¿Eres eficiente en tus procesos? ¿Tu manera de hacer las cosas te hace destacar de la competencia o quedarte rezagado? ¿Qué aspectos necesitas trabajar cuanto antes? Tener indicadores de rendimiento es lo que te permite dejar atrás las suposiciones y conocer el estado real de tu logística.

Además, la gestión de inventarios es una parte de tu logística ideal a la hora de ser supervisada con estos indicadores. Trabajar con unos indicadores que sean significativos, fáciles de obtener, de leer y de interpretar es lo que te permitirá tomar mejores decisiones.

Indicadores de desempeños fundamentales para tu inventario

A la hora de elegir tus indicadores, recuerda que necesitas conocer tu rendimiento interno (cómo de eficiente eres en tus procesos y qué costes tienes) y externo (qué servicio das a tus clientes). Necesitarás ambos para tener una imagen completa y real.

Estos son algunos de los más usados y más representativos:

Nivel de rotación

Sirve para saber con cuánta velocidad se mueve la mercancía en nuestros almacenes. Se puede medir conociendo cuántas veces se ha renovado el inventario de nuestro almacén a lo largo de un determinado periodo de tiempo, dividiendo las ventas totales entre la cantidad de producto que tenemos almacenado. Cuanto más alta sea la rotación, menores costes de almacenamiento estaremos teniendo, mientras que una baja rotación significa que tenemos que tener almacenado el producto durante más tiempo (ya sea hasta que lo vendamos o hasta que tenga que ser usado/transformado).

Precio de inventario

Este indicador mide el valor total de la mercancía que tienes en el almacén. Cuanto mayor sea su suma, mayor valor tendrás apalancado si la mercancía es tuya y a la espera de poder ser rentabilizado. Si el precio de tu inventario se dispara puedes tener problemas de liquidez y/o significar que no se están produciendo las ventas necesarias.

Fuera de stock

Tener una gran cantidad de stock te permite asegurar las ventas y completar los pedidos recibidos. Sin embargo, almacenar producto tiene siempre un coste. Por eso has de tener un gran control sobre cuántas veces sufres el fuera de stock, para ayudarte a afinar la relación entre la demanda que tienes y cuánto producto necesitas tener en cada momento. Excederte en el stock puede ser tan perjudicial como trabajar sin stock de seguridad. Además, las consecuencias de una rotura de stock son mayores de lo que a veces se cree.

Stock disponible

Este indicador de desempeño de tu gestión de inventarios muestra cuánta mercancía, respecto al total almacenado, está en condiciones de ser usada. Ya sea por estar en perfecto estado o por estar dentro de fechas de caducidad, etc. Se puede calcular en porcentaje respecto al total de unidades, por el valor económico… También se puede establecer cuánto stock no disponible tenemos y sobre el que no hay una acción de reposición en marcha. Un stock disponible bajo debe alertarte sobre la posibilidad de unas condiciones de almacenamiento deficientes o sobre un nivel de rotación bajo, que hace que la mercancía caduque o se deteriore con el tiempo.

Cobertura del stock

¿Para cuántos días tenemos stock suficiente si dejáramos de recibir mercancía? Este indicador es muy útil para gestionar los flujos de mercancías, los procesos de compra (cuánto tiempo pueden tardar mis proveedores alternativos en hacerme llegar más mercancía en caso de que surja un problema, tiempos de entrega y/o fabricación, etc.) y los márgenes de seguridad en el stock.

Utilización del espacio

Este indicador señala el espacio de tu almacén que estás usando en relación al total disponible. Resulta lógico pensar que un porcentaje demasiado pequeño será negativo, ya que tendrás espacio infrautilizado -y posiblemente personal desocupado-. Pero también lo será un porcentaje de utilización excesivo. Si estás por encima del 100% significará que estarás usando lugares no apropiados para almacenar, como pasillos, playas, zonas de consolidación de mercancías, etc.

Además, contar con muy poco margen respecto a tu capacidad total te hará pasar dificultades ante incrementos imprevistos de mercancía o ante la acumulación de los picos estacionales.

Número de ítems y líneas por orden

Esto nos permite conocer cómo son nuestros pedidos. ¿Son pedidos de muchas unidades de una sola referencia? ¿De muchas referencias distintas pero con pocas unidades por cada una de ellas? ¿Acabamos sacando los pedidos como paquetes o como palés? ¿Qué nos resultaría más rentable?

Ratio de devoluciones

Este es uno de los indicadores de rendimiento más representativos de tu gestión de inventarios. Partiendo del número de envíos que sacamos y cruzándolo con los devoluciones recibidas podremos empezar a buscar los problemas que podamos estar teniendo durante la preparación de pedidos.

Además de saber el ratio numérico, también es interesante hacer un seguimiento de cuáles son los motivos de las devoluciones, para saber si el problema está en el picking de los pedidos, en las fechas de caducidad, en el estado de las mercancías, en la dirección de los pedidos, etc.

Pedidos incompletos

A veces nuestro inventario solo tiene stock para cubrir una parte del pedido. Y aunque a veces pueda enviarse una parte de la mercancía ahora y el resto más tarde, es importante tener presente en cuántas ocasiones sucede esto. Aunque la venta no se pierda (en algunos casos sí se perderá), sigue suponiendo una molestia para el comprador y puede acabar suponiendo que pierda la confianza en nosotros.

Pedidos perfectos

Los envíos perfectos son aquellos que no sufren ningún problema de principio a fin: cumplimiento en los plazos de fabricación y/o entrega, mercancía correcta en número y tipo, buen estado de los productos, etc.

Resulta muy ilustrativo realizar este ejercicio, ya que el número de envíos perfectos suele ser menor de lo que se cree. Por ejemplo: si tenemos stock el 97% de las ocasiones, el 98% de nuestros productos están en buen estado para ser entregados, preparamos bien el 98% de los pedidos y cumplimos el plazo de entrega el 93% de las veces, solo el 86,6% de nuestros envíos serán perfectos (97% x 98% x 98% x 93%= 86,6%).

Pedidos bien preparados

Este es uno de los indicadores necesarios para medir nuestro porcentaje de envíos perfectos. Conocer el porcentaje de pedidos correctamente preparados te facilita saber si tienes un problema en este campo. ¿Necesitan tus empleados algún tipo de mejorar tecnológica que les ayude, como puede ser un picking guiado digitalmente? ¿La disposición del almacén facilita que se hagan los pedidos? ¿Se mueven demasiados metros para alcanzar diferentes mercancías que suelen coincidir en los mismos pedidos? ¿Carecen de tiempo para comprobar que el pedido se ejecuta correctamente?

Eficiencia en la recepción

Recibir mercancía también forma parte del proceso de gestión de inventarios. Y puede ofrecerte muchos aspectos que medir: cuánto espacio necesitas para tus operaciones, cuánto espacio del que tienes designado utilizas, cuánta mercancía descargas por día y muelle, cuánta por operario, cuánto tiempo pasa desde que llega una mercancía hasta que está descargada, codificada y almacenada, etc.

Conocer el número de referencias que manejas puede ser determinante para el propio diseño del almacén

Coste de la preparación de pedidos

Si los pedidos preparados correctamente nos señalan la calidad que damos al cliente, el coste afecta a nuestra eficiencia (aunque sin olvidar que un pedido mal preparado terminará siendo un sobrecoste). Aquí también puedes establecer diversas métricas: coste por cada línea de pedido, pedidos por hora, coste en mano de obra por cada pedido, etc. El tiempo en la preparación de los pedidos es otro dato que te permitirá conocer mejor tus costes.

Precisión de tus proveedores

Hasta ahora nos hemos centrado en medirnos a nosotros mismos, pero también hemos de hacerlo con nuestros colaboradores. ¿Cumplen con los requisitos que les hemos solicitado? ¿Qué repercusiones económicas me producen sus retrasos o sus incumplimientos? ¿Sabemos cuáles son los peores y los mejores para, llegado el momento, tomar una decisión?

 Número de referencias

Respecto al número de referencias, de nuevo vamos a poder establecer diversas métricas: número total de referencias que manejamos, referencias presentes en nuestro almacén respecto al total del catálogo, número de referencias que tenemos en stock…

Este dato puede ser tan importante que influya en el propio diseño del almacén. Por ejemplo, en un inventario que tenga muy pocas referencias es posible que usemos diseños de almacenaje Drive In, optimizando el espacio. Mientras que allá donde tengamos muchas referencias es posible que optemos por racks selectivos, para poder tenerlas todas al alcance con facilidad.

Depreciación y obsolescencia

Almacenar mercancía no solo genera gasto, sino que a menudo hace que la mercancía pierda valor. Hemos de registrar cuánto valor perdemos en productos que pasan de temporada, que caducan, cuyo precio baja durante el tiempo en que han estado almacenados sin llegar a ser vendidos, etc.

Coste del inventario

Después de establecer tantos indicadores para conocer el coste de diversos procesos, es de esperar que creemos la manera de obtener el coste total que nos supone nuestro inventario. Es decir, cuánto hemos de gastar para almacenar todo nuestro inventario. Mano de obra, instalaciones, alquileres, maquinaria, suministros, seguros… Todo coste que nos permita saber el montante total. Lógicamente, la subcontratación de un operador logística hace que este cálculo sea mucho más sencillo.

Una vez obtenido este dato podemos utilizarlo para saber el coste por cada espacio de palé disponible, por cada espacio utilizado, por cada kilo gestionado, etc.

Una vez hayamos decidido cuáles son los indicadores clave que queremos tener controlados hemos de crear un panel con ellos. Es decir, un lugar donde aparezcan agrupados y sea fácil realizar su consulta (en el mercado existen diversas herramientas de software para hacerlo). Si hemos diseñado correctamente nuestros indicadores, este panel será fundamental para las futuras decisiones sobre nuestra logística y sobre nuestra gestión de inventarios.