La organización tiene que diseñar y establecer el sistema de información de gestión de la flota con los objetivos de: conocer el estado actual y la tendencia; controlar y optimizar las actividades y el nivel de servicio; controlar y reducir los costes; realizar un control y seguimiento de los vehículos; y extraer información valiosa para la toma de decisiones.

La organización tiene que establecer que información recopilar y la frecuencia de recogida de la misma, y dependerá de los siguientes factores:

• Importancia de la flota

Si la flota de vehículos es la principal actividad de la organización, el sistema de información tiene que ser completo y desarrollado, por el contrario en organizaciones en los que la flota de vehículos es una actividad secundaria, será suficiente con tener un sistema de información básico.

• Actividad de la organización

Dependiendo de la actividad de la organización la información que se necesita es diferente. Una compañía de transporte de mercancías necesita un sistema de información y unos indicadores diferentes que una compañía en la que la flota es utilizada por comerciales.

• Actividades de la flota

El sistema de información tiene que ser más completo y desarrollado en aquellas actividades de mayor valor añadido y las que más recursos consumen de la flota.

• Grado de control y análisis

Cuanto más grado de control y análisis de la información, se requiere una frecuencia de recogida de la información mayor y el sistema de información tiene que ser más completo y desarrollado.

• Coste

Cuanta más información a recopilar, analizar y frecuencia de recogida, más recursos humanos y técnicos se necesitan y por lo tanto mayor coste.

Una parte del sistema de información de la gestión de la flota es suministrado por la información de otros departamentos como contabilidad.

La información se divide en dos tipos dependiendo de cuando se recopila esta.

• La información es recopilada en el momento de producirse, y corresponde con eventos discretos, por ejemplo: cuando adquirimos un vehículo, se recopila el coste de adquisición, la fecha de adquisición, el modelo o el equipamiento; cuando repostamos combustible se recopila la cantidad de combustible, la fecha, el coste del combustible y el kilometraje del vehículo si el vehículo no dispone de un dispositivo que mide el consumo de combustible; o cuando se produce un accidente de tráfico se recopila la información descrita en el epígrafe 6.1.6.

La organización tiene que establecer la frecuencia para calcular la cantidad de estos eventos en un periodo de tiempo como una semana, un mes o un año. Por ejemplo, el número de accidentes de tráfico a la semana, el número de mantenimientos planificados realizados al mes o el número de vehículos adquiridos al año, o cada cuantos kilómetros se produce un accidente, un mantenimiento o una avería.

• La información es recopilada con una frecuencia de tiempo que tiene que ser establecida por la organización, y corresponden con variables continuas como los kilómetros recorridos o el consumo de combustible si el vehículo dispone de un dispositivo que mide el consumo de combustible.

El sistema de información suministra la información necesaria para la realización de cada una de las siguientes herramientas como el cuadro de mando, el análisis de los datos, el control de costes y como medir la gestión de la flota

Con los resultados obtenidos en cada una de la herramientas se realiza: el reporte general para la dirección de la organización, la cual tiene que establecer el periodo en que se debe realizar el mismo, y se recomienda realizarlo trimestralmente, semestralmente o anualmente dependiendo de las características y objetivos de cada organización; y la toma de decisiones y las medidas a adoptar sobre la gestión de la flota, tal como muestra el gráfico 22.

Gráfico 22: sistema de información de la gestión de la flota de vehículos.

8.1.1. Cuadro de mando de la flota de vehículos

El cuadro de mando es una herramienta fundamental en la gestión de la flota, que nos permite conocer y realizar un control y seguimiento de la información más importante de una forma rápida y sencilla. El cuadro de mando esta compuesto por un conjunto de indicadores que son calculados y/o recopilados de la información suministrada por el sistema de información.

Hay que tener en consideración que un cuadro de mando muy amplio y con multitud de indicadores puede ser un gran obstáculo en la operativa de la flota por la cantidad de información a recopilar y analizar, por el contrario un cuadro de mando con unos pocos indicadores no suministrará la información necesaria para la gestión de la misma.

Por lo tanto la organización tiene que establecer la cantidad de indicadores más apropiados y valiosos que mejor se adapten a las características, operativa, presupuesto y objetivos de la organización.

Por ejemplo, un cuadro de mando básico tiene los siguientes indicadores: los kilómetros recorridos, el consumo de combustible, el número de vehículos que no han cumplido el mantenimiento planificado, el estado de los vehículos (disponible, no disponible), el número de accidentes y el nivel de servicio.

La organización tiene que establecer la frecuencia para el reporte general del cuadro de mando, que se recomienda realizarlo cada mes, para ello hay que calcular y/o recopilar los indicadores del sistema de información.

Por ejemplo, si los kilómetros recorridos son recopilados cada semana en el sistema de información, habrá que sumar los kilómetros de todas las semanas del mes para calcular el indicador del cuadro de mando si este se realiza mensualmente.

El cuadro de mando esta estructurado en forma de pirámide, en la cúspide tenemos unos pocos indicadores básicos y genéricos que se pueden utilizar en cualquier tipo de flota, según se va descendiendo el número de indicadores se incrementan, son más específicos y abarcan más actividades de la flota.

La implantación del cuadro de mando en una organización requiere de un periodo de adaptación, por lo tanto se recomienda establecer el cuadro de básico explicado anteriormente en una primera etapa y una vez que se ha consolidado, extender el cuadro de mando a otros indicadores más específicos y actividades.

El reporte del cuadro de mando ha de ser sencillo y fácil de entender, para ello se recomienda utilizar gráficos y tablas.

La información ha de presentarse desde lo más genérico a lo más específico y por tipos de vehículos. Si la organización dispone de varios centros de trabajo en diferentes localizaciones geográficas, hay que realizar un cuadro de mando genérico para toda la organización y uno individual por cada centro de trabajo.

Existen multitud de gráficos y tablas para presentar la información del cuadro de mando, a continuación se exponen algunos ejemplos si la flota de vehículos esta compuesta por tres tipos de vehículos.

El gráfico 23 muestra los kilómetros totales recorridos por mes y tipo de vehículo.

Gráfico 23: kilómetros totales recorridos por mes y tipo de vehículo.

El consumo de combustible al mes por todos los vehículos de la flota, clasificados por tipo de vehículo. El gráfico de las emisiones de Co₂ es similar al del consumo de combustible ya que su cálculo se basa en este.

Gráfico 24: consumo total de combustible por mes y tipo de vehículo.

Con los kilómetros recorridos y el consumo de combustible calculamos la media del consumo de combustible por cada 100 Km. por tipo de vehículo, como muestra el gráfico 25.

Gráfico 25: consumo de combustible cada 100 Km.

El gráfico 26 muestra la evolución de los precios del coste por litro y tipo de combustible por mes.

Gráfico 26: coste combustible por litro y tipo de combustible por mes

El estado de los vehículos (disponible, no disponible) al mes y por tipo de vehículo, si este dato se recoge semanalmente hay que calcular la media del estado de los vehículos de las semanas del mes.

Tabla 13: vehículos activos, no activos.

Tabla de ranking por tipos de vehículos, para representar los vehículos que más consumen, contaminan, coste por kilómetro, número de accidentes etc. la tabla 14 muestra los vehículos pesados que más contaminan.

Tabla 14: Top consumo vehículos pesados.

8.1.2. Análisis de datos de la flota de vehículos

La información suministrada por el sistema de información tiene que ser analizada y estudiada en profundidad con el objetivo de obtener información valiosa para la toma de decisiones, para ello se recomienda utilizar estadística descriptiva, análisis multivariante o las técnicas de investigación de operaciones.

La organización tiene que establecer el periodo para realizar el análisis de datos que ser recomienda realizarlo, trimestralmente, semestralmente o anualmente dependiendo de las características y objetivos de cada organización.

A continuación se describen algunos ejemplos de la información valiosa que podemos obtener:

• Encontrar patrones de comportamiento y tomar las medidas necesarias para que no ocurran. Ejemplos de patrones de comportamiento son los siguientes:

El 45% de los accidentes se producen entre las 13-15 horas, la edad media del conductor es de 28 años, el tiempo es soleado y el tipo de accidente es aparcando marchas atrás.

El 35% del coste de las averías se producen en un determinado modelo de vehículo, en el sistema de transmisión, el vehículo tiene transmisión manual, y realizan rutas urbanas.

Los conductores con mayor consumo de combustible son aquellos que tienen una edad de 32 años, una experiencia de 3 años, no han recibido ningún curso de conducción eficiente y conducen de forma agresiva.

• Clasificar la información por categorías y por orden de importancia

Realizar un análisis ABC clasificando la información por categorías para detectar que 20% de los eventos nos producen el 80% de los costes.

Por ejemplo, podemos saber cuales son los principales tipos de accidentes o averías que nos producen el 80% de los costes de las mismas.

• Detectar anomalías y usos indebidos de los vehículos

La información nos permite detectar anomalías y usos indebidos en la utilización de los vehículos, en ambos casos el gestor de la flota tiene que averiguar la razón de estas situaciones y tomar las medidas adecuadas. Por ejemplo algunas de las formas de realizarlo son:

Sin un vehículo tienen el mismo kilometraje durante 4-5 semanas consecutivas y esta activo, pueden ocurrir varias situaciones como que no se utilice, este averiado o haya sufrido un accidente y no se ha reportado esta información o que no haya un responsable de este vehículo.  Si se recopila el kilometraje semanalmente la detención de este tipo de anomalías resulta más fácil que si se recopila mensualmente.

Un conductor reposta combustible, una parte es para el vehículo y otra parte la almacena en una garrafa para sus usos privados, por lo tanto el coste por kilómetro de combustible de este vehículo tiene que ser muy alto comparado con una utilización normal.

Si disponemos de un servicio telemático podemos identificar si el vehículo se utiliza para uso privado ya que podemos saber que recorridos ha realizado, y si se utiliza fuera del horario de trabajo.

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