La organización tiene que diseñar e implementar que información y grado de detalle se registra para el control, seguimiento, trazabilidad e historial del vehículo como las especificaciones técnicas del vehículo, coste de adquisición, las fechas de adquisición, entrega, retirada y venta del vehículo, precio de venta del vehículo, quien es el responsable del vehículo, quien es el conductor del vehículo, o que centro asignado tiene el vehículo. Alguna de esta información se puede recopilar de otros departamentos como el de contabilidad y/o financiero.
La información y grado de detalle a registrar dependerá de varios aspectos como:
- La capacidad financiera de la organización: cuanta más información a recopilar, más recursos son necesarios y por lo tanto mayor coste
- El tamaño de la flota y número de centros de trabajo: cuanto mayor número de vehículos y/o centros de trabajo mayor complejidad en la recopilación de la información, más recursos consumidos y por lo tanto mayor coste
- La utilidad de la información: hay que tener en consideración si la información recopilada es útil para la toma de decisiones como el periodo promedio de entrega de los vehículos, el periodo promedio de utilización del vehículo, el periodo promedio de venta de un vehículo, conductores promedio que utilizan un vehículo, precio promedio de adquisición, precio promedio de venta, tiempo medio para vender un vehículo, identificar que conductores o centros de trabajo hacen una utilización inapropiada del vehículo o no siguen las directrices generales de la gestión de la flota de vehículos
- Importancia de la flota de vehículos: si la gestión de la flota soporta la principal actividad de la organización se debe tener un control, seguimiento, trazabilidad e historial de los vehículos más exhaustivo, que si la gestión de la flota es una actividad secundaria de la organización
- Si la información es útil para otros departamentos de la organización como contabilidad, o control de los activo
Con el objetivo de tener un control, seguimiento, trazabilidad e historial del vehículo se recomienda registrar la siguiente información básica en el sistema de información:
- Precio de adquisición del vehículo
- Fecha de adquisición del vehículo
- Fecha de entrega del vehículo
- Proveedor del vehículo
- Marca y modelo del vehículo
- Equipamiento del vehículo
- Emisiones contaminantes del vehículo
- Documentación del vehículo en formato PDF o copia de los originales (ficha técnica, permiso de circulación, póliza del seguro etc.)
- Especificaciones técnicas del vehículo (información contenida en la ficha técnica)
- Fecha de la inspección técnica del vehículo (ITV)
- Centro de trabajo asignado
- Conductor asignado o persona responsable de su utilización
- Precio de venta del vehículo
- Fecha de retirada del vehículo del servicio
- Fecha de venta del vehículo
- Precio de venta del vehículo
Alguna de esta información puede estar incluida en el cuadro de mando, como los precios de adquisición y venta, y las fechas en las que se produjeron.
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