La organización tiene que diseñar y establecer un sistema para la prevención y reducción de los accidentes de tráfico por que alrededor de un 15-20% de los vehículos de una flota tiene un accidente de tráfico en el transcurso de un año, los cuales representan un alto coste para una organización, debido a las siguientes razones: el vehículo no se puede utilizar durante un cierto periodo de tiempo para la prestación del servicio; el coste de la reparación; el coste de sustitución del vehículo; la posible perdida de la mercancía transportada; y las posibles lesiones que el conductor, usuarios y terceras personas pueden sufrir.

Existen varias causas por las que se produce un accidente de tráfico como fallo mecánico (falta de mantenimiento o fallo de los materiales), condiciones climatológicas (niebla, lluvia, humedad o luminosidad) o las condiciones de la vía (huecos, grietas, hundimientos u obstáculos), pero la más importante es el factor humano que causan alrededor del 70% de los accidentes de tráfico.

La falta de experiencia, conducir bajos los efectos del alcohol u otras sustancias, conducir con fatiga o sueño, las distracciones, el exceso de velocidad o desobedecer las señales de tráfico suelen ser las causas más comunes de accidentes por factor humano.

Los conductores y usuarios de los vehículos tienen un gran impacto en la prevención y reducción de los accidentes de tráfico, por lo tanto tiene que existir una comunicación fluida entre los gestores de la flota y los conductores y usuarios de los vehículos, y que estos estén involucrados en la toma de decisiones concerniente a la prevención y reducción de los accidentes de tráfico y seguridad de los vehículos.

La organización tiene que establecer la política concerniente a la prevención y reducción de los accidentes de  tráfico y asegurar la seguridad y salud de los conductores y usuarios de los vehículos. La dirección de la compañía tiene que respaldar, hacer cumplir y comunicar esta política a todas las personas involucradas en la gestión de la flota de vehículos y realizar una auditoria cada cierto periodo de tiempo para asegurar que se cumple y es conocida.

La política de prevención y seguridad de los accidentes de tráfico tiene que tener establecer las siguientes directrices; la utilización de los vehículos; el reclutamiento, características y la formación de los conductores; el sistema de incentivos para el reporte de los accidentes de tráfico; el sistema para comprobar que los vehículos están en perfectas condiciones de utilización y tienen la máxima seguridad posible, la tecnología y el equipamiento adecuado de seguridad de los vehículos; el control y seguimiento de los conductores; el sistema de recopilación y análisis de datos; cuadro de mando; utilización de rutas seguras y los controles de alcoholemia y de drogas a los conductores, a continuación se desarrollan cada una de ellas.

• Utilización de los vehículos

La organización tiene que establecer el sistema para comprobar que los vehículos están en perfectas condiciones de utilización y tienen la máxima seguridad posible, para ello tiene que establecer un mantenimiento planificado como se ha desarrollado en el apartado 6.1.1. y un chequeo antes y después de la utilización del vehículo como se ha desarrollado en el apartado 6.1.2.

• Reclutamiento, características y la formación de los conductores

La organización tiene que establecer el reclutamiento, características y la formación de los conductores como que los conductores tienen la licencia de conducir actualizada y para el tipo de vehículo asignado, chequear el historial de conducción del conductor, chequear que los conductores tienen las habilidades y competencias adecuadas antes de utilizar cualquier vehículo y la formación y evaluación que los conductores tienen que recibir en materia de prevención de accidentes y seguridad del vehículo.

• Sistema de incentivos para el reporte de los accidentes de tráfico

Algunos de los accidentes de tráfico que se producen no son reportados a la organización y/o la compañía del seguro del vehículo por diversas razones, por lo tanto la organización tiene que establecer el sistema de incentivos para que los conductores o el responsable del vehículo reporte todos los accidentes de tráfico, este puede ser desde la gratificación económica, días de vacaciones, establecer un ranking de conductores de buenas prácticas o utilizar una técnica como gamification.

• Sistema para comprobar que los vehículos están en perfectas condiciones de utilización

La organización tiene que establecer el sistema para comprobar que los vehículos están en perfectas condiciones de utilización y tienen la máxima seguridad posible, para ello tiene que establecer un mantenimiento planificado como se ha desarrollado en el apartado gestión del mantenimiento y un chequeo previo como se ha desarrollado en el apartado de gestión y análisis de averías.

• La tecnología y el equipamiento adecuado

La organización tiene que establecer la tecnología y el equipamiento de seguridad de los vehículos como los sistemas de ayuda a la conducción, el bluetooth/manos libres, el control de estabilidad (ESP-Electronic Stability Programme), el control de velocidad, el sistema de frenada asistida (ABS-Antilock Brake System), las luces de xenón, el reconocimiento de señales, el control de aparcamiento, el sistema de vigilancia de ángulo muerto o la alerta de cambio involuntario de carril.

• El control y seguimiento de los conductores

La organización tiene que establecer el control y seguimiento de los conductores, como la forma de conducir del conductor, número de veces que el conductor ha superado los límites de velocidad, número de accidentes de tráfico, número de multas de tráfico u otras incidencias, si la organización utiliza un servicio telemático o un dispositivo de ayuda a la conducción, este control se podrá realizar de una forma sencilla.

• Sistema de recopilación y análisis de datos

La organización tiene que establecer el sistema de recopilación y análisis de datos, un aspecto clave es que hay que investigar la causa de todos los accidentes de tráfico. Se recomienda registrar la siguiente información:

• Datos de localización cronológica como la fecha y hora del accidente
• Datos de localización geográfica como el país, provincia y municipio
• Datos de la vía como urbana o interurbana, limite de velocidad, punto kilométrico, sentido de circulación, nombre de la vía, número de carriles, alineamiento de la vía (recta, curva, intersección) o existencia de señalización horizontal y vertical
• La causa del accidente como fallo mecánico, condiciones climatológicas, las condiciones de la carretera, factor humano (falta de experiencia, conducir bajos los efectos del alcohol u otras sustancias, conducir con fatiga o sueño, las distracciones, exceso de velocidad o desobedecer las señales de tráfico)
• Las consecuencias del accidente de tráfico como heridos, fallecidos o daños materiales
• El tipo de accidente como leve, grave o muy grave
• El estado del vehículo como si tenia la ITV o el mantenimiento realizado
• Tipo de accidente como salida de la vía (sin vuelco, con vuelco), colisiones (frontales, perpendiculares, oblicuas, reflejas, alcance o raspado) con otro vehículo, choques o atropellos a peatones
• Por el número de vehículos implicados, pueden ser simples o complejos si están involucrados peatones, ciclistas, animales o ciclomotores
• Las condiciones meteorológicas como lluvia, niebla, luminosidad o humedad
• Las condiciones de la vía como huecos, grietas, hundimientos u obstáculos
• Las características de los vehículos implicados como tipo de vehículo (turismo, camión etc.), marca, modelo, tipo de combustible, antigüedad o número de pasajeros
• Los datos de las personas implicadas como nombre y apellidos, nacionalidad, documento oficial de identificación, fecha de nacimiento y sexo
• Utilización de elementos de seguridad como el cinturón de seguridad, casco o el sistema de retención infantil
• Los datos del permiso de conducción de los conductores implicados como clase y año de expedición
• Si se realizaron pruebas de alcohol y/o drogas a los involucrados y los resultados

Hay que recopilar todos los costes de los accidentes de tráfico como el coste de la reparación, el no disponer del vehículo para la prestación del servicio, el de sustitución del vehículo, la utilización de una grúa, la posible perdida de la mercancía, los daños causados a terceros o las indemnizaciones a terceras personas.

Con los datos obtenidos se clasifica y analiza la información para encontrar cuales son las características de los accidentes más comunes (análisis ABC) y tomar las medidas adecuadas para su prevención y reducción. Dos de las técnicas estadísticas que podemos utilizar para analizar la relación entre las diferentes variables involucradas en los accidentes de tráfico y encontrar patrones de comportamiento son las tablas de contingencia y componentes principales.

• Cuadro de mando

La organización tiene que establecer un cuadro de mando para la prevención y reducción de los accidentes de tráfico, y este tiene que estar integrado por los siguientes tipos de indicadores:

• Indicadores de la actividad: estos indicadores miden los accidentes que se producen y sus consecuencias debido a la utilización de los vehículos. Se tienen que establecer unos indicadores que tienen que ser calculados cada cierto tiempo como los siguientes; número de accidentes cada 100.000 Km. o número de kilómetros para que se produzca un accidente; número y porcentaje de vehículos de la flota que han sufrido un accidente; número de fallecidos; coste medio de un accidente; o coste total de los accidentes.
• Indicadores del nivel de seguridad de los vehículos y de los conductores: estos indicadores miden el nivel de seguridad de nuestros vehículos y de los conductores. Se tienen que establecer unos indicadores que tienen que ser calculados cada cierto tiempo como % de conductores que han recibido formación en materia de seguridad, % de vehículos que tienen dispositivos de ayuda a la conducción o % de conductores que han recibido formación en materia de seguridad.

Ejemplos de indicadores que miden el nivel de seguridad de los vehículos son: el número de vehículos y porcentaje de vehículos con más de 6 años (hay que tener en consideración que a partir del 6-7 año de vida de un vehículo los accidentes de tráfico se incrementan); el porcentaje de vehículos que incorporan elementos de seguridad como el ABS, EPS etc.; o el porcentaje de vehículos que pasan la ITV.

Ejemplos de Indicadores que miden el nivel de seguridad de los conductores son el porcentaje de conductores noveles; conductores sancionados por exceso de velocidad y/o que han sobrepasado los limites de velocidad; número de conductores que han dado positivo en el control de alcoholemia o de drogas; porcentaje de conductores sancionados con multas de tráfico; porcentaje de conductores que no utilizan el cinturón de seguridad; porcentaje de conductores que realizan una conducción agresiva; o % de conductores que han recibido formación en materia de seguridad.

• Utilización de rutas seguras

La organización tiene que dar prioridad a utilizar rutas seguras aunque el recorrido a realizar sea de mayor longitud. Se debe establecer el sistema para identificar estas rutas y que los conductores las utilicen.

• Controles de alcoholemia y de drogas

La organización tiene que establecer un sistema para la realización de controles aleatorios de alcoholemia y de drogas a los conductores. Esta medida se puede realizar dependiendo de la legislación vigente en cada país.

6.1.7. Utilización de talleres propios o externos de los vehículos de la flota

La organización tiene que establecer si tener talleres propios o externalizar esta actividad en terceros debido a que las inversiones y los costes de operación suelen ser elevados y tienen que ser evaluados. Los vehículos de la flota necesitan realizar los mantenimientos y reparar las averías en un taller mecánico que reúna las condiciones de seguridad, respecto al medioambiente y cumpla con la legislación vigente.

Los principales aspectos a considerar para que tengamos nuestros propios talleres o llevemos nuestros vehículos a un tercero son los siguientes:

• Importancia de la gestión de la flota vehículos

Si la gestión de la flota de vehículos soporta la actividad principal de nuestra organización la mejor solución es tener talleres propios ya que tiene las siguientes ventajas: los vehículos son reparados y se les realiza el mantenimiento en el menor tiempo posible y están el máximo tiempo disponibles para la prestación del servicio; tenemos mayor control, flexibilidad y seguridad sobre los mantenimientos y reparaciones en nuestros vehículos; y podemos elegir que recambios utilizar.

Si la gestión de la flota de vehículos es una actividad secundaria de nuestra organización la mejor solución es llevarlo a un tercero, pero el tiempo en el que no disponemos del vehículo para la prestación del servicio es mayor, tenemos menor flexibilidad y seguridad sobre los mantenimientos y reparaciones en nuestros vehículos y no podemos elegir que recambios utilizar.

• Aspectos económicos

Un taller en propiedad requiere de una inversión en un inmueble y la maquinaria correspondiente, unos costes laborales y cumplir con la legislación vigente, por el contrario si llevamos nuestros vehículos a un tercero no necesitamos hacer esta inversión y tener costes laborales.

• Tamaño de la flota

Si tenemos pocos vehículos lo más recomendable es llevarlos a un tercero ya que la inversión y los costes que supone tener un taller propio no se rentabiliza, por el contrario si tenemos una gran flota podremos rentabilizar la inversión y los costes de operación del taller propio.

• Tipo de contrato

Si hemos adquirido los vehículos en la modalidad de renting/leasing, el contrato puede incluir el mantenimiento y las reparaciones y por lo tanto debemos llevar el vehículo a determinados talleres concertados.

Una solución mixta puede ser: tener talleres propios para el mantenimiento y subcontratar las averías; o tener talleres propios pero se subcontratan las averías de electricidad, carrocería o inyección diesel que son más especializadas.

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