La organización tiene que diseñar e implementar la política deoperación de los vehículos como la gestión del mantenimiento, la gestión de las averías, la gestión de los recambios, el control y reducción del consumo de combustible, la gestión de los neumáticos, la prevención y reducción de los accidentes de tráfico o la utilización de talleres propios o externos.
La organización tiene que redactar y establecer un manual de operaciones de los vehículos de la flota concerniente al mantenimiento, la utilización de los vehículos, la seguridad, el consumo de combustible, la forma de conducir y que hacer en caso de accidente o avería que debe ser entregado y explicado a cada conductor y/o responsable del vehículo.
El objetivo en la operación de los vehículos es que estén el máximo tiempo disponibles para cumplir el nivel de servicio establecido, con los menores costes variables de operación posibles. Las principales actividades de operación de los vehículos se desarrollan a continuación.
6.1.1. Gestión del mantenimiento de los vehículos de la flotaLa gestión del mantenimiento es una de las actividades más importantes de la gestión de la flota de vehículos, por que no realizar el mantenimiento en el periodo establecido y según las especificaciones del fabricante del vehículo tiene las siguientes consecuencias: la posibilidad de rotura del motor por no cambiar el aceite o la correa de distribución; no detectar posibles averías o elementos desgastados que afectan a la seguridad del vehículo, el deterioro de las condiciones de utilización; y tener un mayor número de averías, accidentes, consumo y emisiones contaminantes.
La organización tiene que establecer el sistema para planificar con suficiente antelación el mantenimiento de los vehículos, para ello se tiene que conocer el kilometraje o las horas del vehículo regularmente como cada semana o mes. La mejor solución es utilizar un sistema telemático que reporta este dato automáticamente, si no disponemos de un servicio telemático la organización tiene que establecer:
- Un responsable que reporte este dato cada semana o mes, y que puede ser el mismo conductor del vehículo o un responsable de un conjunto de vehículos
- La forma de realizarlo como introduciendo los datos en el sistema directamente, o comunicándolo al responsable de la gestión del mantenimiento por teléfono, SMS (Short Message Service), mensaje de correo electrónico o fax
Una vez obtenido los kilómetros u horas que tiene el vehículo, se planifica el mantenimiento teniendo en consideración una previsión media de la utilización del vehículo por semana o mes, obteniendo una fecha aproximada para la realización del mismo.
La planificación del mantenimiento debe ser entregada al responsable o al conductor del vehículo para que este conozca cuando lo debe realizar.
Si un vehículo no ha realizado el mantenimiento en su periodo correspondiente hay que comunicarlo al responsable del vehículo inmediatamente, y este vehículo tendrá prioridad para realizar el mantenimiento antes que otros vehículos.
La organización tiene que establecer que vehículos tienen prioridad para la realización del mantenimiento y la reparación de averías por que en la flota habrá vehículos más valiosos para la prestación del servicio que otros, por lo tanto estos vehículos tienen que tener prioridad sobre el resto.
La organización tiene que seguir las instrucciones del fabricante del vehículo y cumplir la legislación vigente para el mantenimiento de los vehículos, y la reparación de las averías.
6.1.2. Gestión y análisis de las averías de los vehículos de la flota
La organización tiene que implantar un sistema de prevención y análisis de las averías, debido a que una avería en un vehículo causa los siguientes inconvenientes: una parada del vehículo por un determinado tiempo en el que este no puede ser utilizado para prestar el servicio; el coste de la avería; el coste de la grúa si se necesita; el coste de sustitución del vehículo; puede causar un accidente; puede ocasionar que el vehículo no cumpla con la inspección técnica de vehículos (ITV); deterioro de la imagen de nuestra organización; y los posibles problemas para los clientes/usuarios si la avería se produce cuando están utilizado el vehículo.
Para asegurar la seguridad de los vehículos y prevenir la aparición de averías la organización tiene que implantar las siguientes medidas:
- Un vehículo antes y despues de ser utilizado para la prestación del servicio ha de ser chequeado en ciertos puntos mecánicos y de seguridad como motor, neumáticos, frenos, suspensión, dirección, retrovisores o cinturones de seguridad. Para la realización de este chequeo se elaborará una ficha con todas las acciones a realizar, y si se anotarán todos los defectos y averías que tiene el vehículo, si el vehículo tiene una avería o defecto grave no se utilizará, en caso contrario al finalizar la utilización del vehículo si se ha producido algún incidente y/o avería se anotará en la ficha de chequeo que tiene que ser entregada al responsable del vehículo o gestor de la flota, y una copia ha de quedarse en el vehículo para que el siguiente usuario conozca el estado del vehículo. Los defectos o averías que presente el vehículo han de ser reparados inmediatamente
- En una flota de vehículos alrededor del 20% de las averías en determinados sistemas o componentes causan el 80% de los costes de las mismas (análisis ABC), y estas se producen por diversas razones como no realizar el mantenimiento en el periodo adecuado según las instrucciones del fabricante, una utilización inapropiada de los vehículos, fallo en los materiales, desgaste o mal diseño de los componentes. Por lo tanto hay que identificar este 20% de averías, para ello tenemos que clasificar las averías y sus costes por sistema como motor, transmisión, dirección, carrocería, iluminación etc. y dentro de estos sistemas por subsistemas. Una vez clasificadas se analizan para saber cuales son las que nos producen el 20% de las averías, cual es su causa y establecer las medidas preventivas para que no se produzcan
Por ejemplo si un componente se avería frecuentemente, una solución es buscar otro proveedor del mismo, o si tenemos averías que son causadas por la forma de conducción, la mejor solución es dar formación a los usuarios/conductores.
Las averías es en algunos casos un factor a tener en consideración en la adquisición del tipo de vehículo, si tenemos un vehículo que es utilizado en entornos urbanos con muchas paradas y arranques con una gran carga de mercancía, para evitar averías en la caja de cambios o problemas con el embrague, una solución es comprar los vehículos con transmisión automática.
6.1.3. Gestión de los recambios de los vehículos de la flota
La organización tiene que establecer que tipo de recambios se utilizan en la flota de vehículos como el recambio suministrado por el fabricante del vehículo o por otros proveedores. Hay que tener en consideración esta partida si tenemos una gran flota de vehículos en propiedad y nuestros propios talleres.
Alrededor del 80% de los componentes de un vehículo esta realizado por proveedores externos, los cuales suministran estos componentes (recambios) al fabricante del vehículo y al mercado de recambio. La única diferencia entre el recambio de un proveedor externo y el del fabricante del vehículo en el mercado del recambio es el empaquetamiento, en el que cada uno pone su marca comercial siendo el recambio el mismo, ya que esta fabricado por el proveedor externo.
Existen otro tipo de fabricantes de recambios independientes que solo fabrican y suministran al mercado de recambio y no suministran componentes (recambios) a los fabricantes de los vehículos.
La principal ventaja de utilizar un recambio alternativo es que es más económico que los suministrados por el fabricante del vehículo, y puede suponer hasta un ahorro de costes del 40% en esta partida, la existencia de recambio alternativo depende de los siguientes factores:
- La especialización del recambio
Cuanto más especializado sea un recambio, existe menos recambio alternativo y proveedores de los mismos. En componentes de gran rotación como pastillas de freno, filtros, embragues etc. hay un gran mercado de recambio alternativo.
- Marca del vehículo
Marcas de vehículos que son grandes fabricantes tienen mucho más recambio alternativo que fabricantes pequeños.
- La distribución del recambio alternativo
Dependiendo del país, el fabricante del recambio alternativo puede estar presente o realizar la distribución a través de un socio comercial del propio país.
- La legislación vigente
Existe una legislación vigente que regula la fabricación y la comercialización del recambio alternativo.
Alrededor de un 20% de los recambios nos causan el 80% de los costes totales en los mismos (análisis ABC), por lo tanto hay que identificar que recambios son estos. Para ello, los recambios y sus costes deben ser clasificados por sistemas como motor, transmisión, dirección, carrocería, iluminación etc. y dentro de estos sistemas por subsistemas. Una vez clasificados se analizan por sistema para saber cuales son los que nos producen el 80% de los costes y buscar los proveedores de recambios alternativos. Hay que tener en consideración que lo normal es que exista una relación entre las averías más comunes y los recambios para arreglar estas.
La búsqueda de los fabricantes de recambio alternativo se puede realizar de varias formas, como utilizar los servicios de una compañía como Tecdoc, los directorios que son publicados por las asociaciones de fabricantes de componentes (recambios) de cada país, en el caso de España es Sernauto, o las ferias de fabricantes de componentes /recambios como Automechanika.
Se recomienda la adquisición de recambio alternativo de las siguientes formas: llegar a un acuerdo marco con cada fabricante de recambio alternativo o su socio comercial en el país; llegar a un acuerdo marco con un distribuidor mayorista de recambios en el que incluya varios fabricantes de recambio; o utilizar una plataforma online de venta de recambios que reúna multitud de proveedores.
El acuerdo marco debe realizarse por porcentaje de descuento sobre el precio de venta al público (PVP) del recambio por marcas y/o familias de recambios como filtros, embragues, pilotos etc. y/o con un rápel de descuento por la facturación total anual.
6.1.4. Control y reducción del consumo de combustible de los vehículos de la flotaLa organización tiene que diseñar y establecer las medidas adecuadas para controlar y reducir el consumo de combustible y las emisiones contaminantes debido a que el consumo de combustible puede suponer alrededor del 70%-80% de los costes variables de operación y el 30% de los costes directos, y es el principal responsable de las emisiones contaminantes de una flota de vehículos si utilizamos un combustible fósil como el diésel o la gasolina.
El consumo de combustible en un vehículo depende de los siguientes aspectos como la forma de conducir, el tipo de combustible, la antigüedad del vehículo, el equipamiento del vehículo, las condiciones atmosféricas, la estacionalidad, las condiciones del tráfico, los horarios de utilización del vehículo, las características del motor, el peso del vehículo, la resistencia al avance y de rodadura, el tipo de rutas, la presión de los neumáticos, la aerodinámica del vehículo, las condiciones de la vía o la calidad del combustible.
Las principales acciones hay que realizarlas sobre los conductores de los vehículos, ya que son las que mayor impacto causan en la reducción del consumo de combustible, estas son principalmente las siguientes: dar formación en conducción eficiente; utilizar dispositivos de ayuda a la conducción que controlen y corrijan la forma de conducir; establecer una clasificación de conductores cuyo consumos son los menores y compartir sus mejores prácticas con el resto de conductores; o implantar un sistema de incentivos para la reducción del combustible.
Otras medidas para la reducción del combustible son las siguientes: utilizar limitadores de velocidad; utilizar neumáticos de baja resistencia a la rodadura; realizar el mantenimiento en el periodo y según las instrucciones del fabricante del vehículo; utilizar dispositivos que apaguen el motor en paradas prolongadas de los vehículos (idle time); planificar el recorrido con antelación; utilizar dispositivos aerodinámicos en el vehículo; controlar el uso privado de los vehículos; tener la presión de los neumáticos adecuada; controlar el peso de la carga que transportamos; evitar atascos; asignar a los vehículos de menor consumo las rutas más largas; o reprogramar la centralita del motor.
Para saber el consumo de combustible hay que medirlo, si disponemos de un servicio telemático o utilizamos tarjetas de combustible, el consumo se reporta automáticamente, si no disponemos de un servicio telemático la organización tiene que establecer:
- Un responsable que reporte este dato y que puede ser el mismo conductor del vehículo o un responsable de un conjunto de vehículos
- La forma de realizarlo como introduciendo los datos en el sistema directamente, o comunicándolo al responsable de la gestión de la flota por teléfono, SMS, mensaje de correo electrónico o fax
El reporte de este dato puede realizarse cada vez que repostemos combustible o cada cierto periodo de tiempo como cada semana o mes, así mismo hay que reportar los kilómetros del vehículo y la fecha de recogida de datos para calcular el consumo de litros por cada 100 kilómetros.
Los datos del consumo de los vehículos, pueden ser analizados y estructurados aplicando las siguientes técnicas:- Estadística descriptiva: presentar y caracterizar un conjunto de datos como el consumo medio, consumo máximo y mínimo, rango del consumo, que 20% de los conductores, vehículos, rutas etc. nos producen el 80% del consumo de combustible
- Modelos de regresión lineal o múltiple: relacionar una variable con una o múltiples variables como la relación entre el consumo de combustible y el kilometraje del vehículo
- Análisis de la varianza: detectar diferencias entre grupos de datos como conocer si hay diferencias entre marcas de vehículos, rutas, conductores etc. en el consumo de combustible
- Análisis multivariante: analizar simultáneamente conjuntos de datos multivariantes como identificar patrones de comportamiento: los conductores con mayor consumo de combustible son aquellos que tienen una edad de 32 años, una experiencia de 3 años, no han recibido ningún curso de conducción eficiente y conducen de forma agresiva
- Investigaciones de operaciones: utilizar modelos matemáticos con el objetivo de obtener la mejor solución óptima para un problema con recursos limitados como optimizar las rutas, el tamaño de la flota etc. para reducir el consumo de combustible total
- Identificar los conductores, vehículos y rutas con mayor consumo de combustible de lo esperado
- Identificar los conductores que tienen una conducción no eficiente
- Identificar los conductores que pasan la velocidad máxima establecida
- Identificar si es viable la incorporación de dispositivos de idle time que nos apagan el motor en paradas prolongadas
- Identificar si es viable la compra de un deposito de combustible propio donde nuestros vehículos puedan repostar y por lo tanto el precio del combustible es más económico
- Nos permite planificar el recorrido con antelación, obteniendo la ruta mas corta o con menos tráfico
- Nos permite controlar el uso indebido de los vehículos
- Nos permite conocer si el combustible es utilizado para usos privados
- Asignar los vehículos con menor consumo a las rutas más largas
- Identificar patrones de comportamiento relacionados con el consumo de combustible
- Nos permite conocer si podemos adquirir vehículos híbridos o eléctricos que cumplan los requisitos de la operativa de nuestra flota
Si tenemos una gran flota en propiedad es recomendable tener nuestros propios depósitos de combustible donde nuestros vehículos puedan repostar, esto confiere unas ventajas como que el combustible es más económico al comprar grandes cantidades, el control del repostaje más sencillo y eficaz, y la flexibilidad de repostaje para nuestra flota.
Utilizando futuros y/o opciones sobre el precio del combustible podemos realizar coberturas con el objetivo de beneficiarnos de las bajadas del precio del combustible o tener un precio del combustible fijo para un periodo de tiempo.
Si nuestra flota utiliza combustibles alternativos, lo más recomendable es compartir las instalaciones de recarga del combustible con otras organizaciones, debido al coste de las mismas.
6.1.5. Elección, control y seguimiento de los neumáticos de los vehículos de la flota
La organización tiene que diseñar y establecer un sistema para el control y seguimiento de los neumáticos debido a que pueden suponer alrededor del 15-20% de los costes variables de operación y entre un 3-5% de los costes directos de la vida del vehículo.
Los neumáticos son unos de los principales elementos de seguridad de un vehículo, que pueden transformar el tacto del mismo y pueden convertirlo de un vehículo seguro a no seguro dependiendo de la marca y/o modelo de los neumáticos, por lo tanto la organización tiene que establecer que marcas de neumáticos, si premium o de bajo coste se deben utilizar en la flota.
La presión y el estado del neumático son elementos fundamentales en la seguridad de los vehículos, en el consumo de combustible y en la durabilidad del neumático, y debe ser chequeada antes de la utilización del vehículo.
El objetivo en la elección de la marca y modelo del neumático es minimizar el coste por Km., preservando unas condiciones mínimas de seguridad. En la elección de la marca y modelo de un neumático hay que tener en consideración los siguientes factores:
- Coste del neumático
Determinadas marcas y/o modelos de neumáticos son más económicas que otras. Las marcas premium son menos económicas que las de bajo coste.
- El coste por kilómetro del neumático
El principal indicador para hacer el control y seguimiento de los neumáticos es el coste por Km. recorrido. Determinadas marcas y/o modelos de neumáticos tienen menores costes por kilómetro que otras.
- Profundidad de la banda de rodadura inicial
Determinadas marcas y/o modelos de neumáticos tienen diferente profundidad de banda de rodadura inicial. Las marcas premium tienen mayor profundidad de la banda de rodadura que las de bajo coste.
- La tasa de desgaste
La tasa de desgaste de la banda de rodadura de un neumático depende de varios factores del mismo como la profundidad de la banda de rodadura, la composición, el dibujo o la estructura, y a factores externos como la forma de conducir el vehículo, las condiciones atmosféricas, la velocidad, y donde es utilizado el vehículo como en entornos urbanos o interurbanos, y por lo tanto unas marcas y/o modelos de neumáticos tienen mayor tasa de desgaste que otros.
- Número de incidencias
Determinadas marcas y/o modelos neumáticos son más propensos a tener más incidencias como pinchazos, reventones, daños en el costado etc. que otros, y estas incidencias suponen un coste de reparación y de no disponer el vehículo durante un periodo de tiempo y en algunos casos el uso de una grúa con su coste asociado. Las marcas premium tienen menor número de incidencias que las de bajo coste.
- Las características técnicas
Las características técnicas de un neumático son el agarre en seco y en mojado (aquaplanning), la distancia de frenado en seco y en mojado, la agilidad en seco y mojado, la adherencia lateral, la resistencia a la rodadura, la sonoridad, la velocidad máxima y el peso máximo que soporta el neumático. Las marcas premium tienen mejores características técnicas que las de bajo coste.
- Utilización del neumático
Existen una gran variedad de neumáticos dependiendo de su utilización, como neumáticos de verano, invierno, reforzados en los flancos, baja resistencia a la rodadura o macizados.
El sistema para el control y seguimiento de los neumáticos tiene que registrar la siguiente información:
- El coste del neumático, pinchazos y reparaciones
Hay que tener en consideración todos los costes que afectan a la adquisición, reparación y mantenimiento del neumático, así como los de parada del vehículo debido a las incidencias con los neumáticos.
- El motivo por el cual se retira el neumático
Hay que establecer las siguientes categorías por las que se retira el neumático como gastado, dañado, desinflado, desgaste irregular, rodaje sin presión, daños en el costado, roces en el costado y diferencia profunda en gemelas.
- El kilometraje realizado con el neumático
Hay que registrar los kilómetros que tiene el vehículo cuando se monta y se retira el neumático.
- La profundidad de la banda de rodadura
Hay que registrar la profundidad en milímetros de la banda de rodadura cuando se monta y retira el neumático.
- Las características del neumático
Hay que registrar las características del neumático como la marca, el modelo, el perfil del neumático, la velocidad máxima o el peso máximo para el que están diseñados.
- Posición del neumático
Hay que registrar en que vehículo se monta y en que posición.
Con estos datos podemos obtener información muy valiosa para la elección de las marcas, modelo y perfiles de los neumáticos, y tomar las medidas adecuadas para la optimización de la utilización de los mismos, la principal información que podemos obtener es la siguiente:
- El coste por Km. por marca, modelo y perfil de neumático, para su cálculo se utilizará la media aritmética de todos los neumáticos que sean de la misma marca, modelo y perfil
- El porcentaje de utilización de la profundidad de la banda de rodadura inicial por marca, modelo y perfil de neumático, para su cálculo se utilizará la media aritmética de todos los neumáticos que sean de la misma marca, modelo y perfil
- Cuales son los principales motivos de la retirada del neumático y tomar las medidas adecuadas para que el principal motivo de retirada sea por desgaste
- Comparar si hay diferencias significativas entre los diferentes tipos de retirada del neumático por rutas, vehículos, conductores etc. utilizando la técnica estadística de tablas de contingencia
- Conocer patrones de comportamiento como la relación entre la utilización de ciertas marcas, modelos y perfiles de neumáticos con el número de accidentes o el consumo de combustible utilizando las técnicas estadísticas de componentes principales y/o regresión logística
La recogida de datos y el seguimiento de los neumáticos requieren de un gran esfuerzo y recursos por parte de la organización, si tenemos una gran flota podemos realizarlo solamente sobre un conjunto de vehículos y extrapolarlo al resto de la flota.
Otra alternativa, si no podemos recoger cuantos kilómetros realizamos con el neumático por la operativa del servicio que prestamos o por que no disponemos de los recursos necesarios es utilizar el coste por milímetro de la banda de rodadura utilizada, esta alternativa requiere medir la profundidad de la banda de rodadura del neumático cuando se monta y se retira del vehículo.
Los neumáticos de marcas de bajo coste están peor diseñados, fabricados, están hechos de peores materiales, tienen peores características técnicas y por lo tanto peor seguridad y normalmente tienen mucha menos profundidad de rodadura inicial que los neumáticos de marcas premium.
Por estas razones el coste por kilómetro suele ser más elevado en los neumáticos de bajo coste que en los neumáticos de marcas premium y por lo tanto se recomienda utilizar marcas premium de neumáticos.
Hay que tener en consideración que la única ventaja de los neumáticos de bajo coste sobre las marcas de neumáticos premium es el coste de adquisición que es más económico.
Volver al índice–Ver otros contenidos–Volver al capítulo anterior–Pasar al epígrafe siguiente
]]>