Se propone una metodología basada en el nivel de servicio y los costes variables de operación planificados y reales para un periodo de tiempo Px.. En cada instante de tiempo Tx, se establecen el nivel de servicio y los costes variables de operación, tal como muestra el gráfico 27:
Gráfico 27: periodos de tiempo de la metodología propuesta
Hay dos formas fundamentales para medir como una flota es gestionada y son:
- Corto plazo: para un periodo Px, se miden los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en Tx y los reales en Tx+1, los cuales suelen ser de pequeña cuantía
La tabla 17 muestra las diferentes posibilidades para conocer si en el periodo Px la flota ha sido gestionada mejor, igual o peor que lo planificado, atendiendo a los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados con los reales.
Tabla 17: diferentes posibilidades de cómo la flota ha sido gestiona para un periodo Px en el corto plazo
La mejor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio se incrementa y los costes variables de operación decrecen en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx. La peor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio decrece y los costes variables de operación se incrementan en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.
Hay dos situaciones particulares que son: se produce un incremento del nivel de servicio y un incremento de los costes variables de operación en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx ; se produce un decremento en el nivel de servicio y un decremento en los costes variables de operación en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.
En ambas situaciones hay que realizar un estudio en profundidad para saber como la flota es gestionada y dependerá de la cuantía de estas variaciones y los objetivos de nuestra organización.- Largo plazo: para un periodo Px, se miden los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en Tx y Tx+1, los cuales son de gran cuantía, afectan durante un gran número de periodos, y se producen cada largos espacios de tiempo
Ejemplos son instalar nuestros propios depósitos de combustible, llegar acuerdos marcos con proveedores, utilizar un software para calcular las rutas o de gestión de la flota, dar formación a los conductores, instalar dispositivos de seguridad o de ayuda a la conducción.
La tabla 18 muestra las diferentes posibilidades para conocer como la flota es gestionada mejor, igual o peor que lo planificado entre los periodos Px y Px+1, atendiendo a los incrementos o decrementos del nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en el largo plazo.
Tabla 18: diferentes posibilidades de cómo la flota ha sido gestiona entre periodos en el largo plazo
La mejor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio planificado se incrementa y los costes variables de operación planificados decrecen en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx. La peor situación posible es aquella en la que el nivel de servicio planificado decrece y los costes variables de operación planificados se incrementan en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.
Hay dos situaciones particulares que son: hay un incremento del nivel de servicio planificado y un incremento de los costes variables de operación planificados en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx ; hay un decremento en el nivel de servicio planificado y un decremento en los costes variables de operación planificados en el instante Tx+1 respecto a los planificados en Tx.
En ambas situaciones hay que realizar un estudio en profundidad para saber como la flota ha sido gestionada y dependerá de la cuantía de estas variaciones y los objetivos de nuestra organización.
Existen dos situaciones extremas que son las siguientes:- Combinando el corto y el largo plazo, la mejor situación posible de gestión de una flota, es cuando en el corto plazo aumentamos el nivel de servicio y disminuimos los costes variables de operación respecto a los planificados en cada periodo Px, y en el largo plazo aumentamos el nivel de servicio y disminuimos los costes variables de operación planificados entre los periodos Px y Px+1.
- Combinando el corto y el largo plazo, la peor situación posible de gestión de una flota, es cuando en el corto plazo disminuimos el nivel de servicio y aumentamos los costes variables de operación respecto a los planificados en cada periodo Px, y en el largo plazo disminuimos el nivel de servicio y aumentamos los costes variables de operación planificados en los periodos Px y Px+1.
Entre estas dos situaciones extremas, existe un amplio rango de situaciones intermedias posibles, por ello habrá que realizar un estudio en profundidad de la situación de nuestra organización para saber como la flota es gestionada.
9.2.1. Corto plazoSe propone un modelo para medir como la flota es gestionada en el corto plazo, hay que tener en consideración como se establece la distancia planificada a recorrer y depende principalmente de los siguientes casos de flotas.
En el caso de una flota con rutas planificadas, la distancia planificada a recorrer en cada periodo Px viene determinada por las rutas a realizar, como se desarrolla en el caso teórico-práctico del epígrafe 4.1.1.
En el caso de flotas con demanda aleatoria de los vehículos o un vehículo asignado a un usuario/actividad, hay que establecer la distancia planificada a recorrer en cada periodo Px en el instante Tx, para cumplir con el presupuesto y/o los costes variables de operación de la flota, como se desarrolla en los epígrafes 4.3.3. y 4.3.4.
El primer paso es estimar los costes variables de operación planificados en el periodo Tx, por tipo de vehículo, ya que tienen diferentes valores de los mismos, para ello utilizaremos la siguiente tabla 19.
Tabla 19: costes variables de operación planificados en el instante Tx
Para calcular los costes variables de operación planificados, primero tenemos que establecer el precio, la cantidad y la distancia planificada como se desarrolla en los epígrafes 4.1.1., 4.3.3. y 4.3.4. dependiendo del tipo de flota, y a continuación calculamos el coste unitario y el coste planificado según la tabla 19..
El precio planificado es un precio medio de cada concepto en el instante Tx, por ejemplo el precio medio de un mantenimiento o la reparación de una avería. La cantidad planificada es cada cuantos kilómetros se produce un concepto, por ejemplo tenemos un accidente cada 15.000 Km. o consumimos un litro de combustible cada 13 Km. El coste unitario planificado de cada concepto es el precio planificado dividido por la cantidad planificada. El coste planificado total es la multiplicación del coste unitario planificado por la distancia planificada.
Las fuentes de la información para calcular los costes variables de operación planificados pueden ser: un histórico de la flota; realizar estimaciones; otras flotas de vehículos; terceras compañías; instituciones u organismos oficiales; o los fabricantes de los vehículos.
El segundo paso es recopilar los costes variables de operación reales, los precios medios reales y la distancia real recorrida para el periodo Px. Con estos datos calculamos el coste unitario real y la cantidad real según la tabla 20.
Tabla 20: costes variables de operación reales en el instante Tx+1
El coste real (Crt) en el instante Tx+1 pueden tener desviaciones respecto al coste planificado en el instante Tx (Cpt) por los dos siguientes motivos:- El coste unitario real (CurT)
- La distancia real recorrida (Dr)
La tabla 21 muestra las diferentes posibilidades de cómo el coste real varía, atendiendo a los incrementos o decrementos del coste unitario y la distancia recorrida real para un periodo Px.
Tabla 21: variación del coste real respecto a los planificados en el periodo Px
La situación mejor es aquella en la que el coste unitario y la distancia real son menores que los planificados. La peor situación es aquella en la que el coste unitario y la distancia real son mayores que los planificados.
Hay dos situaciones que son: el coste unitario es menor pero la distancia recorrida es mayor, o el coste unitario es mayor pero la distancia recorrida es menor. El coste real será mayor, igual o menor que el planificado dependiendo de la cuantía del coste unitario y la distancia recorrida real.
El siguiente análisis desglosa que parte de las variaciones del coste real provienen de las variaciones del coste unitario o de la distancia recorrida, según muestran las siguientes tablas 22 y 23.
Una vez calculados y/o recopilados el coste unitario planificado, el coste unitario real, la distancia planificada y real por tipo de vehículo, se calculan los datos de la siguiente tabla 22.
Tabla 22: principales variables por tipo de vehículo en el periodo Px
Tabla 23: desviación entre los costes planificados y los reales principales variables por tipo de vehículo en el periodo Px
La tabla 23 muestra la desviación total producida para la flota y por tipos de vehículos entre los costes reales y los planificados, así como la desviación producida debida al coste unitario y la distancia recorrida.
El rango de la desviación que se produce entre los costes variables planificados y reales en términos absolutos es mayor cuantos más vehículos y/o costes variables planificados tenga la flota ya que las cantidades son mayores y por lo tanto tenemos más margen para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables. En una flota de 50 vehículos la desviación en términos absolutos del nivel de servicio y los costes variables planificados y reales serán menores que para una flota de 500 vehículos.
Si analizamos y representamos en un gráfico estas desviaciones en términos absolutos obtendríamos conclusiones erróneas, por lo tanto necesitamos un indicador para medir la desviación y como evolucionan el nivel de servicio y los costes variables de operación independientemente del tamaño de la flota y los costes variables..
El método propuesto es calcular el % de desviación que se produce entre el nivel de servicio y los costes variables reales con los planificados según la tabla 24. Con los resultados de la tabla 23 obtenemos los datos de la tabla 24:
Tabla 24: % desviación entre los costes planificados y los reales en el periodo Px
La tabla 24 muestra el porcentaje de desviación total producida para la flota entre los costes reales y los planificados, así como el porcentaje de desviación producida por el coste unitario y la distancia recorrida por tipo de vehículo.
Los tiempos totales de operación y las velocidades medias por tipo de vehículo son de gran utilidad para analizar los resultados obtenidos, la tablas 25 y 26 muestran los tiempos totales y las velocidades medias planificadas y reales en los instantes Tx y Tx+1 para el periodo Px por tipo de vehículo.
Tabla 25: tiempos reales y planificados de operación por tipo de vehículo en el periodo Px
La tabla 26 muestra las velocidades medias planificadas y reales en los instantes Tx y Tx+1 para el periodo Px por tipo de vehículo.
Tabla 26: velocidades medias planificadas y reales por tipo de vehículo en el periodo Px
La tabla 27 muestra como calcular la desviación producida entre el nivel de servicio real respecto al planificado en el periodo Px. El nivel de servicio planificado se estima como se ha explicado en el capítulo 4. En el caso de rutas el nivel de servicio real hay que medirlo por cada servicio realizado y hacer una media de entre todos ellos para el periodo Px. La tabla 27 muestra como calcular el % de desviación del nivel de servicio.
Tabla 27: % desviación nivel de servicio real respecto al planificado en el periodo Px
9.2.2. Largo plazoPara medir como la flota es gestionada en el largo plazo, se emplea la misma metodología utilizada en el corto plazo realizando las siguientes modificaciones. En el instante Tx+1 en vez de utilizar los datos reales del periodo Px utilizamos los datos planificados para el periodo Px+1.
Una situación particular es cuando del periodo Px al Px+1 el número de vehículos se incrementa o disminuye provocando que la distancie recorrida y el nivel de servicio varíen tal como se ha explicado en el capítulo 4, debido a que la flota en cada periodo Px y Px+1 tiene un nivel de servicio y una distancia a recorrer planificadas acordes al número de vehículos.
Por lo tanto comparar la flota en diferentes periodos con diferentes números de vehículos no es de gran utilidad y obtendremos conclusiones erróneas de cómo ha sido gestionada, para evitar este inconveniente, se propone el siguiente modelo: en el instante Tx+1 se vuelve a calcular el nivel de servicio y la distancia a recorrer utilizando las mismas condiciones y número de vehículos que tenemos en Tx. El nivel de servicio y la distancia obtenidos son los datos que utilizamos como los planificados para el instante Tx+1.
9.2.3. Análisis de los resultadosSe desarrolla una metodología para el análisis de los resultados para el corto y largo plazo, considerando una flota con rutas planificadas en el que el nivel de servicio es el tiempo mayor de todos los vehículos de la flota, y una reducción de este tiempo implica una mejora en el nivel de servicio como se ha desarrollado en el caso teórico-práctico del epígrafe 4.1.1.
Hay que tener en consideración que en el corto plazo en el instante Tx+1 corresponde a la desviación del nivel de servicio y los costes variables reales de operación respecto a los planificados en Tx para el periodo Px, y en el largo plazo en el instante Tx+1 corresponde a la desviación del nivel de servicio y los costes variables planificados de operación respecto a los planificados en Tx para el periodo Px.
El primer análisis a realizar, es la representación gráfica de las desviaciones del nivel de servicio y los costes variables de operación.
El gráfico 28 muestra los diferentes escenarios de las desviaciones que se pueden producir entre el nivel de servicio y los costes variables de operación planificados en el instante Tx.
Hay que establecer unos margenes de desviación razonables y realistas en los que se considera que la flota no se ha gestionado mejor o peor que lo esperado.
En el cuadrante 1º el nivel de servicio aumenta y los costes variables de operación disminuyen, esta es la mejor situación posible y demuestra que la flota ha sido gestionada mejor de lo esperado en el corto plazo, o se han producido mejoras entre periodos (largo plazo).
En el cuadrante 3º el nivel de servicio aumenta y los costes variables de operación aumentan, esta es la peor situación posible y demuestra que la flota ha sido gestionada peor de lo esperado en el corto plazo o se ha empeorado entre periodos (largo plazo).
En el cuadrante 2º el nivel de servicio disminuye y los costes variables de operación disminuyen, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor de lo esperado, o se han producido mejoras o un empeoramiento dependiendo de cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas o de las circunstancias de operación que se han producido durante el periodo Px (corto plazo) o entre los periodos Px, y Px+1 (largo plazo).
En el cuadrante 4º el nivel de servicio disminuye y los costes variables de operación aumentan, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor, o se han producido mejoras o un empeoramiento dependiendo cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas, o las circunstancias de operación que se han producido durante el periodo Px (corto plazo) o entre los periodos Px, y Px+1 (largo plazo).
Hay que tener en consideración que las desviaciones causadas por las variaciones en los precios incurridos durante el periodo Px o entre los periodos Px, y Px+1 que se deban a causas externas y que nuestra organización no puede controlar, no se deben tener en consideración para medir como la flota es gestionada ya que obtendríamos conclusiones erróneas.
El siguiente análisis es realizar un estudio de cómo el % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación evolucionan en diferentes periodos consecutivos de tiempo Px, Px+1, Px+2…Pn.
El gráfico 29 muestra un ejemplo de n posibles resultados (cuatro por cada periodo) que se pueden obtener en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn del % de la desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación.
Gráfico 29: n posibles relaciones del % desviación nivel de servicio y los costes variables de operación
Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el primer cuadrante la flota ha sido gestionada mejor de lo esperado y su evolución es la apropiada en el corto plazo, o se han producido mejoras en el largo plazo.
La evolución ideal es la que se produce con los siguientes relaciones (T2,11; T3,12;T4,13;T5,14…Tn,1n) en las en cada periodo en el corto plazo o entre periodos en el largo plazo se mejora el nivel de servicio y se reducen los costes variables de operación progresivamente como muestra la figura.
Gráfico 30: evolución ideal del % desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación
Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el tercer cuadrante la evolución la flota ha sido gestionada peor de lo esperado y su evolución no es la apropiada en el corto plazo o ha empeorado en el largo plazo. Esto puede ser debido a varias razones como no identificar las razones de estas variaciones, no tomar las medidas adecuadas o no realizar una planificación adecuada.
La evolución peor es la que se produce con los siguientes relaciones (T2,31; T3,32; T4,33; T5, 34…Tn,3n), en las en cada periodo se empeora el nivel de servicio y se incrementan los costes variables de operación en el corto plazo o entre periodos en el largo plazo progresivamente como muestra el gráfico 31.
Gráfico 31: evolución peor del % desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación
Si todos los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables de operación en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en el cuadrante 2º o 4º, esta es una situación intermedia entre la mejor y peor situación posible y la flota ha sido gestionada peor o mejor de lo esperado en el corto o en el largo plazo dependiendo de cual de las dos variables, si el nivel de servicio o los costes variables de operación son más importantes para la organización, los valores de las mismas o de las circunstancias de operación que se han producido durante los periodos o entre periodos Px, Px+1, Px+2…Pn.
Si los valores de % de desviación del nivel de servicio y los costes variables en los periodos Px, Px+1, Px+2…Pn están en diferentes cuadrantes, la flota no ha sido gestionada apropiadamente, por que no hemos controlado adecuadamente el nivel de servicio y los costes variables. Esto puede ser debido a varias razones como no identificar las razones de estas variaciones, no tomar las medidas adecuadas o no realizar una planificación adecuada. El gráfico 32 muestra tres ejemplos de este caso considerando 4 periodos tanto para el corto o el largo plazo.
Gráfico 32: evoluciones del % de las desviaciones del nivel de servicio y los costes variables en varios cuadrantes.
Con los datos obtenidos hay que realizar un análisis en profundidad en el corto y el largo plazo con los siguientes objetivos: conocer las causas de las desviaciones en el nivel de servicio y los costes variables de operación; priorizar las medidas a tomar en aquellos tipos de vehículos y conceptos que nos están causando las mayores desviaciones; e identificar que vehículos nos están provocando las desviaciones.
El análisis hay que realizarlo desde lo más genérico a lo más específico según el siguiente gráfico 33 para los costes variables de operación.
Gráfico 33: estructura de las desviaciones en los costes variables de operación.
El primer paso es conocer el % de desviación de los costes variables de operación por tipo de vehículo, el segundo paso es conocer el % de desviación debido al coste unitario y a la distancia por tipo de vehículo, utilizando la tabla 24.
Conociendo la desviación producida por la distancia recorrida hay que identificar que vehículos han realizado más kilómetros que los planificados, estudiar la causa que lo ha provocado y tomar las medidas adecuadas para que no se vuelva a producir. En aquellos vehículos que han recorrido menos kilómetros de los planificados hay que identificar la causa que lo ha provocado con el objetivo de aplicarlo al resto de vehículos de la flota como una buena práctica y/o modelo a seguir.
El tercer paso es conocer el desglose de la desviación producida por los costes unitarios en sus diferentes partidas por tipo de vehículo, según muestra la tabla 28:
Tabla 28: % de desviación de los costes unitarios.
Con los datos obtenidos de la tabla 28, conocemos que costes unitarios tienen desviaciones positivas, negativas o no tienen. En aquellos costes unitarios con desviaciones positivas hay que identificar el motivo que la provoco, si es por los precios, la cantidad o ambos a la vez tal como muestra la tabla 15, e identificar que vehículos han provocado esta desviación y tomar las medidas adecuadas para que no se vuelva a producir.
En aquellos costes unitarios que tienen desviaciones negativas hay que identificar las causas y los vehículos que las han provocado con el objetivo de aplicarlo al resto de vehículos de la flota como una buena práctica y/o modelo a seguir.
Hay que identificar las posibles razones de las desviaciones del nivel de servicio, y cuanto corresponden a cada partida tal como muestra el gráfico 34:
Gráfico 34: posibles razones de las desviaciones del nivel de servicio
Una forma de agrupar el análisis del corto con el largo plazo y medir como la flota ha sido gestionada en un periodo Px, es establecer un sistema de puntuación del porcentaje de las desviaciones producidas en el nivel de servicio y en los costes variables de operación. Se desarrolla un ejemplo de cómo realizar este sistema de puntuación.
Tabla 29: puntuaciones dependiendo del % de desviación
La tabla 29 representa la puntuación dependiendo del % de desviación positiva o negativa producida en el nivel de servicio y los costes variables de operación reales o planificados respecto a lo planificado para un periodo Px.
En este sencillo ejemplo se han utilizado solamente las desviaciones totales, pero el sistema de puntuación se puede hacer más específico utilizado por ejemplo la desviación en la distancia y en las diferentes partidas que componen el coste unitario (combustible, mantenimientos etc.) y estos a su vez se pueden desglosar por el precio y la cantidad.
En el ejemplo tanto los costes variables, el nivel de servicio, el corto y el largo plazo tienen el mismo peso en la puntuación, sin embargo para algunas organizaciones tendrá más prioridad el corto que el largo plazo, los accidentes que las multas, un determinado tipo de vehículos, o el nivel de servicio que los costes variables de operación, y por lo tanto tienen que tener diferente peso en el sistema de puntuación.
Por lo tanto las puntuaciones y el grado de detalle del sistema de puntuación dependerán de las características y objetivos de cada organización.
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