El mundo de la logística no es sencillo. Equilibrar la necesidad de planificar con la habilidad para reaccionar al instante, conjugar las prisas con la seguridad y la mejora de costes con el trabajo bien hecho, mientras se está al día de los últimos avances tecnológicos. Un caldo de cultivo perfecto para que aparezcan los problemas logísticos.

Pero para ayudar a que esos problemas no se conviertan en pesadillas hemos recopilado una serie de errores habituales que debes corregir antes de que escapen a tu control.

Seis problemas logísticos que debes atajar

No pierdas el control

Confiar parcial o totalmente tu logística a proveedores externos no significa desentenderte de ella. Siempre has de mantener el control sobre tu cadena de suministro y supervisarla constantemente. Los tiempos de tránsito, el rendimiento de tus proveedores, los indicadores de calidad… Son variables que has de tener monitorizadas y estudiadas en todo momento, pese a que puedas habérselas encomendado a otras compañías.

Cuantos más actores intervienen en tu cadena, más responsabilidad tienes a la hora de comprobar que todo funciona correctamente. Para ayudarte en esto te será muy útil asegurar la visibilidad de tu cadena de suministro. Esta te permitirá conocer el estado de las mercancías desde el principio hasta el final de la misma, descubrir dónde están las oportunidades de mejora o anticiparte a un problema y evitar las tan temidas roturas de stock.

Si tienes la sensación de que llegado a algún punto de tu cadena de suministro ya no tienes control sobre lo que sucede es que algo falla. Perder el control de tu logística es como conducir un vehículo a ciegas: la manera más segura de tener un accidente.

¡Socorro, no tengo un plan de emergencia!

A veces, por desgracia, las cosas irán mal. Ya sea por errores propios o por factores externos incontrolables, como pueden ser los desastres medioambientales, la quiebra de un proveedor o la huelga de un sector. No será tu culpa que estas cosas sucedan, pero sí será tu responsabilidad no haber previsto una solución.

Necesitas tener un plan de emergencia para tus procesos y clientes claves. Planifica cuánto tardarás en proveer de mercancía a un distribuidor si un pedido resulta inservible, cómo harás llegar tus materiales a su destino si tu método habitual de hacerlo queda inutilizado, cómo te afectaría un cambio legislativo, una posible subida del combustible o quién sustituirá a un proveedor clave si este falla o desaparece (y con qué costes lo hará).

No permitas que un mal sueño se convierta en una auténtica pesadilla.

Pesadilla antes de navidad

Una cadena de suministro necesita adaptarse a lo previsto y a lo imprevisto. Si tu sector aumenta los volúmenes cada navidad, no tienes excusa para que todos los años se repitan los atascos en tu cadena de suministro.  Un recurso muy utilizado es servirte de un proveedor logístico solvente -y que no sufra del mismo problema- que te facilite la escalabilidad en tus épocas de mayores ventas del año.

Pero también has de ser lo suficientemente flexible para adaptarte cuando los picos de trabajo lleguen sin avisar. Si un producto se convierte en un éxito repentino tendrás que tener una cadena robusta que pueda asumirlo. ¿Cuentas con los medios para ello? ¿Sabrías de dónde sacar los recursos humanos y materiales para conseguirlo? ¿Vas a poder abastecer a toda la demanda?

Del análisis a la parálisis

Te has tomado en serio mejorar tu cadena de suministro. Pero tal vez demasiado en serio. Medir el rendimiento de nuestros procesos logísticos es fundamental, pero a veces iniciamos la tarea con demasiado entusiasmo. Los indicadores ideales han de ser fáciles de obtener y relevantes. Si te excedes en el número y en la dificultad para obtenerlos, la plantilla estará más ocupada en lidiar con ellos que en mejorarlos y dar un buen servicio. Además, cuando tengas que interpretarlos tendrás tantos que no sabrás qué hacer con ellos.

¿Datos? ¿Qué datos?

Este problema es especialmente habitual en las empresas según van aumentando su tamaño. En un principio, sus necesidades logísticas parecen modestas y consideran innecesario analizar minuciosamente los datos de sus procesos. Sin embargo, a menudo que crece la compañía van percatándose de lo necesario que es medir tu cadena de suministro. ¿Sabes cuál es tu coste medio por envío? ¿Y el plazo de entrega? ¿El número de reclamaciones? ¿La cantidad de pedidos preparados cada hora? Si no conoces algo, no puedes ni controlarlo ni mejorarlo.

El Big Data es cada día más importante y los continuos avances en software y elementos de medición elimina las excusas para que las empresas no analicen sus datos, sin importar su tamaño o su juventud.

¿Dónde está mi plan?

Es muy frecuente que vayamos construyendo nuestra cadena de suministro de manera improvisada. Primero un almacén. Luego añadimos un proveedor de paquetería. Luego un proveedor de trailers. Sumamos  algunos colaboradores más aquí y allí… Y entonces decidimos cambiar de ubicación el almacén y darle un vuelco a todo. El resultado: tenemos una especie de Frankenstein logístico, construido a partir de trozos inconexos.

Lo que necesitamos es alejar nuestra visión, trazar un plan integral para definir nuestras necesidades y a partir de ahí diseñar nuestra logística. Conocer tus proveedores claves y tus clientes puede ser vital para elegir tu ubicación. Del mismo modo, si logras definir cuáles son tus necesidades de transporte y distribución elegirás mejor -por ejemplo- si necesitas diferentes proveedores especializados o si facilita tu cadena el contar con un único proveedor que pueda hacerse cargo de todos tus envíos.

Diseña tu cadena de suministro como un todo, aunque tengas que replanteártela desde cero.

Aunque estos problemas logísticos puedan asustar al responsable de cualquier cadena de suministro, la receta para evitarlos es sencilla y aplicable a todos ellos: planifica con antelación, mide tus resultados y actúa en consecuencia.

 

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