La organización tiene que diseñar e implementar la política de adquisición de los vehículos como la modalidad de adquisición, las marcas y gama, el equipamiento, el tipo de combustible, el tipo de seguro y los proveedores de los vehículos.
5.1.1. Modalidad de adquisición de los vehículos de la flotaUna de las decisiones más importantes en la gestión de la flota de vehículos, es como se adquieren los vehículos, existen varias opciones como adquirirlos en propiedad, en la modalidad de renting/leasing, a través de un crédito automoción destinado a la adquisición de vehículos de flotas o utilizando el car sharing, cual elegir depende de los siguientes factores:
- La estrategia de la organización
Si la gestión de la flota de vehículos es la actividad principal de nuestra organización (transporte por carretera de personas y mercancías, actividades postales y de correo, etc.), la mejor solución es la adquisición en propiedad, ya que tendremos el control absoluto de los vehículos para desarrollar la estrategia de nuestra organización.
Podemos realizar todas las modificaciones que requieran los vehículos, repararlos en nuestros propios talleres y no tener que esperar a que lo realice un tercero, utilizarlos y retirarlos del servicio cuando deseemos, además de que representan nuestra imagen de marca y pueden ser rotulados con la publicidad de nuestra organización.
Si la gestión de la flota de vehículos es una actividad secundaria de nuestra organización (utilización particular por los directivos o comerciales de nuestra organización), la mejor solución es adquirir los vehículos en la modalidad de renting/leasing o utilizar el car sharing.
Hay que tener en consideración que los contratos de renting/leasing suelen tener una duración mínima de 2 años, si no se cumple con la duración del contrato nuestra organización tiene que pagar una penalización a la compañía de renting/leasing, además pueden incluir otros servicios como mantenimiento, neumáticos etc. provocando que nuestra organización tenga mucha menos libertad para gestionar la flota y desarrollar la estrategia de nuestra organización.
- Las características del vehículo y el servicio a realizar
Los vehículos especializados o que necesitan un equipamiento o carrozados a medida para prestar un determinado servicio (transporte por carretera de mercancías, actividades postales y de correo, limpieza viaria, etc.), la mejor solución es la adquisición en propiedad, ya que podemos hacer todas las modificaciones que requieran, además tienen una gran dificultad para su venta por que tienen un mercado de segunda mano muy restringido, y los equipamientos especializados tienen un valor residual prácticamente nulo, provocando que la adquisición en renting/leasing sea incluso más costosa o no exista esta posibilidad..
Los vehículos que son utilizados para realizar un servicio de transporte de viajeros geográficamente y que no requieran ninguna modificación (los directivos y/o comerciales de una compañía, alquiler de vehículos etc.) la mejor solución es adquirirlos en la modalidad de renting/leasing.
- Consideraciones financieras y fiscales
La adquisición en propiedad requiere de una inversión inicial, por el contrario la modalidad renting/leasing requiere de menor capacidad financiera de nuestra organización y se considera como gasto en la cuenta de resultados.
Hay que establecer la posibilidad de adquirir vehículos de segunda mano, ya que los vehículos con edades bajas tienen prácticamente las mismas prestaciones y costes que un vehículo nuevo, pero son más económicos de adquirir, así mismo hay que establecer la edad máxima que deben tener estos vehículos para poder ser adquiridos.
- El mercado donde opera nuestra organización
Si nuestra organización opera en un mercado con una gran variabilidad en la demanda a corto-medio plazo, el número óptimo de vehículos que necesita nuestra organización variará en el tiempo considerablemente, y por lo tanto la mejor solución es adquirir los vehículos en propiedad ya que los podemos retirarlos del servicio y venderlos cuando queramos.
Si nuestra organización opera en un mercado estable sin variabilidad en la demanda a corto-medio plazo, el número óptimo de vehículos que necesita nuestra organización prácticamente no variará en el tiempo, la mejor solución es adquirir los vehículos en la modalidad de renting/leasing o utilizar el car sharing.
En algunos concursos públicos de servicios municipales como contratos de limpieza viaria o recogida de basuras por los requerimientos y especificaciones del mismo, la flota de vehículos ha de ser adquirida en propiedad.
- Subcontratación de parte de la flota
Un vehículo de similares capacidades, tamaño, potencia, combustible o funcionalidad puede ser adquirido en diferentes tipos de marcas como premium o de medio y bajo coste, y gamas como alta, media y baja. La organización tiene que establecer que marcas de vehículos y que tipo de gama de vehículos a adquirir, cuales elegir depende de los siguientes factores:
- Coste de adquisición
El coste de adquisición es uno de los factores más importantes cuando adquirimos un vehículo, vehículos de marcas premium y/o gama alta tienen mayores costes de adquisición que vehículos de marcas de medio y bajo coste y/o gamas media y baja.
- Coste de mantenimiento y reparación
Vehículos de marcas premium y/o gama alta tienen mayores costes de mantenimiento y reparación que vehículos de marcas de medio-bajo coste y/o gamas media y baja. Algunas marcas de vehículos y/o modelos tienen más recambio alternativo que otras, y puede suponer hasta un ahorro de costes del 30-40% en esta partida, si la organización tiene una gran flota de vehículos en propiedad con sus propios talleres.
- Impuesto de matriculación y de circulación
En España, el coste del impuesto de matriculación depende de las emisiones contaminantes del vehículo; los vehículos de las marcas premium suelen tener motores de mayor cilindrada y potencia que tienen mayores emisiones contaminantes que las marcas de medio y bajo coste, y por lo tanto el coste del impuesto de matriculación y de circulación son menos económicos.
- Consumo de combustible
La gama alta de vehículos suelen tener motores de mayor cilindrada y potencia que las marcas de medio y bajo coste, y por lo tanto consumen más combustible para la misma distancia recorrida.
- Valor residual del vehículo
Ciertas marcas de vehículos tienen mayores valores residuales que otras y es debido a varios factores como su imagen de marca, fiabilidad, bajo mantenimiento o facilidad de reparación.
- La imagen de nuestra organización
Vehículos de marcas premium y/o gama alta gama representan mejor la imagen de nuestra organización que marcas de medio y bajo coste y/o gamas media y baja.
- La operatividad del vehículo
Vehículos de marcas premium y/o gama alta tienen mejor tecnología, funcionalidad, operatividad, durabilidad, seguridad y fiabilidad que marcas de medio y bajo coste y/o gamas media y baja.
- El respecto al medioambiente
Ciertas marcas de vehículos son más respetuosas con el medioambiente que otras por que sus vehículos emiten menos emisiones contaminantes y muchos de sus componentes se pueden reciclar.
- El mercado objetivo de nuestra organización
Si el servicio que prestamos va dirigido a clientes de gran poder adquisitivo se adquirirán vehículos de marcas premium y/o gama alta, en caso contrario se adquirirán vehículos de marcas de medio y bajo coste y/o gama media y baja.
- El servicio que presta nuestra organización
Si los vehículos que utilizamos para prestar el servicio son indiferentes para los clientes/usuarios, adquiriremos marcas de medio y bajo coste y/o gamas media y baja que son más económicas.
- Sistema de gratificación de los trabajadores de nuestra organización
Se recomienda adquirir vehículos de marcas premium y/o gama alta para los directivos de nuestra organización, en el resto de los casos se adquirirán marcas de medio y bajo coste y/o gamas media y baja.
- La especialización del vehículo
A mayor especialización del vehículo, el número de marcas y gamas se reduce, por lo tanto solamente tendremos unas pocas marcas donde adquirir el vehículo.
- El tipo de combustible
Dependiendo del tipo de combustible que utilice el vehículo, este solamente puede ser adquirido en ciertas marcas y/o gamas, por ejemplo los vehículos eléctricos solo están disponibles en gamas altas o bajas y solamente pueden ser adquiridos en ciertas marcas.
Un caso particular es en el ámbito humanitario, en el que dos marcas de vehículos como Toyota y Nissan acaparan casi la totalidad del mercado y por lo tanto tenemos que elegir entre una de estas dos marcas, además estas marcas tienen un elevado valor residual en los países que son utilizados por las organizaciones no gubernamentales para labores humanitarias por su facilidad de mantenimiento y reparación..
Una solución mixta es adquirir un conjunto de vehículos de cada marca de vehículos y/o gama que son destinados a diferentes clientes dependiendo de las características, utilización y objetivos de estos.
5.1.3. Elección del tipo de equipamiento de los vehículos de la flotaLa organización tiene que establecer que opciones de equipamiento se pueden adquirir y depende de los siguientes factores:
- Coste de adquisición
Cuanto más equipamiento tenga el vehículo mayores son los costes de adquisición, mantenimiento y reparación del mismo.
- La especialización del equipamiento
Cuanto más especializado sea el equipamiento, mayores costes de adquisición, mantenimiento y reparación, y además su valor residual es prácticamente nulo.
- La funcionalidad del equipamiento
El equipamiento a adquirir debe ser útil y funcional para los clientes/usuarios de los vehículos.
- El tipo de equipamiento
La organización debe dar prioridad a adquirir equipamiento en seguridad que a otro tipo de equipamiento.
5.1.4. Elección del tipo de combustible de los vehículos de la flota
Un vehículo puede ser propulsado utilizando uno o dos (híbrido) de los siguientes combustibles como combustibles fósiles, hidrógeno, etanol, aire comprimido, gas natural o eléctrico; la organización tiene que establecer el tipo de combustible a utilizar en los vehículos y depende de los siguientes factores:
- Coste de adquisición
Para el mismo modelo de vehículo, la versión en diésel o gasolina tienen menores costes de adquisición que el resto de los combustibles, sin embargo las administraciones públicas ofrecen incentivos fiscales, subvenciones y otro tipo de ventajas para mitigar este mayor precio de adquisición.
- Coste de mantenimiento y reparación
El coste de mantenimiento y reparación para el mismo modelo de vehículo en la versión diésel y gasolina son menores que en el resto de los combustibles.
- Coste del combustible
El coste de ciertos combustibles son más económicos que otros, el coste de la energía de un vehículo eléctrico es mucho más económico que un vehículo diésel o gasolina.
- Coste de matriculación
Cuantas menos emisiones contaminantes tenga un vehículo, más económico es el impuesto de matriculación, por lo tanto el impuesto de matriculación es más caro en los vehículos diésel y gasolina que en el resto de los combustibles.
- Consumo de combustible
El consumo de combustible en los vehículos diesel y gasolina son mayores que para el resto de los combustibles.
- Coste del combustible
Si el coste del diésel o de la gasolina son elevados, incentivan la adquisición de vehículos que utilizan otros combustibles alternativos, por el contrario si el coste del diésel o de la gasolina son bajos, desincentivan la adquisición de vehículos que utilizan otros combustibles alternativos. El coste de la energía eléctrica es mucha más económico que el coste de los combustibles fósiles.
- El tipo de vehículo
Determinados tipos de vehículos solo pueden ser adquiridos en ciertos combustibles como los vehículos pesados que pueden utilizar principalmente diésel o gas natural.
- Valor residual
Ciertos combustibles tienen mayores valores residuales que otros, los vehículos eléctricos tienen menores valores residuales que un vehículo diesel o gasolina debido a la vida útil de las baterías y su coste de adquisición.
- Kilómetros recorridos durante la vida del vehículo
Para un mismo modelo de vehículo, marca y potencia utilizando diferentes combustibles, hay un cierto número de kilómetros en el que unos combustibles tienen menor coste de la vida del vehículo (TCO-Total Cost of Ownership) que otros , y por lo tanto tenemos que calcular cuantos kilómetros tenemos que realizar para que suceda esto.
- Respecto al medioambiente
Los combustibles no fósiles son más respetuosos con el medio ambiente, por que emiten menos o ninguna emisión contaminante.
- Utilización intensiva del vehículo
Si utilizamos de forma intensiva los vehículos de nuestra flota, la mejor opción es utilizar vehículos diésel o de gasolina ya que el tiempo de repostar el combustible es de unos pocos minutos, por el contrario el tiempo de recargar un vehículo eléctrico es más prolongado dependiendo de la infraestructura que haya disponible y puede durar desde las ocho horas hasta los 20 minutos dependiendo del tipo de recarga.
- La estrategia de la compañía
El combustible a utilizar en nuestros vehículos debe desarrollar la estrategia general de nuestra compañía. Si uno de los pilares básicos de la estrategia de nuestra compañía es el respecto al medioambiente, nuestra flota de vehículos debería tener vehículos que no contaminen como eléctricos y si utilizamos combustibles fósiles los que menores emisiones contaminantes tengan o utilizar una composición de ambos como son los vehículos híbridos.
- Autonomía de los vehículos
Este un factor clave, por que debemos tener una autonomía mínima para la prestación del servicio y por lo tanto no podremos utilizar vehículos eléctricos en nuestra flota si no cumplen con esta autonomía mínima.
- La infraestructura disponible
Para poder utilizar ciertos combustibles necesitamos una infraestructura mínima, si esta no esta suficientemente desarrollada nos limita la utilización del vehículo a un área geográfica. Los vehículos diésel y de gasolina tienen una infraestructura muy desarrollada para repostar el combustible en cualquier ámbito geográfico que el resto de combustibles.
- El tipo de conducción
La forma de conducción del vehículo tiene una gran influencia en el tipo de fuente de energía a utilizar. Si los vehículos se utilizan en entornos urbanos, donde se producen multitud de frenadas, la utilización de vehículos híbridos es recomendable, por el contrario si utilizamos el vehículo en entornos interurbanos (autopistas) donde hay apenas frenadas la utilización de un vehículo híbrido no es recomendable.
Una solución mixta es adquirir un conjunto de vehículos que utilicen diferentes tipos de combustible que son destinados a diferentes clientes/usuarios dependiendo de las características, utilización y objetivos de estos.
5.1.5. Elección del tipo de seguro de los vehículos de la flotaUn vehículo se puede asegurar principalmente en tres modalidades como a todo riesgo, a todo riesgo con franquicia o a terceros, cual elegir depende de los siguientes factores:
- Coste del seguro
Un seguro a todo riesgo es el menos económico de las tres modalidades pero cubre la totalidad de los daños del vehículo.
- Importancia del vehículo
En una flota de vehículos, hay unos vehículos que son más importantes que otros, por lo tanto es aconsejable que tengan un seguro a todo riesgo, y el resto de los vehículos un seguro a todo riesgo con franquicia o a terceros.
- Valor del vehículo
Cuanto mayor es el valor del vehículo mayor es el coste del seguro y por lo tanto es aconsejable que tenga un seguro a todo riesgo.
- Edad del vehículo
Cuanto mas años tenga un vehículo menor valor residual tiene este, por lo tanto un seguro a todo riesgo no compensa económicamente a partir de una cierta edad del vehículo, y es aconsejable tener un seguro a todo riesgo con franquicia o a terceros.
- El número de reportes al seguro
Si reportamos multitud de incidentes a la compañía del seguro, la opción más aconsejable es el seguro a todo riesgo, si reportamos pocos incidentes es aconsejable tener un seguro a todo riesgo con franquicia o a terceros.
Hay que tener en consideración que ciertos contratos de renting/leasing el seguro del vehículo esta incluido.
5.1.6. Elección de los proveedores de los vehículos de la flota
La organización tiene que establecer cuales son los proveedores de los vehículos. Si el vehículo se adquiere en propiedad, este se adquirirá directamente con el fabricante o el distribuidor oficial en el país, si el vehículo se adquiere en la modalidad de renting/leasing hay que elegir la compañía de renting/leasing, cual elegir depende de los siguientes factores:
- Coste del contrato
Hay que comparar entre las diferentes ofertas económicas de las compañías de renting/leasing para una misma marca y modelo de vehículo, unas compañías son más competitivas en ciertas marcas y modelos que otras.
- La duración del contrato
Hay que tener en consideración cual es la duración mínima y máxima del contrato que podemos contratar, si se adapta a nuestra política de renovación de los vehículos, y cual es la penalización si no cumplimos la duración del mismo.
- Servicios incluidos en el contrato
Hay que tener en consideración los servicios que incluye el contrato como mantenimiento, seguro, asistencia en carretera, neumáticos, gestión de multas, gestión de accidentes etc.
- Flexibilidad del contrato
Hay que tener en consideración si el contrato tiene condiciones flexibles como el coste de cada kilómetro adicional a partir de un cierto número de kilómetros contratados, el número de gestión de multas incluido, la elección del taller, el tipo de seguro o el número de cambios de neumáticos incluido.
- Servicios telemáticos
Hay que tener en consideración si la compañía de renting/leasing ofrece servicios telemáticos para el seguimiento de los vehículos como el consumo de combustible, GPS (Global Positioning System) o la forma de conducción del conductor.
- Tiempo de entrega del vehículo
Hay que tener en consideración el tiempo que transcurre desde que solicitamos un vehículo hasta que no lo entregan en nuestras instalaciones.
- La forma de pago
Hay que tener en consideración las facilidades y formas de pago de la compañía de renting/leasing.
Se aconseja tener como máximo dos proveedores de vehículos de fabricantes y/o compañías de renting/leasing para reducir costes y obtener mejores precios debido al volumen contratado.
5.1.7. Factores organizativos
La organización tiene que tener en consideración los siguientes factores organizativos para la adquisición de los vehículos.
La organización tiene que establecer una central de adquisición de los vehículos, con los siguientes objetivos: realizar todas las adquisiciones de los vehículos; autorizar la adquisición de los vehículos; gestionar a los proveedores de los vehículos; negociar los acuerdos marco con los proveedores de los vehículos; evitar duplicidades; y controlar el presupuesto asignado para la adquisición de los vehículos, el proceso de adquisición de los vehículos y que la organización tiene el número óptimo de vehículos establecido.
La organización tiene que estandarizar que vehículos se pueden adquirir, por lo tanto tiene establecer que marcas, los modelos, el tipo de combustible y el equipamiento a elegir con el objetivo de conseguir mejores costes de adquisición, mantenimiento y reparación de los vehículos alcanzando acuerdos marcos con los proveedores de los vehículos.
Otra forma de adquisición de los vehículos es la realización de un concurso, en el que nuestra organización presente un pliego de condiciones y las compañías concurrentes presenten sus ofertas, y elegir la que mejor se adapte a nuestras necesidades, requerimientos y objetivos de nuestra organización.
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