Gestión de la flota, un aspecto clave de la cadena de suministro

La gestión de flotas, representa un verdadero desafío a la hora de optimizar. No obstante ser un factor de primera importancia (el coste), actualmente la gestión en todo orden de cosas, se centra en la satisfacción del cliente.

Existen factores que inciden en la frecuencia y disponibilidad de los medios, que en su mayoría no son manejables, aunque sí predecibles.

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La Associació Professional del Transport i Serveis Sectorials de Catalunya  (APROTRANS) y Advanced Fleet Management Consulting organizan el “Curso para la Gestión de flotas de vehículos” con el fin de formar a los profesionales en gestión de flotas a tomar una visión global y conocer todas las actividades y factores clave involucrados en la gestión de una flota de vehículos.  El curso es único en España y presenta un enfoque innovador para la gestión de flotas de vehículos.

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De ahí, que la gestión de la carga en materia de traslado y entrega, constituye el talón de Aquiles de las empresas. Esto, principalmente debido a que puede constituir el diferencial entre el cumplimiento de plazos como de la integridad de la mercancía, especialmente cuando esta es de carácter perecedero. Su importancia, la destaca dentro del resto de los elementos de la gestión de la cadena de suministro (SCM).

Pese a existir una amplia y variada tecnología en materia de software destinados a mejorar el control de flota; existen factores que inciden en la frecuencia y disponibilidad de los medios, que en su mayoría no son manejables. Aunque sí predecibles:

1.      Mantenimiento, es predecible, pero se ve directamente afectado por la frecuencia de uso.

2.     Tipo de carga, esto determinará el medio a utilizar.

3.     Horario y restricción de circulación vehicular o aquellos en los cuales el punto de entrega sólo tiene acceso peatonal, factores principalmente presentes en la operación en zonas urbanas, que además de definir el tonelaje del medio (según las características y restricciones de ingreso a determinadas áreas), conlleva una problemática asociada a turnos en horas nocturnas, etc., de ahí que las consideración del tráfico producto de la alta circulación (tránsito) como del grado de acceso, afectarán en el diseño y programación.

4.     Control y seguridad, esto no solo está presente en zonas urbanas y carreteras. Es un aspecto que se incrementa diariamente y pone en riesgo la integridad de la mercancía y del personal que la transporta y custodia.

5.     Rubro del cliente, que determinará las horas en las que puede recibir la carga y también el tipo de medio.

La planificación, coordinación e implementación del traslado de la mercancía, es por tanto parte fundamental de la SCM; ya que es la que contribuye a la armonización entre la logística de entrada y la de salida

Dichos factores, cuando no son bien anticipados o manejados, pueden tener graves repercusiones en la capacidad operativa de la empresa, incidiendo directamente en la ventaja competitiva de la organización y por ende, en la confianza depositada por el cliente. Es fundamental el manejo de criterios como: los costos, volúmenes, tiempo de respuesta, flexibilidad y sobre todo la posibilidad de acceso al punto de destino.

La planificación, coordinación e implementación del traslado de la mercancía, es por tanto parte fundamental de la SCM; ya que es la que contribuye a la armonización entre la logística de entrada y la de salida. Siendo además la que conlleva el mayor porcentaje en materia de costos en todo el proceso. Por lo tanto, es caro y de alta repercusión: ¡algo que definitivamente debe tener nuestra permanente atención!

El traslado de la mercancía, le proporciona a la organización la capacidad de expandir la visibilidad de la SC, brindando un verdadero sentido y respuesta logística a la necesidad del cliente

El análisis que se realice, debe aportar información útil que permita conforme a las características del mercado, definir el ambiente en el cual se va a operar y cómo; es decir, ver la eficacia de la SC y su sensibilidad de respuesta ante los requerimientos, manteniendo los costos en un rango aceptable. De ahí, que el diseño que se realice de la SC, reflejará las condiciones en las cuales se deberá operativizar a través de la gestión de flota, que permita aprovechar al máximo las capacidades que brinden la ventaja competitiva a la organización.

Se debe tomar conciencia que el traslado de la mercancía, le proporciona a la organización la capacidad de expandir la visibilidad de la SC, brindando un verdadero sentido y respuesta logística a la necesidad del cliente; Es decir, desde un punto de vista romántico: constituye la avanzada de la empresa.

La gestión de flota no es una solución a la configuración del mercado (distribución de los clientes): Es la optimización de la capacidad operacional de la organización

La importancia de considerar la planificación logística en la definición estratégica de la empresa, habla por sí sola, toda vez que esta definirá la capacidad logística de la organización. Donde la gestión de flota no es una solución a la configuración del mercado (distribución de los clientes): es la optimización de la capacidad operacional de la organización y aunque existen clientes estratégicos, los puntos de distribución deben ser coordinados y adaptados a la solución óptima, que se obtenga de la configuración de ruta que realice la empresa y el máximo uso de la capacidad de transporte, según el tipo, fragilidad, condiciones especiales de almacenamiento y estiba que requiera la mercancía.

Se quiera o no, siempre existirá una priorización de los puntos de distribución, si bien un cliente estratégico recibe un trato especial, este debe considerar que la solución de imprevistos responde a una mala planificación y su solución tiene un costo. Se debe acostumbrar al cliente a nuestros horarios y planificación, de lo contrario, no hay programación que resista.

Al establecer rutas bien estructuradas, no sólo se beneficia la gestión logística del proceso, también lo hacen otras funciones que se alimentan de la gestión logística como ventas, que puede obtener valiosa información respecto de los volúmenes de entrega, tipo de producto solicitados, frecuencia y ubicación. Además de ser un medio por el cual el cliente solicite nuevos productos o incremento en los volúmenes. Claro está, que depende del prisma con que se analice, ya que desde ventas dirán que logística es la encargada de operativizar lo desarrollado por ellos. Lo cierto es que es una relación simbiótica y una excelente comunicación beneficia a todos.

Siempre se buscará el menor costo de operación para la empresa y he ahí la importancia del análisis que se realice para obtener una solución que satisfaga desde una orientación basada en el cliente (contrato) y el costo beneficio que mantenga a la operación en un punto rentable para la empresa (económico)

La definición de ruta, debe ser construida no sólo en base a la distribución geográfica de los clientes; ya que entran en consideración aspectos como el tipo de mercancía solicitada, volumen y frecuencia. Lo ideal es lograr establecer una ruta que se aproxime a la proporción de Pareto, en el que se utilice un 20% en transporte y un 80% en entrega (considerando el tiempo de descarga en el punto). Tarea nada fácil, ya que no sólo involucra la definición de ciclos y frecuencia en el abastecimiento de productos o servicios. Además, requiere la definición del medio a utilizar, conforme el tipo, cantidad de mercancía y orden de estiba.

Aparece aquí otro aspecto, que es la necesidad de contar con una cultura organizacional impresa en el ADN, que comprometa al personal en la importancia del cumplimiento de plazos, preparación de la carga, prolijidad de los envíos, cuidado y custodia.

Siempre se buscará el menor costo de operación para la empresa y he ahí la importancia del análisis que se realice para obtener una solución que satisfaga desde una orientación basada en el cliente (contrato) y el costo beneficio que mantenga a la operación en un punto rentable para la empresa (económico) o en su defecto, sea lo que genere la necesidad de tercierizar. Aspecto esto último, no menor si se consideran sus beneficios al permitir concentrar el esfuerzo de la organización en su razón de ser.

A lo mencionado, se debe agregar la necesidad de considerar dentro de la política logística de la empresa, lo concerniente a los retornos, por diversas razones, pero que será un factor no menor.

Todo lo anterior, parte de la base que antes de establecer el Centro de Distribución (CD) o la fábrica, se realizó un análisis que consideró el establecimiento de redes de distribución, más allá del sólo coste del terreno para su instalación; ya que quizá, se llegue a la determinación de existir la necesidad de contar con una plataforma logística (HUB).

Utilizando un adecuado software, la optimización en la gestión de la flota, apoyada en la experiencia y cultura organizacional, serán finalmente las que determinen la solución más adecuada, donde se interrelacionen los costos, medios, el tiempo, flexibilidad, calidad y aspectos de logística inversa y verde, que permitan armonizar la imagen corporativa de la empresa y mantener la fidelidad del cliente.

No existe una fórmula estándar, sólo el análisis diario y la práctica, que es la que hace al maestro. Aunque, quizá…………… externalizar a través de un socio estratégico, bajo la modalidad 3 ó 4 PL, sea la mejor solución.

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