El punto de partida para la gestión de la flota de vehículos es el diseño e implantación de su política, estableciendo unas directrices de actuación y una planificación a largo plazo, con el objetivo de desarrollar la estrategia general de la organización y conseguir la mayor eficiencia y eficacia posible para un determinado nivel de servicio y coste.
La dirección de la organización debe diseñar, desarrollar e implementar la política de la gestión de la flota a partir de las directrices de la estrategia general de la organización, y debe respaldar, hacer cumplir y comunicar esta política a todas las personas involucradas en la gestión de la flota. Muy frecuentemente la ausencia y una política ambigua o poco desarrollada es el origen de una gestión de la flota de vehículos no satisfactoria.
A continuación se exponen algunas políticas de gestión de una flota en diferentes tipos de organizaciones.
- Una organización en la que una de las directrices de su estrategia general es el respecto al medioambiente, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por los vehículos que menos contaminen en el mercado, como son los vehículos eléctricos, híbridos o de hidrógeno
- Una organización dedicada al alquiler de vehículos de bajo coste, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por vehículos de baja gama y con unos pocos modelos para elegir, al contrario una organización dedicada al alquiler de vehículos dedicada a clientes con alto poder adquisitivo su flota de vehículos estará compuesta de vehículos de alta gama
- Una organización en la que una de las directrices de su estrategia es la seguridad de sus conductores y clientes, su flota de vehículos tiene que estar compuesta por vehículos con el máximo de equipamiento y la ultima tecnología en seguridad
- Una organización logística de reparto de mercancía o transporte de pasajeros en la que su estrategia es ser la organización que menos tiempo emplea en realizar el servicio del mercado en el que opera, tiene que tener el número óptimo de vehículos para realizarlo
- Una organización en la que una de las directrices de su estrategia es que los vehículos de la flota es un medio para incrementar la imagen de marca, su flota de vehículos tiene que estar compuesta de vehículos de alta gama
2.1. DIRECTRICES GENERALES
La política de gestión de la flota de vehículos debe contener las siguientes directrices generales, las cuales deben ser revisadas y actualizadas cada cierto periodo de tiempo y deben adaptarse a las características, operativa y objetivos de cada flota.
- Política de la flota de vehículos
- Establecer quienes son los responsables del diseño e implementación de la política de la gestión de la flota
- Comunicar la política a todas las personas involucradas en la gestión de la flota
- Establecer el periodo de tiempo en el cual la política de la gestión de la flota es revisada y actualizada
- Presupuesto y costes de la flota
- Establecer y controlar los costes de la flota
- Identificar y clasificar los costes de la flota
- Establecer un sistema de información para el control de costes de la flota
- Diseñar, implementar y analizar los ratios económicos-financieros de la flota
- Cálculo óptimo del número de vehículos de la flota
- Establecer el nivel de servicio que la organización prestará
- Establecer el limite máximo de la distancia a recorrer por vehículo
- Establecer el limite máximo de los costes variables de operación
- Establecer como calcular el número óptimo de vehículos de la flota (utilizar un software especifico u otro medio), las variables a minimizar (combustible, distancia recorrida o tiempo de servicio) las capacidades de los vehículos y las rutas si las hubiera
- Identificar el patrón de comportamiento de la flota
- Adquisición de los vehículos
- Establecer la modalidad de adquisición de los vehículos: combustible fósiles, híbridos, eléctricos, hidrógeno o gas natural o una composición mixta de cada uno de ellos
- Establecer que tipo de vehículos adquirir: combustible fósiles, híbridos, eléctricos, hidrógeno etc. o una composición mixta de cada uno de ellos
- Establecer la edad máxima o el kilometraje máximo de los vehículos que se adquieren en la modalidad de segunda mano
- Establecer si se adquieren vehículos de la gama premium o de otro tipo
- Establecer y estandarizar que marcas, modelos de vehículos y equipamiento adquirir
- Establecer el tipo de seguro: a todo riesgo, con franquicia o a terceros
- Establecer los proveedores de los vehículos
- Establecer el canal por el cual se adquieren los vehículos
- Establecer una central de compras
- Operación de los vehículos
- Redactar y establecer el manual de operaciones de los vehículos
- Diseñar y establecer la planificación del mantenimiento
- Establecer que vehículos tienen prioridad para la realización del mantenimiento y las reparaciones de las averías
- Diseñar y establecer el análisis y la gestión de las averías
- Establecer que tipo de recambios utilizar: oficiales o alternativos
- Diseñar y establecer el sistema para el control y reducción del consumo de combustible
- Elección, control y seguimiento de los neumáticos
- Establecer que tipo de neumáticos adquirir: premium o de bajo coste
- Diseñar y establecer la política para el control y reducción de los accidentes de tráfico y el periodo para revisar la misma
- Diseñar y establecer la auditoria a realizar para la prevención y reducción de los accidentes de tráfico y periodo de realización de la misma
- Diseñar y establecer los criterios para la transferencia de los vehículos de unos centros de trabajo a otros
- Establecer si tener en propiedad los talleres de mecánica o subcontratarlos
- Establecer los proveedores de los recambios, neumáticos o talleres externos
- Establecer un software específico para la operación de los vehículos
- Retirada de los vehículos
- Establecer cuando renovar/retirar un vehículo del servicio: edad, kilometraje o la que antes se cumpla
- Establecer las reglas de prioridad para renovar los vehículos
- Establecer el canal de retirada de los vehículos
- Establecer los proveedores para la venta del vehículo
- Establecer el tiempo máximo para vender un vehículo cuando este se retira del servicio
- Establecer una central de ventas de los vehículos
- Establecer un software específico para la venta de los vehículos
- Sistema de información
- Establecer que información se debe recopilar
- Diseñar y establecer los indicadores, y en que actividades se aplicarán
- Establecer la frecuencia de recogida y análisis de datos
- Establecer el periodo para la realización del reporte general de la gestión de la flota de vehículos
- Medición de la gestión de la flota
- Establecer la frecuencia de tiempo para recopilar los datos y medir como la flota es gestionada
- Establecer que variables son las prioritarias para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables de operación
- Establecer que periodo de tiempo es el prioritario, si el largo o el corto plazo para incrementar el nivel de servicio y reducir los costes variables de operación
- Establecer los márgenes en los que pueden variar el nivel de servicio y los costes variables de operación
- Control y seguimiento de los vehículos
- Establecer que tipo de información y grado de detalle se registra del vehículo
- Establecer si se utiliza un software específico para el control y seguimiento de los vehículos
- Servicios auxiliares
- Establecer la compañía de seguros para los vehículos
- Diseñar y establecer la planificación de las inspecciones técnicas de los vehículos
- Diseñar y establecer la gestión de las tarjetas de combustible
- Diseñar y establecer la gestión de las multas de tráfico
- Diseñar y establecer la gestión de los accidentes de tráfico
- Establecer que actividades de los servicios auxiliares se externalizan a terceros
- Establecer los proveedores de los servicios auxiliares externalizados
- Establecer un software especifico para la gestión de alguna o todas de las actividades de los servicios auxiliares
- Outsourcing y estructura organizativa
- Establecer los criterios y las directrices para la externalización de ciertas actividades de la gestión de la flota (outsourcing), así como el periodo para la revisión de estos criterios y directrices
- Establecer que actividades de la gestión de la flota se externalizan a terceros o se realizan por la propia compañía
- Diseñar y establecer la estructura organizativa y los principales procesos organizativos y actividades a realizar
- Establecer los criterios para la elección de los proveedores externos
- Diseñar y establecer los perfiles del personal
- Software de gestión de la flota
- Establecer los criterios para la elección del software de gestión de la flota
- Establecer en que actividades se implementará el software
- Establecer que información tiene que registrar el software
- Servicios telemáticos
- Establecer los criterios para la elección de los servicios telemáticos
- Establecer que información tiene que reportar los servicios telemáticos
- Establecer el periodo para analizar los datos recopilados
En los siguientes capítulos se explican en profundidad los componentes de la política de la gestión de la flota de vehículos.