Es indispensable conocer todos los costes de la flota de vehículos con los objetivos de: establecer y controlar el presupuesto de la flota; establecer las tarifas y precios de nuestro servicio; conocer cuanto nos cuesta el Km. recorrido; conocer el coste de propiedad del vehículo (Total Cost of Ownership-TCO); calcular el periodo de retirada/renovación de los vehículos; realizar el control y seguimiento económico de la flota; calcular los principales indicadores económicos-financieros de la flota; realizar un análisis ABC de los costes de la flota; tener un histórico de costes para hacer previsiones; obtener la relación nivel de servicio-costes directos; u obtener valiosa información para la toma de decisiones.
Los costes de la flota de vehículos se clasifican en dos tipos:
- Costes directos: son los costes en los que incurre un vehículo por su posesión y explotación, y se dividen en dos subcategorías como:
- Costes fijos: son los costes en los que se incurren independientemente de que el vehículo se utilice o no, y se computan por unidad de tiempo, normalmente un año natural
- Costes variables de operación: son los costes en los que se incurren por la actividad del vehículo, y se computan por los kilómetros recorridos u horas de utilización
- Costes indirectos: son los costes que no se pueden imputar a un vehículo por su posesión y explotación, pero que se producen en la gestión de la flota de vehículos, como son el software de gestión de la flota de vehículos, el hardware, el personal involucrado en la gestión de la flota de vehículos o la infraestructura necesaria (oficinas, parking o depósitos de combustible)
El gráfico 2 muestra la estructura de costes de la flota de vehículos.
Gráfico 2: estructura de costes de la flota de vehículos.
3.1. COSTES FIJOS DE LA FLOTA DE VEHÍCULOS
Los costes fijos de la flota de vehículos son aquellos en los que incurrimos por la posesión de los vehículos y se dividen en costes de capital y costes de operación.
3.1.1. Costes de capital
Los costes de capital son los costes de adquisición y forma de financiación del vehículo, y se dividen en la depreciación y financiación.
- Depreciación: es el decremento en el valor de adquisición del vehículo, equipos auxiliares o carrozados a lo largo de su periodo de utilización. Dependiendo de la forma de financiación este decremento es igual a la amortización durante la vida útil o a un periodo inferior
- Financiación: es la suma de los costes de financiación del vehículo, equipos auxiliares o carrozados en un año. La financiación del vehículo se puede realizar principalmente en las siguientes modalidades: si el vehículo se ha adquirido mediante un crédito o préstamo será la cuota anual de los intereses del mismo; o si la organización ha emitido su propia deuda será la suma de los intereses anuales que se pagan a los compradores de la misma; si la organización utiliza sus propios fondos propios habría que calcular el coste de oportunidad de invertir los recursos en otra inversión
Si el vehículo, equipos auxiliares o carrozados se han adquirido mediante la modalidad de renting/leasing el coste de adquisición y financiación esta incluido en la cuota anual.
3.1.2. Costes de operación
Los costes de operación son los siguientes:
- Conductores de los vehículos: es el coste anual en bruto para la organización de los conductores de los vehículos destinados a la prestación del servicio, en España se incluye el salario en bruto más las aportaciones a la seguridad social
- Seguros: es el coste anual de los seguros del vehículo, equipos auxiliares, carrozados, conductor o mercancía
- Impuestos y tasas: es el coste anual de impuestos y tasas como la inspección técnica de vehículos (ITV), tarjeta de transporte, el impuesto de vehículos de tracción mecánica, revisión del tacógrafo, impuestos especiales sobre determinados medios de transporte o autorizaciones
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Los costes variables de operación de la flota son aquellos en los que se incurren por la utilización de los vehículos. Hay que diferenciar entre dos tipos de costes directos variables, aquellos en los que se incurren obligatoriamente por la utilización de los vehículos, y aquellos en los que se puede incurrir o no por la utilización de los vehículos y que dependen de la operativa del servicio, y de cómo la flota es gestionada.
3.2.1. Costes ineludibles
Los costes ineludibles de la flota de vehículos son aquellos en los se incurre por la utilización de los vehículos, y son los siguientes:
- Combustible: es el coste anual del combustible de los vehículos y equipos auxiliares
- Neumáticos: es el coste anual de la adquisición y reparación de los neumáticos
- Mantenimiento: es el coste anual de los mantenimientos planificados según el fabricante del vehículo y de los mantenimientos preventivos, y han de incluir la mano de hora, los repuestos y lubricantes
- Averías: es el coste anual de las averías y han de incluir la mano de hora, los repuestos y lubricantes
- Accidentes: es el coste anual de los accidentes de tráfico y han de incluir los costes de reparación del vehículo, así como las indemnizaciones a terceros que pague nuestra organización
Los costes eludibles de la flota de vehículos son aquellos en los que se puede incurrir o no en la utilización de los vehículos, y dependen de la operativa del servicio y de cómo la flota es gestionada, y son los siguientes:
- Multas de Tráfico: son el coste total de las multas de tráfico por diversos motivos que comenten los conductores de los vehículos
- Peajes: es el coste anual correspondiente al pago de peajes, se deberá utilizar las autovías del peaje si es necesario para cumplir el nivel de servicio o por ser más seguras
- Dietas del conductor: es el coste anual de los conductores de los vehículos por el desplazamiento fuera de su lugar de residencia por un periodo determinado de tiempo
- Incentivos: son los incentivos que se pagan a los conductores de los vehículos por diversos motivos como la reducción del consumo de combustible o el reporte de los accidentes de tráfico
El departamento de contabilidad tiene el valor de los costes de la flota forma genérica, pero lo más recomendable es que cada vehículo tenga asignados sus costes individualmente.
La organización tiene que establecer la frecuencia para realizar el control y seguimiento de los costes que dependerá de las características, presupuesto y objetivos de cada organización.
El control y seguimiento de los costes se recomienda realizarlo por cada vehículo, por tipos de vehículos y un genérico de toda la flota. A continuación se muestra un ejemplo práctico de como realizar este control y seguimiento para un vehículo. La tabla 1 muestra todos los costes directos de un vehículo en un año según el gráfico 2.
Tabla 1: costes directos de un vehículo de la flota
Gráfico 3: distribución de los costes directos de un vehículo de la flota
Considerando los siguientes datos de operación de la tabla 2.
Tabla 2: características de operación de un vehículo de la flota
Tabla 3: costes directos por tiempo y kilómetro de un vehículo de la flota
Si consideramos los siguientes costes indirectos que varían en función del número de vehículos, obtenemos el coste por kilómetro, según la siguiente tabla 4.
Tabla 4: costes indirectos por kilómetro de un vehículo de la flota
Considerando los costes directos e indirectos, obtenemos el coste por kilómetro del vehículo, según la tabla 5.
Tabla 5: costes totales (directos e indirectos) de un vehículo de la flota
Con los datos obtenidos se pueden calcular multitud de indicadores económicos-financieros de la flota que dependerán de las características de cada organización.
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