La utilización de un software de gestión de la flota es una herramienta muy útil por que nos facilita el acceso, el almacenaje y la gestión de la información de forma sencilla e inmediata desde cualquier emplazamiento y dispositivo.

Para la gestión de una flota de vehículos se puede utilizar desde una simple hoja de cálculo hasta el software más sofisticado del mercado y depende de los siguientes factores:

• Número de vehículos: cuantos más vehículos tenga la flota más difícil de gestionar es esta, y por lo tanto se hace indispensable un software de gestión, una flota de 5 vehículos puede ser gestionada con una hoja de cálculo, pero es inviable para gestionar una flota de 1.000 vehículos
• Número de centros de trabajo: cuanto más centros de trabajo tenga la flota más difícil de gestionar es esta, y por lo tanto se hace indispensable un software de gestión
• Información a registrar: cuanta más información a registrar y analizar más difícil de gestionar es esta, y por lo tanto se hace indispensable un software de gestión, no es lo mismo realizar un sencillo control y seguimiento de los vehículos que registrar y analizar multitud de información relativa a la operativa de los vehículos
• Coste: cuanta más información a registrar y funcionalidades mayor coste tiene el software de gestión
• Operativa de la flota: cuanta más complicada es la operativa de la flota más difícil de gestionar es esta, y por lo tanto se hace indispensable un software de gestión, no es lo mismo gestionar una flota destinada a comerciales en la que hay un vehículo por comercial, que una flota en la que un vehículo es utilizado por varios conductores y/o centros de trabajo
• Servicios telemáticos: si utilizamos un servicio telemático se hace indispensable la utilización de un software de gestión para obtener un alto rendimiento de este

En resumen si tenemos una flota con pocos vehículos, un solo centro de trabajo, un conductor por vehículo, solo queremos realizar un sencillo control y seguimiento de los vehículos, no utilizamos ningún servicio telemático con la utilización de una hoja de cálculo puede ser suficiente para gestionar la flota, por el contrario si tenemos una flota con muchos vehículos, con una operativa complicada, registramos multitud de información, tenemos varios centros de trabajo y utilizamos un servicio telemático, se hace indispensable la utilización de un software de gestión de la flota.

En el mercado existe multitud de compañías que suministran software para la gestión de la flota de vehículos, a continuación se exponen los aspectos claves que tiene que cumplir un software de gestión.

• Adaptabilidad: el software de gestión se tiene que adaptar a las características, operativa y objetivos de nuestra organización, y por lo tanto se pueda modificar para cumplir los requisitos de nuestra organización
• Modulabilidad: el software ha de estar integrado por módulos como datos del vehículo, mantenimiento, combustible, averías, accidentes etc. de los que nuestra organización pueda elegir cuales utilizar, y que se puedan desarrollar nuevos si es necesario
• Acceso desde cualquier dispositivo: actualmente cualquier software de gestión puede ser utilizado desde cualquier ordenador personal, pero cada vez es más importante poder revisar los datos en el terreno, por lo que es indispensable que pueda ser utilizado desde tablets y smartphones
• Flexibilidad y escalabilidad: el software pueda ser utilizado independientemente del número de vehículos y de la información a gestionar
• Coste: el coste del software tiene que estar establecido por los módulos y/o el número de usuarios (licencias) que utilizamos y/o el número de vehículos registrados
• Integrar el cuadro de mando: con la información contenida en el software ha de crearse el cuadro de mando automáticamente, con todos sus gráficos e indicadores en una sección independiente
• Establecimiento de alarmas: el software tiene que permitir el establecimiento de alarmas automáticas en aquellos apartados que nosotros consideremos, para alertarnos de aquellas variables que no están en los límites establecidos
• Extracción de la información: el software ha de permitir realizar consultas cruzando diversos campos (tablas dinámicas) y que estas se puedan exportar a diversos formatos para utilizar en una hoja de cálculo o un software de estadística
• Compatibilidad con los servicios telemáticos: el software ha de ser compatible con los servicios telemáticos que utilicemos para obtener el máximo rendimiento de este. La mayoría de las compañías que ofrecen servicios telemáticos incluyen un software para la gestión de la flota de vehículos integrado
• Compatibilidad con otros software de la organización: el software de gestión ha de ser compatible y permitir el intercambio de información de una forma sencilla con otros software de gestión de la organización como contabilidad o el control de los activos

Una opción es que una compañía externa nos desarrolle a medida el software de gestión de la flota cumpliendo los requisitos anteriormente mencionados.

A continuación se recomienda que el software tenga los siguientes apartados con el objetivo de facilitar el control, seguimiento, trazabilidad e historial e identificar que vehículos y conductores no están siendo gestionados de una forma apropiada.

• Una ficha que recoja el historial y los datos de cada vehículo como los mantenimientos, averías, centros de trabajo, conductores, precio de adquisición etc.
• Una ficha que recoja el historial y los datos de cada conductor como que vehículos ha conducido, centros de trabajo, accidentes, multas de tráfico etc.

Casi todo son ventajas en la utilización de un software de gestión de la flota de vehículos, pero hay que tener en consideración las siguientes recomendaciones:

• La organización requiere de un periodo de tiempo para la implantación, adaptación, y corregir errores de un software de gestión, por ello se recomienda implantar una primera etapa con una información básica a recopilar para el control y seguimiento como la información de cada vehículo, centro al que pertenece y conductor, una vez que esta primera etapa se haya consolidado ampliar la información a recopilar al consumo de combustible, distancia recorrida etc. y así sucesivamente hasta que la organización considere cual es la información apropiada a recopilar y gestionar
• Un software de gestión contiene una gran cantidad de información de la flota de vehículos, que si posteriormente no es analizada, no podremos obtener información valiosa para la toma de decisiones, y conocer el estado de la flota y su evolución y por lo tanto el software de gestión tendrá un bajo rendimiento
• La organización tiene que tener el personal apropiado y con la formación adecuada para la gestión del software de gestión

 

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