La organización tiene que diseñar e implementar el sistema para conocer como la flota es gestionada, con el objetivo de tomar las medidas adecuadas para su control, seguimiento y mejora, y establecer los periodos de tiempo para su realización, y se recomienda que sean cada semana o mes dependiendo de las características, presupuesto y objetivos de la organización.

Las dos principales variables claves para conocer como la flota es gestionada son el nivel de servicio y sus costes variables de  operación, por lo tanto tenemos que medir estas variables en cada periodo y su evolución en diferentes periodos de tiempo.

Un determinado nivel de servicio tiene un número de vehículos óptimo y sus costes variables de operación en unas condiciones de utilización de la flota, por lo tanto para conocer como la flota es gestionada tenemos que medir la relación entre el nivel de servicio y sus costes variables de operación en cada periodo y su evolución en diferentes periodos de tiempo.

Se desarrolla como el nivel de servicio y los costes directos varían en el tiempo, por que los costes variables de operación es una de las dos variables que nos indica como la flota es gestionada, la metodología propuesta y un ejemplo teórico-práctico para medir como la flota es gestionada.

9.1. VARIACIÓN DEL NIVEL DE SERVICIO Y LOS COSTES DIRECTOS

Se desarrolla como el nivel de servicio y los costes directos pueden variar en el tiempo.

9.1.1. Nivel de servicio

El nivel de servicio puede incrementarse para un mismo número de vehículos y conductores por diversas razones como optimizar las actividades de la gestión de la flota, incrementar la velocidad media, planificar las rutas y el servicio, dar formación a los conductores, utilizar servicios telemáticos, utilizar un software de gestión de la flota o utilizar peajes.

El nivel de servicio puede disminuir para un mismo número de vehículos y conductores por diversas razones como no controlar y optimizar las actividades de la gestión de la flota, disminuir la velocidad media de los vehículos o no planificar las rutas y el servicio.

En aquellas flotas con rutas planificadas a realizar hay que considerar que el nivel de servicio viene determinado por el tiempo mayor de entre todos los vehículos del servicio, tal como hemos desarrollado en el ejemplo teórico-práctico del epígrafe 4.1.1. y por lo tanto la prioridad es reducir el tiempo de este vehículo, puede ocurrir que reduzcamos el tiempo de operación en vehículos que tienen menor tiempo que el tiempo mayor de todos los vehículos de la flota aumentando su velocidad media, provocando un incremento en los costes variables de operación debido al aumento del consumo de combustible para un mismo nivel de servicio.

9.1.2. Costes directos

El valor monetario de un coste es igual a su cantidad multiplicado por su precio, la tabla 15 muestra como varia el valor de un coste dependiendo de las variaciones de los precios y las cantidades.

 

Tabla 15: diferentes posibilidades de la variación del valor de un coste.

Los costes directos están divididos según el gráfico 2 en costes fijos y en costes variables de operación

• Los costes fijos son costes en los que se incurren por la propiedad del vehículo y permanecen prácticamente constantes a lo largo de la vida del vehículo, por lo que tienen una pequeña influencia en como la flota es gestionada, a continuación se desarrolla como cada coste directo fijo puede variar en el tiempo.
  • La amortización puede variar por los incrementos o decrementos del valor residual como si vehículo esta muy deteriorado por haber tenido accidentes y averías que no se han reparado, por las variaciones de precio en el mercado de segunda mano o si añadimos equipamiento o realizado mejoras en el vehículo durante su vida
  • El coste de financiación puede variar dependiendo de las características de nuestra organización o de los tipos de interés
  • Los salarios de los conductores pueden variar dependiendo del convenio del sector o de los índices de precios al consumo (IPC)
  • Los seguros pueden variar dependiendo de la modalidad contratada como a todo riesgo, a terceros o con franquicia, y de los precios de los mismos
  • Los impuestos y tasas pueden variar dependiendo del precio de los mismos y son establecidos por la administración pública
• Los costes variables de operación son los costes en los que se incurren por la cantidad de kilómetros recorridos u horas realizadas, y pueden variar considerablemente en el tiempo, por lo tanto son los que utilizamos para medir como la flota es gestionada, la tabla 16 muestra la influencia de cada concepto en el nivel de servicio y en los costes variables de operación considerando que el resto de costes variables permanecen constantes.

Tabla 16: influencia de los costes directos variables.

• La distancia recorrida tiene un gran impacto en los costes directos, por que a mayor distancia recorrida, mayores costes variables de operación, menor valor residual y peor nivel de servicio en aquellas flotas con rutas planificadas a realizar, por lo que en cualquier tipo de flota uno de los objetivos es minimizar la distancia recorrida. La principal causa de la distancia recorrida es la gestión de la flota de vehículos
• La velocidad media tiene un impacto directo en los costes variables de operación y en el nivel de servicio, por que a mayor velocidad media mayor consumo de combustible y mejor nivel de servicio en aquellas flotas con rutas planificadas a realizar. La principal causa del valor de la velocidad media es la gestión de la flota de vehículos

• El coste del combustible es principalmente el mayor de todos los costes variables de operación y puede variar considerablemente en el tiempo, por lo tanto debe ser analizado individualmente

El precio del combustible esta determinado por razones externas como el libre mercado y los impuestos o por razones internas de nuestra organización como  realizar coberturas sobre el precio del combustible comprando opciones o futuros del mismo, tener nuestros propios depósitos de suministro o un acuerdo marco con un proveedor, por lo que el precio del combustible es más económico.

La cantidad de combustible varia dependiendo del consumo de combustible cada 100 Km., y la distancia recorrida, y su principal causa es la gestión de la flota de vehículos.

• El coste de los neumáticos tiene un impacto directo en los costes variables de operación y en el nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado o los impuestos, o por razones internas como la elección de la marca del neumático o por tener un acuerdo marco con una marca de neumáticos y/o proveedor por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de neumáticos es la gestión de la flota de vehículos
• Los mantenimientos tienen un impacto directo en los costes variables de operación, las averías, los accidentes de tráfico y el nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de mantenimientos es la gestión de la flota de vehículos
• Las averías tienen un impacto directo en los costes directos, por que a mayor número de averías mayores costes variables de operación, más accidentes de tráfico, menor valor residual del vehículo y peor nivel de servicio. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios, por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de averías es la gestión de la flota de vehículos

• Los accidentes de tráfico tienen un gran impacto en los costes directos, por que a mayor número de accidentes mayores costes variables de operación, peor nivel de servicio y menor valor residual del vehículo. El precio puede variar por razones externas como el libre mercado, o por razones internas como la elección de la marca de los recambios, tener un seguro a todo riesgo, a terceros o con franquicia, la utilización de talleres propios o externos, o por tener un acuerdo marco con un distribuidor de recambios, por lo que estos son más económicos. La principal causa de la cantidad de averías es  la gestión de la flota de vehículos
• Las multas tienen un pequeño impacto directo en los costes variables de operación. El precio esta determinado por las administraciones publicas y la principal causa de la cantidad de las multas es la gestión de la flota de vehículos
• Los peajes tienen un ligero impacto directo en los costes de servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por las compañías gestoras de los peajes y  la principal causa de la cantidad de peajes es la gestión de la flota de vehículos
• Las dietas tienen un impacto directo en los costes del servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por los acuerdos que pueden llegar entre la organización y los conductores y/o por un convenio colectivo, la principal causa de la cantidad de dietas es  la gestión de la flota de vehículos
• Los incentivos tienen un ligero impacto directo en los costes del servicio y en el nivel de servicio. El precio esta determinado por los acuerdos que pueden llegar entre la organización y los conductores y/o por un convenio colectivo, la principal causa de la cantidad de los incentivos es la gestión de la flota de vehículos

Aquellos incrementos o decrementos de los precios causados por razones externas, no se tienen que tener en consideración para medir como la flota es gestionada, debido a que nuestra organización no tiene ningún control sobre ellas.

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