para gestionar servicios de logística tercerizada
¿Está seguro de cómo administrar bien tu relación con su proveedor de servicios de logística tercerizada (3PL)?
Su investigación de mercado fue sumamente precisa: importa un componente de alta demanda en la industria, y su equipo identificó a las mejores empresas de logística.
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Pero hay una frase popular: en la puerta del horno se quema el pan.
El Global Supply Chain Institute de la Universidad de Tennessee afirma que las empresas de tercerización evolucionan rápidamente, y pasan de ser proveedores tácticos de servicios de logística y transporte, “a convertirse en verdaderos socios colaborativos, que entregan una amplia gama de productos”. Entonces, ¿qué prácticas debería considerar para mejorar la relación con su proveedor logístico?-
Identifique primero las necesidades específicas de su empresa
El consultor británico Martin Murray explica que la decisión de contratar una empresa 3PL depende de varios factores, que dependen de la empresa. “La decisión de externalizar ciertas funciones dependerá de los planes de la empresa; metas a futuro, líneas de producción, expansión, adquisiciones, etcétera”.
Pero cualquier empresa necesita entender lo que necesita exactamente antes de solicitar una cotización. Chuck Franzetta, un reconocido consultor de logística en los Estados Unidos, comenta a Inbound Logistics:“Entiende su operación logística mejor que nadie pero puede que no entienda completamente lo que significa una relación con un proveedor tercerizado para su operación, y su rentabilidad”.
A este consultor le preocupa la situación. En su experiencia, pocas veces notaba que la relación involucraba un verdadero proceso, claridad en los resultados esperados o un buen orden en el que ambas partes revisan sus metas.
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Negocie un contrato justo y equilibrado
Para el Global Supply Chain Institute, las buenas prácticas de contratación permiten que el acuerdo con la empresa de logística tercerizada “sea justa y equilibrada, tanto para quien hace la importación como su proveedor logístico”. Su investigación recomienda que las empresas se pregunten:
¿Quién debiera negociar el contrato?
¿Debiera ser una relación centralizada con el área de abastecimiento de la empresa?
Los académicos de este instituto sugieren que tanto las áreas tanto de abastecimiento como sus gerencias funcionales negocien el contrato en conjunto para perfeccionar las cláusulas y términos.
Martin Murray recomienda además que, antes de elegir una 3PL, se detallen al máximo las solicitudes de información o cotizaciones.
“La empresa que elija debe ser capaz de cumplir con todas sus exigencias logísticas. Solo puede asegurar eso si cada servicio requerido se comunicó bien a los potenciales proveedores”.
El Global Supply Chain Institute añade que los contratos deben administrarse de manera colaborativa, para permitir que ambas partes puedan alcanzar sus respetivas metas. Esto incluye las cláusulas de término del contrato, así como los plazos y condiciones de pago.
Esto último se hace especialmente relevante cuando la liquidez de su empresa depende demasiado de su plan de distribución, tipo de cambio o gestión de un depósito fiscal.
“La gente de otros países conocen la impaciencia propia de la cultura norteamericana, y usan eso a su beneficio. Es claramente importante entender los matices de las culturas en Asia, Latinoamérica y Europa al negociar contratos en estas regiones”.
Por lo tanto, le recomendamos que haga una lista e chequeo de cómo evaluar los proveedores. Recuerde, deben cazar con sus propias necesidades y prioridades.-
Asegúrese de generar un buen modelo de medición y gestión del desempeño
Hau L. Lee, profesor de operaciones en el Stanford Graduate School of Business y colaborador del Harvard Business Review piensa que si los intereses de una parte son distintas del resto, no se permitirá maximizar el desempeño de toda la operación logística.
Claro, como nuestros proveedores se centran normalmente en varias etapas de la cadena logística, las empresas suelen pedir distintos indicadores de gestión.
Para el Global Supply Chain Institute, el preparar una buena gestión del desempeño “implica mirar cómo ambos medirán su trabajo, en términos de métricas, y el desempeño, con un tablero de comando, para evaluar la eficacia del proveedor”.
“El identificar las métricas apropiadas debiera ser un proceso colaborativo con el proveedor 3PL. Esta es la primera etapa para discutir y aclarar los criterios de éxito”.
Sugieren, por ejemplo, preparar acuerdos de niveles de servicio (SLA, por sus siglas en inglés). Normalmente son “métricas que controla el proveedor y se documentan en el contrato de servicios”.
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Entregue una dirección adecuada a la gestión de su relación
John Blanchard, gerente de transportes y consultor logístico, explica a Industry Week que la industria está llena de “relaciones fracasadas entre proveedores y empresas de manufactura. En muchos casos, estos problemas se engendraron a comienzos del proceso”.
Así, las empresas deben encontrar proveedores que convivan con su cultura. Como sugiere Inbound Logistics:
“Cualquier importador debe preguntarse ‘¿Comparte mi empresa y mi proveedor los mismos valores, como ética y responsabilidad? ¿Podemos entender y acordar el carácter específico que tendrá el acuerdo para nuestra relación?’”
La investigación del Global Supply Chain Institute concluyó que la microgestión de los proveedores tercerizados “es un problema”. Han visto que la mayoría de las personas consideran que es un problema tener a dos gerentes en el mismo edificio. Por otro lado “incluso los proveedores logísticos no quieren tener una relación muy distante”.
“La clave para dirigir bien esta relación es colaborar y acordar el estilo de administración que respete tanto la cultura como las fortalezas que tiene el proveedor”.
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Promueva la mejora continua de ambas partes
Un proceso de mejora continua es clave para cualquiera de las partes. Sin embargo, se hace más importante cuando se administra una relación de negocios. No espere que todo cuadre al principio. Si la relación no evoluciona y mejora en términos de desempeño y comunicación, está haciendo algo mal.
El Global Supply Chain Institute piensa que una relación más estratégica debiera “aumentar el número de interacciones e incluir una relación entre las más altas esferas de los ejecutivos que permitan dirigir la alineación estratégica de la alianza”.
Escrito por Miguel A. Toraya Diaz