Es un tópico, pero a la vez es cierto: las empresas compiten en mercados cada vez más reñidos y en los que cuesta más diferenciarse. Cada día más productos y servicios pasan a ser ‘commodities’, es decir, productos que son percibidos como genéricos y que carecen de valor añadido. Las compañías tratan de pelear contra este fenómeno para destacar ante la competencia. Para lograrlo, uno de los caminos más empleados es el buen uso de la externalización. ¿Cómo puede ayudarnos la externalización logística?

Tipos de externalización

La ventaja principal que busca la externalización es derivar algunas tareas a empresas que se han especializado en ello. De esta forma evitamos ocuparnos de procesos en los que puede que no sepamos conseguir los mejores resultados y se los entregamos a agentes externos que pueden mejorar nuestros resultados y, además, puede que a un mejor coste.

Aunque vayamos a centrarnos en la externalización logística, la decisión de externalizar se puede llevar a cabo en prácticamente cualquier parte de la empresa. Habitualmente podemos dividir los tipos de externalización en cuatro, según el área afectada:

Manufactura: es frecuente usarla para procesos manufactureros muy asentados o cercanos al ‘commodity’. El objetivo es que la empresa pueda centrarse en nuevos diseños o manufacturas de alta calidad, más complicadas de externalizar.

Tecnologías de la información: la más popular de las externalizaciones. Uno de los motivos principales es la falta de personal cualificado y que se destine específicamente a ello en las empresas. Es un área altamente especializada y la externalización suele ser la solución ‘fácil’.

Conocimiento: estas externalizaciones a menudo son las realizadas por las consultorías. En ellas las empresas tratan de poner a su disposición conocimientos que no tienen dentro de la compañía y que quieren obtener de forma inmediata.

Procesos del negocio: en este caso lo más frecuente es que la externalización se centre en los servicios. Es aquí donde encajamos a la externalización logística.

Cómo saber qué externalizar

A la hora de hablar de externalización, una terminología recurrente es la de las actividades ‘core’, o actividades principales de la empresa. Las actividades core son aquellas que determinan el éxito competitivo de la compañía. Las que hacen que la compañía gane valor frente a la competencia. Se puede decir, y con razón, que todo lo que hace una empresa debe añadir valor de una u otro forma. Pero cuando hablamos de las actividades ‘core’, nos referimos a las que más definen a una empresa, a las que deben colocar a esa compañía entre las mejores de su categoría.

Por ejemplo, la logística siempre va a ser muy importante en una empresa. Pero no son tantas las compañías que usan la logística como elemento clave de su propuesta de valor. Lo que no significa que no vayan a querer tener una gran logística.

En un segundo nivel suelen colocarse las actividades esenciales y ‘non-core’. Son las actividades que son exigidas por los clientes o que sirven de apoyo directo para defender las actividades core. En último lugar están las actividades no principales, que son las que debemos analizar si es conveniente que las externalicemos.

Nicholas Anthony Hastings, autor de libros como Physical Asset Management, propone unas guías para saber qué actividades no externalizar:

-Las actividades principales que aportan más beneficios a la compañía.

-Las actividades en las que la compañía está especializada y tiene un gran conocimiento.

-Las que tienen un gran impacto en el consumidor, para no perder el control ni la valoración o las quejas emitidas por parte del cliente.

-Aquellas para las que la compañía disponga de alguna tecnología que haya sido específicamente diseñada para ello, especialmente si es una tecnología que es propiedad de la empresa.

Principales actividades que se externalizan en la logística

Una vez hemos decidido que queremos externalizar en nuestra logística es la hora de decidir qué partes de ella queremos encomendar a alguien externo. El estudio “Third-Party Logistics” de Capgemini de 2016 preguntó por aquellas actividades que las empresas elegían para encargar a sus proveedores logísticos.

Servicios logísticos más externalizados:

Transporte doméstico: 80%

Almacenaje:  66%

Transporte internacional: 60%

Servicios transitarios: 48%

Servicios de agente de aduanas: 45%

Logística inversa: 34%

Cross-docking: 33%

Requisitos para que la externalización logística sea un éxito

Decidir qué externalizar no es, desde luego, el último paso que hemos de dar. Por el contrario, es ahora cuando empieza el momento de la verdad, en el que habremos de hacer todo lo necesario para que la externalización logística tenga éxito.

Estos son algunos de los requisitos imprescindibles para que la externalización tenga éxito según firmas como KPMG y Mayer Brown:

Apoyo y compromiso desde la dirección

De poco sirve el proyecto de externalización más cuidado si la dirección no cree en él. Y ello significa destinar recursos, entender los motivos de poner en marcha el proyecto y confiar en él y en su viabilidad a medio y largo plazo.

Tener a la gente adecuada en el equipo de externalización

Cuando hablamos de destinar recursos nos referimos también a los recursos humanos. Un proceso de externalización no implica que no siga habiendo personal en nuestra empresa a cargo o relacionada con las actividades externalizadas. La dirección, revisión y supervisión de lo externalizado son igualmente importantes.

Objetivos claros

¿Qué queremos lograr con la externalización? Una pregunta tan obvia que a veces se olvida. ¿Queremos ante todo un abaratamiento de costes? ¿Poner a nuestro alcance alguna tecnología de la que no disponemos por nuestra cuenta? ¿Lograr ofrecer un nuevo servicio o producto a nuestros clientes? Hemos de conocer esta respuesta y compartirla con las partes implicadas (de nuestra empresa y de nuestro colaborador).

Alcance claramente definido

¿Hasta dónde llega la externalización? ¿Qué procesos vamos a seguir manteniendo y cuáles queremos dejar en manos del operador logístico? Con esto, además de evitar duplicidades, harás que no queden actividades sin dueño y que luego haya que rectificar -y renegociar- sobre la marcha.

Un apartado financiero establecido

Pocos planes podrá desarrollar una empresa si no tiene un presupuesto al que acogerse. ¿Cuánto dinero vamos a destinar al conjunto del proyecto? Aquí incluimos también a las personas de nuestra empresa que van a seguir haciendo de enlace con el proceso externalizado. Y, como no puede ser de otra manera, el presupuesto para la externalización. ¿Hemos de realizar inversiones adicionales? ¿Qué retorno de la inversión o ahorro de costes esperamos?

Un contrato preciso sobre la externalización

Un contrato preciso incluye información detallada sobre muchos aspectos: duración, fechas de inicio, requisitos, tareas, métodos de evaluación, personal encargado y de comunicación, etc. Si repasas las externalizaciones de tu empresa es posible que te sorprendas de las veces en las que muchos de estos elementos no aparecen en los contratos de externalización.

 Los indicadores de rendimiento van a ser los que te digan en última instancia si tu externalización ha tenido éxito

Manejar la fase de transición como un proyecto

Cuanto más complejo sea lo que necesitas externalizar, más capaz has de ser de verlo como un proyecto. En los casos más complejos, completar un proceso de externalización logística puede llevar años. E incluso en los casos más sencillos nunca va a ser como apagar y encender un interruptor.

Abrir un proceso informativo honesto

La externalización de una actividad importante, aunque no sea una actividad ‘core’, es un proceso de mucho calado en una empresa. Y es frecuente que la externalización vaya acompañada de cambios en la plantilla. Por todo ello es muy importante informar de manera puntual, completa y honesta a la plantilla. Ocultar información o dar la sensación de ocultarla solo va a poner palos en las ruedas del proceso.

 

Acuerdo sobre los indicadores de rendimiento

Cuando hablábamos de la precisión de contratos mencionamos los métodos de evaluación. Esto significa saber qué queremos medir, cómo vamos a medirlo y cuáles van a ser los objetivos que nos vamos a marcar en cada indicador. Estos indicadores, si están bien construidos, van a ser los que en última instancia nos señalen el éxito o el fracaso de nuestra externalización logística.

 

La próxima semana ahondaremos en los motivos que llevan a las empresas a externalizar y en los temores y las dificultades que les frenan.

Consulta en el siguiente enlace los servicios logísticos de Transgesa.