Claves para la gestión del mantenimiento en una empresa de autobuses

Esta es la primera entrevista de la serie que anuncié la semana pasada. Hoy entrevisto a un sabio operador del transporte. Es Director de Vazquez Olmedo y Autocares Rivero, empezó hace 20 años con una empresa familiar con apenas 4 vehículos. Hoy maneja una flota de mas de 40. Cuando hablas con él me impresiona ver cómo lo tiene todo pensado y estructurado, pero lo cuenta como si esto fuera fácil de hacer. No te lo pierdas. Nos va a hablar de cómo hacer una buena gestión del mantenimiento y que trucos usa él para hacerlo mejor (y optimizar costes).

1. Como introducción, ¿qué se entiende por un sistema de gestión del mantenimiento?

Es el conjunto de tareas y actividades adaptadas a los distintos vehículos que componen la flota de transporte, que nos permiten la máxima disponibilidad y eficiencia de la misma, disminuyendo en lo posible el coste por kilómetro y garantizando la seguridad de las personas y el cumplimiento de los requisitos legales. La empresa debe de centrarse en lo que da valor a nuestros clientes (internos y externos) y disminuye costos de rodaje y explotación. Dando de lado otras tareas que empleen recursos y no cumplan estas dos premisas.

2. ¿Cuál es la estructura básica de una empresa de transporte de viajeros, y qué lugar ocupa el mantenimiento dentro de esta estructura? ¿Qué departamento o área se encarga del mantenimiento?

En nuestra empresa se entiende que el mantenimiento (de vehículos, instalaciones, etc.) es algo de TODA LA EMPRESA, no solo de un determinado departamento. Debemos conseguir implicar a todo el personal de esta idea. Por supuesto sí debe de haber un departamento que se encargue de la coordinación y gestión del mantenimiento, como es el departamento de Gestión de Flotas y Mantenimientos, pero la gestión tiene que ser coordinada con Tráfico (para informar de los vehículos que deben de ser parados para distintas tareas de mantenimiento). En esta coordinación es muy importante que los mantenimientos con más días de paralización del vehículo se hagan en temporadas de menos trabajo. El departamento de Gestión de Flota y Mantenimiento también tiene que coordinar con Contabilidad (Analítica de costes), y es muy importante el análisis de la información para que el equipo directivo planifique las nuevas compras de vehículos, elija proveedores, etc., Las características que deben tener los nuevos vehículos, etc.

3. Para la gestión del mantenimiento, ¿cuánto personal se requiere y qué perfil es el más recomendable o necesario? ¿Cuáles podrían ser las principales diferencias en la gestión del mantenimiento entre una pequeña empresa y una gran empresa?

En primer lugar hay que definir una estrategia de mantenimiento en la empresa que puede variar entre:

• Mantenimiento con medios propios de la empresa
• Mantenimiento con medios externos (externalización)
• Sistema mixto.

Todo ello dependerá del volumen de la empresa, el personal del que disponga y de los medios físicos (cocheras, etc.) y financieros con que cuente.

En nuestro caso (40 vehículos) hemos elegido un sistema mixto en el que se efectúan la mayor parte de las funciones en nuestras instalaciones, pero casi todo nuestro personal de mantenimiento (salvo el lavador nocturno) tiene la doble función de conductor y mecánico. Intentamos que este personal de doble función solo tenga que conducir lo mínimo posible (normalmente alguna entrada de colegio de una hora aproximadamente) para poder dedicar la mayor parte de la jornada a la segunda función.

Este sistema no sería factible en una empresa mayor,  y con una flota más antigua, ya que  el personal tiene que estar totalmente dedicado a las funciones de mantenimiento y reparaciones.

El perfil perfecto por tanto es el de una persona con FP o prácticas en talleres, que además tiene el carnet de autobús (o bien que tenga disposición para ello, pues si tiene buenas cualidades humanas y profesionales nosotros mismo se lo sufragamos con los descuentos formativos en los seguros sociales) y que cumpla con lo que exige la definición de puestos de trabajo de la empresa.

Es absolutamente fundamental la puesta al día del personal mediante distintos cursos de formación, que cumplen la doble función de enseñar y motivar a los profesionales del mantenimiento. Debido al tremendo avance de la tecnología es absolutamente imprescindible este reciclaje. Además el mandar al personal a los cursos de formación hace conozca otros entornos, que venga a la empresa con ideas de mejora aprendidas y motivado a desarrollarlas en su entorno de trabajo.

En cuanto a las diferencias entre una PYME y una gran empresa en cuanto a la gestión del mantenimiento, una diferencia fundamental reside en que la definición de puestos de trabajo es mucho más específica en la gran empresa. El empleado tiene unas funciones mucho más acotadas y definidas. En la PYME hay mayor diversidad de funciones en las personas.

También existe un mayor personal en tareas administrativas y funcionales que la PYME no se puede permitir.  

4. ¿Existen diferentes tipos de mantenimiento? ¿Con qué frecuencia se realiza?

Como ya hemos dicho el mantenimiento es algo que debe de formar parte de toda la estructura de la empresa. Si todas y cada una de las personas de la empresa entienden esta máxima la vida de los vehículos se alargará y los costes de mantenimiento serán muy inferiores. Muchas personas haciendo un pequeño trabajo suman muchas horas de mejora

Cada nuevo modelo de vehículo trae de casa un plan de mantenimiento que recomienda el fabricante. Estos mantenimientos pueden estar en función de los kilómetros (los más generales) o de las horas de funcionamiento (aire acondicionado, filtros de aire, etc.)

Los mantenimientos diarios en primer lugar los efectúa el conductor con una serie de chequeos como son: estado de los neumáticos, luces, limpias, aire acondicionado, niveles de aceite, anticongelante, fluidos, líquidos de freno, chequeo de pérdidas, documentación, extintores, equipos de sonido, repostaje, toma de datos de kilómetros, etc., recoger cortinas, recoger asientos, lavado exterior, etc.

O bien el conductor (según la jornada de trabajo) o bien personal contratado expreso hace diariamente de los mantenimientos de limpieza (barrer, fregar, tirar papeleras).  También tenemos un personal de limpieza nocturno (hay conductores que llegan con la jornada de trabajo cumplida) para desarrollar las tareas de limpieza de cristales o apoyo al personal conductor (que llega con la jornada cumplida).

Mantenimientos semanales. Todos los viernes tarde se hacen mantenimientos como son limpieza de cristales y maleteros. Y se revisan los vehículos por si fuese necesario meter la aspiradora (lo hace personal de limpieza).

En cuanto a los mantenimientos programados por el fabricante, se efectúan normalmente en nuestras instalaciones siguiendo los plazos que marca la casa oficial. Según el tipo de motor y modelo estos plazos pueden variar.  Para ello hay que tener también en cuenta el tipo de trabajo que realiza el vehículo y sus circunstancias (carreteras en mejor o peor estado, etc.) Estas circunstancias pueden hacer variar los plazos del fabricante, pudiendo ser inferiores  si es uso muy intensivo.

También hay que tener en cuenta las revisiones obligatorias que marca la ley (ITV) que es, de forma anual para los buses de menos de 5 años y semestral para los de más de 5 años, que son muy exigentes y para pasarlas el vehículo debe de estar en perfecto estado.

En los mantenimientos de cambio de aceite (entre 15.000 y 50.000 km., dependiendo del tipo de aceite y modelo del vehículo) se aprovecha para hacer una revisión completa al resto de material fungible (correas, rodamientos, tensores, amortiguadores, equipos de aire acondicionado, fugas de aire, botellas neumáticas de suspensión, todo ello siguiendo las indicaciones del fabricante).

En cuanto a los mantenimientos de la cadena cinemática (motor-caja de cambios-grupo-etc) hay que tener en cuenta que los motores de hoy en día, con un mantenimiento adecuado duran por encima de los 1.500.000 km., por lo que cuando se avería un motor de este tipo hay que cambiarlo completo, por otro nuevo o reconstruido (existen empresas especializadas en ello). No recomendamos, salvo que sea una gran empresa con un personal muy experto y unas magníficas instalaciones, que se entre en la reparación en la empresa de los componentes de la cadena cinemática. El tiempo, precio y esfuerzo realizado no compensan.

5. ¿Qué lugar ocupa el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo dentro del sistema de gestión del mantenimiento? ¿Cuál es más importante? ¿A cuál hay que dedicar más esfuerzo y recursos?

Toda empresa corre el riesgo de ir detrás de la avería y tenemos que poner los medios para adelantarse a ella mediante un buen sistema de mantenimiento preventivo. Un pequeño ruido un día que no se atiende puede ser una grave y costosa avería una semana después. Si queremos gestionar correctamente la empresa es absolutamente indispensable el promover los cursos  de capacitación del personal, como cursos de conducción eficiente, conducción preventiva, atención al cliente, etc.

6. ¿Qué diferencias existen en el mantenimiento según el tipo de uso que se dé a los vehículos, diferenciando por ejemplo entre transporte urbano, transporte interurbano, transporte escolar, etc.?

Hay que adaptar los mantenimientos al tipo de trabajo. Habrá veces que haya que preparar turnos nocturnos para hacer las funciones de mantenimiento y sacar el máximo partido al material.

Los vehículos de línea regular con turnos de uso intensivo deben de llevar un mantenimiento estricto y tener previstas las paradas para someterlos a diversas inspecciones y mantenimientos.

La empresa deberá de promover los mantenimientos de los vehículos escolares en época de vacaciones, coordinando con tráfico. Igualmente los de discrecional deben hacerse en lo posible en temporadas bajas.

Hay que intentar tener los vehículos de menor costo/km en los distintos trabajos. Debemos huir de las motorizaciones excesivas si no son necesarias (en esto los conductores tienen mucha influencia negativa en la empresa). Según los tipos de trabajo a realizar se necesita adecuar el tipo de vehículo pues su coste de mantenimiento (neumáticos, consumos, etc) va a variar de un tipo de vehículo a otro.

En España los vehículos se dividen oficialmente entre:

• Microbuses (< 22 pax + conductor)
  • Clase A – Urbanos (con plazas de pie)
  • Clase B – Interurbanos (todas las plazas sentadas
• Autobuses
  • Clase 1 – Urbanos (con plazas de pie)
  • Clase 2 – Interurbanos (viajeros sentados y algunos de pie)
  • Clase 3 – Discrecionales (todos sentados)

Dentro de estos puede haber diversidad de modelos (entre 9 metros y articulados de 18 metros), rígidos, articulados, etc. Hay que elegir la potencia y las plazas adecuadas al trabajo a efectuar, procurando la máxima eficiencia energética y de recursos.

Por ejemplo en España el autocar normal mide 12,80 m. y suele tener alrededor de 420 CV por lo accidentado del terreno (montañoso). En gran parte de Sudamérica se anda con no más de 310 a 350 CV.

A la hora de comprar los vehículos no hay que fijarse solo en el precio de salida sino valorar también el tiempo de reposición de suministros, las garantías que nos ofrezca el fabricante, las complicaciones de Software, la fiabilidad demostrada anteriormente, los consumos, etc.

7. Con un mantenimiento adecuado, ¿qué vida útil puede alcanzar un vehículo en buenas condiciones? ¿A qué edad se aconseja cambiarlo?

Hoy en día (como ya he citado anteriormente) los vehículos traen unos motores que en unas condiciones normales de trabajo (unos 80.000 km/año aproximadamente) suelen durar toda la vida útil del vehículo.

En España la vida máxima de un vehículo para hacer transporte escolar es de 16 años, pero en la práctica la mayor parte de las empresas disponen de una edad media alrededor de los 7 años, ya que para conseguir puntos en los concursos públicos se valora la antigüedad de los vehículos.

Para servicios regulares la antigüedad media de la flota adscrita no puede ser superior a los 10 años (en la práctica hay muchas concesiones que no cumplen esta máxima). Hoy la decisión de cambiar de vehículo obedece por una parte a criterios comerciales y por otra a criterios técnicos:

• En cuanto a criterios comerciales los vehículos de una cierta edad dan una imagen de empresa poco moderna y avanzada. Los fabricantes intentan innovar año a año. En la decisión de compra debemos valorar los vehículos que mantienen una línea estable durante muchos años antes que las casas que cambian rápidamente de modelo, dejando obsoleto el modelo anterior.
• En cuanto a criterios técnicos hay que tener en cuenta el tipo de trabajo, la amortización aplicada y la rentabilidad del vehículo. Si el vehículo tiene un trabajo específico (por ejemplo el transporte de trabajadores a una fábrica), no tiene sentido cambiarlo por imagen. Debemos aprovechar la rentabilidad de un vehículo amortizado hasta agotar su vida útil. También hay que valorar que conforme pasan los años el vehículo se deprecia económicamente. A partir de 10 años un vehículo standard de 55 plazas puede estar valorado entre los 6.500 y los 8.000 euros por curso escolar dependiendo de su estado, marca, etc. (si tiene 13 años y una conservación media podría valer 7000 € x 3 años = 21.000 € aproximadamente). Si se quiere renovar para mantenerse en primera línea la edad ideal es 5 y 8 años (cuando menos se desvaloriza).

Es indiscutible que a partir de unos años van a salir más averías. Hay que estar atentos y no prorrogar indefinidamente la vida útil si vemos que la contabilidad analítica del vehículo va dando pérdidas.  

8. Dentro del presupuesto anual que tiene una empresa de autobuses, ¿qué porcentaje ocupa el mantenimiento respecto al resto de gastos anuales?

Entre el 8,3% y el 10,6% del total de gastos de la empresa en un vehículo pocos años, siendo una de las principales partidas (tras personal, carburante y amortización). Estos porcentajes van subiendo conforme va aumentando la edad de la flota.

Hasta aquí hemos desarrollado los siguientes aspectos:

• Que es la gestión del mantenimiento.
• Cual es la organización adecuada en una empresa para llevar el mantenimiento.
• Que personal se requiere y que porcentaje de presupuesto representa.
• Cual es la vida útil de un vehículo
• Y muchas más cosas.

A continuación se desarrollan los protocolos a seguir, que vehículos ahorran mantenimiento, como evitar las grandes averías y mas temas de gran interés.     

1. En el momento en que se detecta la necesidad de recurrir al mantenimiento correctivo en un vehículo, ¿cuál es el protocolo a seguir? ¿Existe algún protocolo? ¿Qué pasos se siguen para recuperar la normalidad?

Si un conductor o un mecánico detecta una avería inmediatamente lo pone en conocimiento del Dpto. de tráfico, para que paralice el vehículo, y rellena un parte de taller explicando los datos del vehículo, datos de la persona que rellena el parte, kilómetros y explica de la forma más clara posible la avería. El jefe de taller investiga la procedencia y su posible solución, abre la orden de trabajo, pide las piezas necesarias, efectúa la reparación y cierra la orden de trabajo, que incluye los costes de la reparación y las horas de taller empleadas. Una vez reparado da aviso a tráfico de que el vehículo está nuevamente activo.  

2. Hoy en día en España se apuesta por vehículos con motores cada vez más respetuosos con el medio ambiente. Así, se ha ido pasando de vehículos EURO IV, a EURO V y ahora a EURO VI. ¿Qué supone para el capítulo del mantenimiento de estos vehículos? ¿Se consiguen mejores rendimientos, mayores ahorros, menores necesidades de mantenimiento?

La normativa europea cada vez es más restrictiva a la hora de la regular los niveles máximos de emisiones de partículas de Óxidos de Nitrógeno (NOx), Monóxido de Carbono (CO), Hidrocarburos (HC) y partículas en suspensión (el CO2 no se considera gas contaminante y no se tiene en cuenta).

• Normativa EURO 0: desde el 1 de Octubre de 1990
• Euro 1: Desde 1 de Octubre de 1993
• Euro 2: Desde 1 de Octubre de 1996
• Euro 3: Desde 1 de Octubre de 2001
• Euro 4: Desde 1 de Octubre de 2006
• Euro 5: Desde 1 de Octubre de 2009
• Euro 6: Desde 1 de Enero de 2014

La imposición de la normativa Euro-5 supuso para los distintos fabricantes un esfuerzo tecnológico enorme porque tuvieron que estudiar como bajar los óxidos de Nitrógeno en un 60% con respecto al Euro 3, y las emisiones de partículas en un 85% (entre 2001 y 2009).

La aplicación de la normativa Euro-6 supone otro drástico recorte (Otra reducción del 80% de los Óxidos de Nitrógeno, 70% en los Hidrocarburos y 50% en las partículas. Las partículas más pequeñas (producidas por los motores common rail de inyección directa) sufren un tremendo descenso.

¿Cómo se están adaptando las distintas marcas? Hasta la norma EURO 5 unas optaban por introducir la urea y otros por los filtros de partículas. Con esta nueva normativa casi todas las marcas necesitan la combinación de ambos sistemas.

Por ello se está modificando los motores (tienen que vencer más resistencia), y la nueva tecnología suponemos que va a dar algún quebradero de cabeza en los próximos años. Además de aumentar los costos de mantenimiento.

Por lo pronto el consumo de Urea va a pasar del 3% al 6% y además la mayor parte de las casas de vehículos industriales los están encareciendo notablemente. Únicamente los cambios de aceite es probable que tengan una duración mayor.

3. ¿Cuáles son las claves para evitar las grandes averías en los vehículos?

Lo más importante es la implicación de todos los estamentos. Principalmente los conductores que son los que están en la brecha día a día y conocen bien los problemas de los vehículos y si son adecuados o no a los distintos servicios. También es muy importante la concienciación de toda la empresa a la hora de seguir los planes de mantenimiento programado. Para evitar las grandes averías es fundamental la coordinación de los distintos departamentos de la empresa.

• El Jefe de taller porque es el encargado de efectuar el correcto mantenimiento preventivo y de pasar la información a su correspondiente departamento de Gestión de Flota y Mantenimiento. Este tiene que analizar las distintas órdenes de mantenimiento emitidas por los diversos modelos de vehículos y sacar el rendimiento por kilómetro del citado vehículo, los días que ha perdido por mantenimientos correctivos, etc.
• La información del departamento anterior la coge el Dpto. de Administración y la contabiliza con la correspondiente Contabilidad Analítica de Costes
• El departamento comercial tiene que prever los gustos del cliente a la hora de comprar el vehículo y las quejas que haya podido recibir de algún modelo.
• El Dpto. de Tráfico tiene que utilizar los vehículos más eficientes en los distintos servicios. Coordinando el menor consumo de combustible, la satisfacción del cliente, el uso de vehículos más convenientes en los distintos itinerarios, y el menos uso de plazas vacías posibles.
• Con todo esta información y consultando a los distintos departamentos el Administrador de la empresa aconseja al Consejo de Administración sobre las decisiones de compra de vehículos y la distribución de los recursos generados.

4. ¿Qué papel juega la tecnología en la gestión del mantenimiento? ¿Existe software específico? ¿Es necesario? ventajas e inconvenientes. ¿Qué aspectos contemplan estos programas?

Ninguna empresa moderna hoy en día puede subsistir sin un mínimo software de gestión. Aunque este consista únicamente un unas hojas de Excel (que en un momento dado sin apenas inversión pueden dar un resultado extraordinario) existe en el mercado multitud de aplicaciones profesionales que facilitan enormemente el control de la flota y nos reporta una valiosa información que debemos procesar para tomar posteriormente las decisiones adecuadas. Nuestra empresa está actualmente implantando un nuevo programa profesional (con el anterior hemos estado unos 20 años) que nos permite integrar:

• Todos los presupuestos y aspectos comerciales
• El control de los vehículos, mantenimientos, ITV, revisiones preventivas, etc.
• Conductores (documentación, liquidaciones de dietas, descansos, certificados, etc.
• Facturación, gestión de cobros
• Gestión de servicios fijos y discrecionales
• Acceso de los clientes a sus servicios, facturas, comprobar los servicios reservados, etc.
• Gestión con colaboradores y proveedores
• Gestión de almacén
• Control del carburante
• Estadísticas
• Ocupación de los vehículos

5. ¿Cómo se puede solucionar el problema de la falta de tecnología cuando no se dispone de medios?

Pienso que es fundamental la formación del personal y el intercambio de tecnología entre diferentes empresas. Hoy en día no existen distancias. Cualquier empresa con una conexión a internet puede transmitir una cantidad de tecnología e información impensable hace unos años. Es fundamental disponer de personal formado y motivado para ello. Existe también la posibilidad de que cualquier empresa vaya creando su propia tecnología. Nosotros nos ofrecemos a aportar nuestra forma de hacer las cosas (que es una forma más), que funciona en un entorno muy competitivo y puede funcionar igualmente en otros entornos.

6. ¿Todo el mantenimiento se realiza en vuestras instalaciones? ¿Qué tipo de mantenimiento se saca fuera? Dentro del sistema de mantenimiento, ¿Qué es conveniente subcontratar y qué merece la pena realizar con personal propio?

En cuanto a los servicios que externalizamos, normalmente  son los que requieren una  preparación específica como las funciones de:

• Carrocería:
  • Pintado completo del vehículo y reparaciones importantes en chapa-pintura. Golpes importantes (intentamos tener los mínimos días de paralización posibles)
  • Tapicería (necesita maquinaria y personal especializado)

• Cambio-sustitución de neumáticos (necesita una maquinaria específica que no amortizaríamos)
• Trabajos de electromecánica (es complicado y costoso tener siempre actualizado el software de los fabricantes, por lo que dado nuestra cercanía y buena relación con VOLVO y Mercedes, acudimos a las marca para estos mantenimientos y controles de averías.
• Reparación de alternadores. Tenemos una persona externa especializada
• Limpieza extraordinaria de tapicerías. Viene personal especializado con su maquinaria que tarda mucho menos tiempo y nos hace precios especiales.
• Mantenimientos obligatorios como inspecciones de tacómetro (bianual), y del limitador de velocidad.
• Mantenimientos de bomba inyectora e inyectores (maquinaria muy cara).
• Trabajos de torno y fresa (maquinaria muy específica).
• Limpieza interna de radiadores.

El resto de los mantenimientos se efectúan en nuestras instalaciones:

• Cambios de aceite, filtros, valvulina…
• Sustitución de correas y rodamientos
• Sustituciones de fuelles neumáticos
• Pérdidas de aire
• Frenos: zapatas, pastillas, discos…
• Sustitución de motores, cajas de cambio y reglajes
• Rodamientos de grupos
• Rodamientos de ejes
• Equipo eléctrico.
• Equipos electrónicos: radios, vídeos, DVD, micros, etc.
• Refrigeración: sustitución de termostatos, bombas de agua, limpieza externa y sustitución de radiadores.
• Chapa y pintura: pequeñas reparaciones, rotulación, pintado de golpes y roces
• Limpiezas extraordinarias
• Lavados de bajos
• Control de presiones
• Válvulas

7. ¿Existe algún manual o instrucciones de trabajo?

Todo nuestro personal conductor dispone de un manual con diversas órdenes o instrucciones de trabajo (repostaje, limpieza, etc.) Todo personal que accede a la plantilla debe de disponer del manual de conductor y seguir sus especificaciones.

Antonio, muchas gracias, creo que nos has dado mucha información, ahora animo a los lectores a que pregunten o comenten. Especialmente a otros grandes operadores de transporte que como él, tienen mucha experiencia y deseen compartirla.

Julián Sastre González

Soy Consultor con experiencia en mas de 20 países y he participado en el desarrollo de muchos proyectos de éxito. Ademas de con grandes grupos, trabajo como asesor para organismos multilaterales como el Banco Interamericano de Desarrollo.

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